Mens begivenhedsplanlæggere normalt er velbevandrede i alle aspekter af begivenhedsplanlægning, har de nogle gange brug for hjælp, når det kommer til at skrive formelle breve, e-mails eller andet materiale til en kommende begivenhed. En af de vigtigste ting, som begivenhedsplanlæggere vil forsøge, er et velkomstbrev til gæster fra en incitamentsrejse.
Velkomstbrevet gør lige, hvad der står: Det byder gæster velkommen til arrangementet. Det behøver ikke på nogen måde at blive opfattet som kompliceret. Hvis velkomstbrevet er skrevet korrekt, skal det faktisk være enkelt og konkret. Ideelt set skrives et velkomstbrev på en organisations officielle brevpapir.
Detaljer om en incitamentsrejse
En incitamentsrejse er en planlagt begivenhed eller rejse, der bruges til at overtale folk til at nå specifikke forretningsmål. Ofte er incitamentsrejsen en belønning til en sælger eller en anden type professionel for at nå en bestemt milepæl. Normalt er de fastsatte mål relateret til salg og forretningsudvikling, men ledere og ledere har brugt disse typer incitamenter til et vilkårligt antal rentable forretningsmål.
Elementer af et velkomstbrev
Et velkomstbrev til en incitamentsrejse er ikke så forskellig fra andre formelle velkomstbreve, men efter læser det, bør en gæst vide, hvad han kan forvente, og hvem man skal kontakte for spørgsmål eller med eventuelle problemer, der opstå.
Et godt velkomstbrev vil indeholde den dato, det er skrevet, og en passende hilsen (hvor formelt det er, afhænger af forholdet mellem virksomheden eller brevskriveren og modtageren).
Brevets første afsnit skal formidle velkomsten, andet afsnit skal indeholde information om dagsordenen og alle vigtige detaljer om placering eller krav, som gæsten skal kende (for eksempel skal de have deres pas?).
Til sidst skal det afsluttende afsnit formidle påskønnelse (fra enten brevskriveren eller virksomheden) til gæsten/modtageren. Igen, om det er formelt eller afslappet afgøres af omstændighederne. Dette afsnit efterfølges af en signaturlinje fra begivenhedens vært, inklusive en titel.
Normalt, hvis du vælger at personliggøre brevet, er det nyttigt at indsætte begivenhedens program i brevet. Dette er valgfrit. Hvis du gør det, skal du sørge for, at disse oplysninger er indsat og angivet efter andet afsnit og refereret som sådan.
Eksempel på velkomstbrev
[INDSÆT DATO]
Kære [NAVN eller BEGIVENHEDSTITEL-deltager]
Vi er glade for, at du kan slutte dig til os og håber, at dit ophold på [RESORT] i [DESTINATION] er både foryngende og lærerigt.
Vi har en fuld dagsorden i løbet af de næste [NUMBER] dage, så brug venligst et par minutter på at læse oplysningerne i denne pakke igennem. Det inkluderer vores rejseplan og andre vigtige oplysninger.
Vi ser frem til at tilbringe denne tid sammen med dig i [KORT SÆTNING TIL BESKRIVELSE AF DESTINATION].
Hvis vi kan gøre noget for at gøre dit ophold mere behageligt, så lad os det vide. Tak, fordi du deltog i [EVENT TITLE].
Med venlig hilsen
[OFFICIEL VÆRTNAVN]
[TITEL]
[ORGANISATION]
En af de mest almindelige fejl med incitamentsarrangementer er manglende opfølgning med deltagerne bagefter. At holde en effektiv incitamentsbegivenhed kan være en solid taktik til at booste medarbejdernes moral og præstationer, ikke kun belønne tidligere godt arbejde. Så det er vigtigt at bede om feedback for at sikre, at fremtidige ture lykkes.
