Arkivassistenter bruger et system, sædvanligvis numerisk eller alfabetisk, til at vedligeholde papir- eller elektroniske registre, herunder korrespondance, kvitteringer, kontrakter og fakturaer for at sikre, at oplysningerne er nemme at finde, når de er havde brug for. De organiserer og arkiverer dokumenter, henter data og uploader elektroniske filer.
Ifølge U.S. Bureau of Labor Statistics 2018-opdatering, ca 110.020 sagsbehandlere var ansat i USA. De arbejder i sundhedsvæsenet, sociale tjenester, den akademiske verden og forskellige typer professionelle kontorer såsom advokatfirmaer. Enhver organisation, der genererer en stor mængde papirarbejde eller elektroniske dokumenter, ansætter arkivassistenter.
Filhåndterings opgaver og ansvar
Virksomheder, store som små, har udpegede servere, skabe, skuffer, lokaler og lagre, hvor sagsakter, dokumenter og andre typer information opbevares. Filfunktionærer er ansvarlige for vedligeholdelsen af disse pladser. Dette job kræver generelt evnen til at udføre følgende arbejde:
- Udvikle organiserede arkivsystemer.
- Opret, bearbejd og vedligehold filregistreringer.
- Arkivere og hente dokumenter for andet personale.
- Forbered optegnelser til ekstern opbevaring.
- Vedligehold filrumslogfiler for at spore placeringen af filer.
- Bortskaf filer i henhold til fastlagte dokumentopbevaringsplaner.
Ud over at administrere en organisations optegnelser kan arkivassistenter blive bedt om at hjælpe på en række andre områder, herunder at hilse på besøgende; besvare telefoner og dirigere opkald; skrive notater, e-mails og andre typer dokumenter; transskribering af optagelser; design af formularer; drift kontorudstyr; og håndtering af fortroligt materiale.
Arkivekspedients løn
En arkivassistents løn varierer baseret på erfaring, placering og evnen til at multitaske i andre roller:
- Median årsløn: $31.700 ($15,24/time)
- Top 10% årsløn: Mere end $50.230 ($24,15/time)
- Bund 10% årsløn: Mindre end $21.390 ($10,28/time)
Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018.
Uddannelse, træning og certificering
Uddannelsesstandarder er grundlæggende for dette erhverv, og det meste træning foregår på jobbet.
- Uddannelse: En gymnasieeksamen eller tilsvarende er typisk nødvendig, selvom nogle mennesker, der arbejder som arkivassistenter, har bachelor- og avancerede grader. Om 11% har efteruddannelsesbeviser.
- Uddannelse: Noget erhvervserfaring inden for et lignende område er nyttigt. On-the-job træning involverer ofte at arbejde under en mere erfaren ekspedient i et par uger til et par måneder.
Filhåndteringsfærdigheder og -kompetencer
At arbejde som arkivassistent kræver stærke organisations- og kommunikationsevner samt omhyggelig opmærksomhed på detaljer. Arkivfunktionærer kan også blive pålagt at udføre lejlighedsvis tunge løft af arkivkasser og lignende. Andre vitale færdigheder og evner omfatter:
- Computer og software færdigheder: Du skal føle dig godt tilpas ved at bruge internettet og tekstbehandling, regneark og e-mail-apps. Du skal muligvis også være fortrolig med dokumenthåndteringssoftware, såsom eFileCabinet, eller fillagring i skyen.
- Læseforståelse: En stor del af denne stilling involverer at udlede et dokuments karakter fra dets indhold og placere det på et logisk sted, hvor andre forventer at finde det.
- Lyttefærdigheder: At lytte er vigtigt for at forstå kollegers behov og implementere deres anmodninger og forslag.
- Kritisk tænkende færdigheder: Logik og beslutningsdygtighed er nøglen til hurtigt at sortere forskellige dokumenter og bestemme, hvad der skal gøres med dem.
Job Outlook
Filhåndteringsansættelsen forventes at falde med ca 10% mellem 2016 og 2026, da organisationer kombinerer administrative funktioner, såsom modtagelse og arkivering, og kapaciteten og brugervenligheden af teknologisk datalagring fortsætter med at vokse.
Arbejdsmiljø
Arkivassistenter er ansat i et kontormiljø, hvor de bruger meget af deres tid på at hente og levere filer til andre medarbejdere eller siddende foran en computer. Arkivassistenter, der arbejder på et større kontor, har mulighed for at møde og interagere med virksomhedens personale på mange niveauer.
Arbejdsskema
Arkivassistenter arbejder som udgangspunkt i normal kontortid. Når et kontor er åbent for kunder, og andre medarbejdere er på jobbet, forventes der også at være en arkivassistent. Fordi mængden af producerede dokumenter kan være betydelig, afhængigt af størrelsen og arten af organisationen, skal en arkivassistent muligvis arbejde fuld tid for at følge med strømmen. Men det betyder ikke, at jobdelingsmuligheder eller deltidsstillinger ikke er tilgængelige. Overarbejde er generelt ikke påkrævet.
Sådan får du jobbet
OPDATERE DIT CV
Før du sender et CV til potentielle arbejdsgivere, gennemgå og opdatere det for at sikre, at det er aktuelt og fri for stavefejl og unøjagtigheder. Hvis du ikke har et CV eller nogen joberfaring at nævne, så brug eksperttips og et solidt eksempel til at skabe et vindende første CV.
FORBERED TIL INTERVIEWET
Før interviewet skal du undersøge virksomheden og spørge en ven om at hjælpe dig med at øve dig i at besvare nogle af de mest almindelige interviewspørgsmål. Jo mere du øver dig, jo mere komfortabel vil du føle dig, når du sidder over for ansættelseschefen.
Sammenligning af lignende job
Folk, der er interesserede i at arbejde i et kontorscenarie, overvejer også andre typer kontorjob. Nogle af disse job kan kræve yderligere uddannelse og træning. Her er en liste over lignende job sammen med deres gennemsnitlige årlige lønninger:
- Administrativ assistent: $38,880
- Bogholder: $40,240
- Medicinsk transkriptionist: $34,770
Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook, 2018.
