Hvorfor frivillige jobbeskrivelser er så vigtige
Ingen virksomhed eller nonprofit ville begynde at ansætte folk, før de fandt ud af, hvad de skulle have dem til at gøre. De skriver jobbeskrivelser meget detaljeret, fordi de er planerne for rekruttering, ledelse og fastholdelse af medarbejdere.
Det samme princip gælder for frivillige.
Et utroligt nyttigt værktøj, den frivillige jobbeskrivelse hjælper din frivillige rekrutteringsindsatser, ledelsen af den frivillige og fastholdelse af ham eller hende. At sætte forventninger med en jobbeskrivelse bør være job nummer et for enhver frivillig leder.
Du kan undvære dette krav og tænker, at du måske skal skrive mange jobbeskrivelser. I virkeligheden behøver du ikke jobbeskrivelser for nogle af dine frivillige, især dem, der udfører en engangsopgave af begrænset kompleksitet. For eksempel frivillige, du søger til at tilmelde deltagere på din årligt velgørenhedsløb sandsynligvis ikke brug for andet end mundtlig instruktion på dagen for arrangementet. De frivillige har heller ikke brug for meget mere til din årlige oprydningsdag for at samle skrald eller trække ukrudt.
Men din velgørenhedsorganisation har sandsynligvis også flere komplekse langsigtede frivillige job, hvor specialiseret uddannelse kan være nødvendig. I disse tilfælde giver det mening at håndtere disse positioner, som du ville have en betalt position. Det inkluderer en detaljeret jobbeskrivelse, som du kan bruge til at rekruttere disse frivillige. Jobbeskrivelsen kan også være nyttig, når du evaluerer frivillige, og hjælper jer begge med at huske, hvad jobbet går ud på.
Hver jobbeskrivelse skal forklare opgaven, plus de færdigheder, evner og interesser, der er nødvendige for at udføre den frivillige opgave med succes.
Klarhed er, hvad enhver frivillig foretrækker. Før du overhovedet begynder at rekruttere frivillige, skal du lave en liste over de job, du ønsker, at de skal udføre, og derefter beskrive disse stillinger så tydeligt som muligt.
En frivillig jobbeskrivelse er ikke meget forskellig fra en, du forbereder til en betalt medarbejder. Klare forventninger kan hjælpe med at undgå en mange problemer, herunder juridiske.
Hvad skal medtages i en frivillig jobbeskrivelse
Der er mange måder at skrive stillingsbeskrivelsen på, men her er nogle områder, den bør dække:
-
Jobtitel
En beskrivende titel giver den frivillige en følelse af identitet og hjælper funktionærer og andre frivillige med at forstå denne særlige rolle. Styr væk fra beskrivelser, der har med løn at gøre. Hvorfor kalder receptionisten for eksempel en "frivillig" receptionist? Du siger ikke "betalt" receptionist for en medarbejder. -
Arbejdssted
Hvor skal den enkelte arbejde? Kan arbejdet udføres derhjemme eller et bestemt sted? Er der offentlig transport i nærheden af din arbejdsplads, så du kan rekruttere folk, der måske ikke har personlig transport? -
Formål med stillingen
Hvordan vil den frivilliges arbejde påvirke et projekts resultat, kunder eller mission? Angiv den forventede effekt for både direkte service og administrative opgaver, så frivillige forstår, hvor vigtige de er for organisationen. -
Ansvar og pligter
Forklar frivilligstillingens specifikke pligter og forpligtelser. Sig tydeligt, hvad der forventes. -
Kvalifikationer
Det betaler sig at være meget klar og konkret, når du oplister kvalifikationer til enhver frivillig stilling. Inkluder uddannelse, personlige egenskaber, færdigheder, evner og erfaring påkrævet. -
Forpligtelse forventes
Hvor meget tid forventer du af den frivillige? Inkluder tjenestens varighed, timer om ugen og timer om dagen. Medtag eventuelle særlige krav såsom weekendarbejde. -
Uddannelse
Liste hvad træning den frivillige vil modtage. Medtag generel træning, som alle stillinger kræver plus eventuel stillingsspecifik træning til denne opgave.
Inkluder datoen for beskrivelsen eller den dato, hvor den blev opdateret. Angiv den frivillige vejleders navn og hans/hendes kontaktoplysninger. Inkluder oplysninger om, hvordan du får mere information, og hvem du skal ringe til, hvis du er interesseret.
Eksempel på en frivillig jobbeskrivelse
Jobtitel: Dagstol
Formål: Dagstolen fungerer som receptionist for Charles County Agency on Aging og støtter agenturets mission om at støtte den ældre befolkning i Charles County. Dagstolen repræsenterer bureauet over for medlemmer af offentligheden, der besøger dets kontorer mandag, onsdag og fredag fra kl. 9.00 til kl.
Beliggenhed: Dagstolen arbejder i det offentlige receptionsområde på agenturets hovedkontor på 567 N. Oak St i Tulsa, OK.
Nøgleansvar:
- Dagstolen tager telefonen og dirigerer opkald.
- Hilser gæster og leder dem til andre kontorer eller lokationer.
- Besvarer spørgsmål om bureauet og udleverer formularer, når det er nødvendigt.
- Udskriver en liste over aktiviteter, der finder sted den dag på agenturets kontorer og satellitsteder.
- Foretager påmindelsestelefonopkald til andre frivillige, der har tildelt projekter for den følgende dag.
- Åbner posten og distribuerer den.
- Indsætter donationer modtaget pr. post i databasen.
- Korrekturlæser brochurekopi, når tiden tillader det.
- Hjælper ved udarbejdelse af masseforsendelser.
- Forbereder korrespondance efter behov.
- Andre opgaver som tildelt.
Rapporterer til assisterende direktør for Charles County Agency on Aging.
Udnævnelsens varighed: Dagstolen tjener en dag om ugen i tre måneder. Efter tre måneder kan dagformanden genudnævnes for yderligere tre måneder efter vejlederens skøn. Efter seks måneder kan den person, der fungerer som dagformand, skifte til en anden stilling i styrelsen.
Tidsforpligtelse: En dag om ugen (M, W eller F) i seks timer (9-12 og 1-4 pm) i mindst tre måneder.
Kvalifikationer: Grundlæggende viden om computer og dataindtastning. Behagelig måde, tålmodighed, problemløsningsevne, pålidelighed.
Support: Der vil blive givet uddannelse til denne stilling. Den assisterende direktør vil også være tilgængelig for spørgsmål og assistance.
Alderskrav: Ingen.
Dress code: Forretningsmæssigt afslappet.
Andre kategorier, du måske ønsker at inkludere i en beskrivelse af en frivillig stilling er:
- Certificeringer/licenser påkrævet, såsom CPR-certificering eller et kommercielt kørekort.
- Udviklingsmuligheder, såsom uddannelse og forfremmelse til andre stillinger.
- Sikkerhedstjek påkrævet, såsom kontrol af kriminalitet eller fingeraftryk.
- Fordele, såsom et servicecertifikat, gratis parkering eller eftergivelse af undervisning.
Frivillige jobbeskrivelser er ikke kun til gavn for den frivillige, men også for at sikre, at der ikke er juridiske problemer. Frivillige elsker klare forventninger, træning og konsistens fra deres frivillige ledere.
At skrive gode jobbeskrivelser er blot en del af at gøre din nonprofit klar til at modtage og arbejde med frivillige.
