Executive assistenter ligner administrative assistenter eller sekretærer ved, at de alle støtter en andens arbejde – sædvanligvis en direktør – ved at varetage eller føre tilsyn med kontoropgaver. Forskellen er, at en direktionsassistent specifikt er en ledende kontormedarbejder, der er tilknyttet en topchef. Dette indebærer at overvåge og træne andre kontorpersonale samt tackle opgaver, der kan have en dramatisk effekt på en virksomheds succes.
Executive Assistant Opgaver og ansvar
Dette job kræver generelt evnen til at udføre følgende arbejde:
- Gennemgå dokumenter
- Regnskab/bogholderi
- Kalenderstyring
- Foretage research
- Kundeforhold
- Design og vedligehold et arkivsystem
- Håndtere anmodninger om oplysninger
- Organisere møder
- Holde regnskab
- Arranger rejseplaner
- Skrivning
- Event planlægning
- Udarbejde statistiske rapporter
- Behandling af udgiftsrapporter
- Tag mødereferater
Eksekutivassistentopgaver omfatter de samme opgaver, som udføres af administrative assistenter: foretage og modtage telefonopkald; afsendelse af notater, e-mails og breve på vegne af direktionen; modtagelse af besøgende; håndtering af planlægning; og mere.
Executive Assistants fungerer som gatekeepere, der træffer beslutninger om, hvem der får adgang til direktøren, og hvilke oplysninger direktøren modtager.
De udfører ofte research og udarbejder rapporter, der påvirker virksomhedens politik. Disse ansvarsområder betyder, at direktionsassistenter skal have en grundig forståelse af deres arbejdsgivers arbejde. Som et resultat kan disse arbejdere også fungere som bindeled mellem den udøvende magt og resten af præstepersonalet.
Executive Assistant Løn
Executive assistenter tjente en gennemsnitlig årsløn på $63.110 i 2020, hvilket placerer dem lige uden for de øverste 10% af lønmodtagere blandt alle sekretærer og administrative assistenter:
- Median årsløn: $63.110 ($30,34/time)
- Top 10 % årsløn: $94.830 ($45,59/time)
- Bund 10% årsløn: $39.350 ($18,92/time)
Uddannelse, træning og certificering
Der er få uddannelseskrav for at komme i gang som sekretær, men at opnå en stilling som direktionsassistent kommer normalt først efter flere års erfaring.
- Uddannelse: Et gymnasieeksamen er nok til de fleste job på entry-level, men dem med associerede eller bachelorgrader inden for forretningsrelaterede områder vil være mere omsættelige.
- Certificering: Ingen behøver at være certificeret for at være en executive assistant, men der er certificeringer tilgængelige via onlinekurser for de fleste softwareprogrammer, der kræver færdigheder. Sådanne certificeringer kan gøre en jobkandidat mere attraktiv.
- Uddannelse: Erfaring og tillid opnås ved at udføre jobbet, er direktionsassistenter generelt har bevist sig selv over en længere periode.
Executive Assistant færdigheder og kompetencer
Indtastning, arkivering og andet gejstlige færdigheder er vigtige, men de bedste executive assistenter har ofte stærke personligheder, der udstilles gennem flere gavnlige bløde færdigheder:
- Kommunikationsegenskaber: Executive assistenter fungerer ofte som gatekeeper, der bestemmer hvilke beskeder og hvilke besøgende eller opkaldere skal gå direkte til deres arbejdsgiver, og som skal omdirigeres eller håndteres i en anden vej. Dette indebærer evnen til hurtigt at indsamle information fra dem, der kræver tid af deres chef.
- Tidsadministration: Enhver, der administrerer en andens tid, som direktionsassistenter ofte gør for deres chefer, skal også være gode til at styre deres egen tid.
- Troværdighed: Direktionsassistenter har ofte adgang til følsomme oplysninger, og de ledere, de arbejder for, skal have fuld tillid til dem, for at de kan være så effektive som muligt i deres job.
- Multitasking: Executive assistenter håndterer regelmæssigt mere end én opgave ad gangen, mens de holder styr på deres chefers tidsplaner og holder dem på sporet.
Job Outlook
Jobmuligheder for administrerende sekretærer og administrative assistenter forventes at falde med omkring 20% i det årti, der slutter i 2029, ifølge U.S. Bureau of Labor Statistics. Dette er langt værre end den forventede vækst på 4 % for alle erhverv og væsentligt værre end den forventede nedgang på 9 % for alle sekretærer og assistenter.
Faldet tilskrives stigningen i antallet af ledere i en organisation, der deler én assistent. Dette er mere muligt, fordi mobil og anden elektronisk kommunikation har gjort det, så ledere er mere tilbøjelige til at håndtere deres egen korrespondance og planlægning.
Arbejdsmiljø
Executive assistenter arbejder typisk i et kontormiljø og interagerer med besøgende, opkaldere og andre ledere ud over deres egne chefer. Arbejdet kan være tempofyldt og krævende, og gatekeeper-rollen kræver nogle gange, at direktionsassistenter siger nej til folk, der ikke vil tage nej som svar.
Arbejdsskema
Timerne følger ofte de typiske timer for en typisk arbejdsuge. Men ledere, der arbejder sent, forventer nogle gange, at deres direktionsassistenter også er tilgængelige efter arbejdstid.
Sådan får du jobbet
ANSØGE Ansøg direkte hos firmaer eller anmeld åbninger på websteder som Indeed, Monster og Glassdoor.
FÅ REFERENCER Vær forberedt med folk, der kan attestere din troværdighed og pålidelighed – vigtige egenskaber for en assistent.
Sammenligning af lignende job
Folk, der er interesserede i at arbejde som executive assistent, kan også overveje en af følgende karriereveje, opført med median årlige lønninger:
- Administrativ assistent: $40,990
- Rettens reporter: $61,660
- Finansassistent: $41,520
