De fleste forhandlere er i henhold til skatte- eller regnskabsregler forpligtet til at give en nøjagtig tilgængelig værdi af varerne i deres butikker ved fysisk at tælle alt varelager. Selvom detailbutikken muligvis bruger et evigt lagersystem eller anden software til at holde styr på alle varer, kan det stadig være nødvendigt at tælle hele lageret fysisk.
Sådan udfører du en fysisk opgørelse med så lidt forstyrrelse og så meget nøjagtighed som muligt. Disse tips vil gøre processen mere enkel og præcis for iværksættere og deres medarbejdere.
Sådan tæller du inventar
Fyld hylderne op med varer fra lageret. Prøv at rydde så meget beholdning fra baglokalet som muligt. Vær sikker på, at der ikke er varer under kontanter, på kontoret eller et andet sted. Du vil ikke have nogen overraskelse og uforudsete varer, der dukker op senere.
For at udføre den fysiske lageroptælling så hurtigt som muligt skal du planlægge et tidspunkt, hvor salget er langsomt, og lagerniveauet er nede. På en relateret bemærkning skal du gennemføre en fuldstændig zoneinddeling (genopretning) eller opretning af butikken før den fysiske beholdning, så alle produkter er pæne og velordnede til nem optælling. Regnskab for merchandise, når lagerbeholdningen er lav, og butikken er velordnet, er din bedste chance for at få en jævn lageroptælling.
Hvis en lagertjeneste er blevet hyret til at udføre den fysiske opgørelse, skal du følge den vejledning, de giver, og forberede butikken i henhold til deres instruktioner. På den anden side, hvis den fysiske opgørelse udføres af butiksansatte, skal du mødes med personalet for at forklare lageroptællingsprocessen.
Butikschefen bør stikprøve flere af tællearkene for at verificere nøjagtigheden i medarbejdernes optælling. Tildel hver medarbejder en placering og giv forudnummererede lageroptællingsark med detaljerede oplysninger om opgørelsen med varenavn, pris og lagerniveau. Sørg for, at inventarteamet omfatter flere personer, og at de har blyanter med viskelædere for nemt at rette fejl.
Hvis du har nogen grund til at tvivle på dit personales evne til med succes at lave en fysisk opgørelse, vil du måske følge din mavefornemmelse og gå med en lagerservice i stedet. Hellere safe than sorry, når det kommer til sådan en kedelig proces.
Når der opstår uoverensstemmelser
De personer, der udfører opgørelsen, bør tælle hver vare på deres ark og kun registrere de nøjagtige mængder. Når den fysiske beholdningsoptælling er afsluttet, skal du sammenligne den fysiske optælling med den evige beholdningspost.
Uoverensstemmelser bør undersøges nærmere og løses. En gentælling kan være påkrævet af et andet optællingshold for enhver større uoverensstemmelse. Hvis du besluttede at bruge dit eget personale i stedet for en inventartjeneste, kan en uoverensstemmelse i optællingen være et rødt flag, at nogen tabte bolden. En gentælling, der ikke resulterer i nogen uoverensstemmelser, er en mulighed, du skal sørge for, at fejlen bliver rettet.
Når beholdningsprocessen afsluttes
Ved afslutningen af beholdningsprocessen skal du justere den evige beholdningspost for hver linjepost for at afspejle mængden og værdien af den fysiske beholdning. Tags, der viser afsluttede zoner, bør hjælpe med dette formål.
