Enhver organisation og virksomhed (fra advokatfirmaer til produktionsvirksomheder) har brug for en politik, der henvender sig til besøgende på arbejdspladsen. Disse arbejdspladspolitikker beskytter besøgende, medarbejdere og virksomheden som helhed. Besøgende kan skade sig selv, skade andre eller forårsage skade på ejendom.
Der er også risiko for tyveri (intellektuel eller fysisk), sabotage og endda terrorisme. Selvom enhver organisation kræver noget andet (et Fortune 50 HQ-kontor oplever meget flere besøgende end en lille elektronikfabrik), dækker eksemplet nedenfor hovedpunkterne.
Besøgsadgangspolitikker er udviklet af HR-afdelingen, og de fleste HR-professionelle har enten en politik eller ved, hvordan man skriver en. Hvis ikke, kan de få en fra en professionel organisation som SHRM (Society of Human Resource Management).
En case-prøve
Zipline International (en fiktiv virksomhed) har succes, fordi de ansætter talentfulde fagfolk og fremstiller førende produkter i deres branche. Fordi uautoriserede besøgende kan stjæle intellektuel ejendom, komme til skade i farlige produktionsområder eller forårsage skade på medarbejdere, implementerede Zipline en streng adgangspolitik for besøgende. Politikken går langt for at beskytte forretningshemmeligheder og beskytte besøgende og ansatte.
Check ind og check ud
Alle besøgende skal være registreret i besøgsstyringssoftwaresystemet, som betjenes af receptionisten foran indgangen. Systemet registrerer hver besøgendes navn og virksomhedstilknytning, samt formålet med og varigheden af deres besøg.
Besøgsmærke
Ved check-in får hver besøgende taget deres billede og får et billed-id-badge. Sammen med deres billede viser badget den besøgendes navn og varigheden af deres besøg. Besøgsskiltet skal bæres til enhver tid.
Besøgende skal til enhver tid ledsages af en sponsorerende medarbejder
Alle besøgende skal være ledsaget af den eller de medarbejdere, de besøger, under opholdets varighed. Dette krav gælder ikke for besøgende fra Ziplines afdelingskontorer. Der kan træffes særlige ordninger for at imødekomme entreprenører, der er ansat til langsigtede opgaver, men disse ordninger skal godkendes med sikkerhedsdirektøren.
Fotografier
Der må ikke tages billeder uden forudgående godkendelse fra den juridiske afdeling eller sikkerhedsdirektøren. Derudover kan fotografering, der er tilladt, ikke offentliggøres uden forudgående godkendelse fra marketingdirektøren.
Ikke-oplysning
Alle besøgende skal underskrive en NDA (hemmeligholdelsesaftale) ved check-in.
Gæstenetværksadgang
Besøgende, der kræver internetadgang, får et gæstebrugernavn og adgangskode til Ziplines trådløse netværk. En gæst må på intet tidspunkt få adgang til virksomhedens intranetprogram med sin bærbare computer eller en anden mobilenhed.
Floor Marshalls rolle
Enhver medarbejder, der bemærker en besøgende uden et badge, skal straks gøre opmærksom på det hos den udpegede gulvvagt for deres område. Ordføreren har førstelinjeansvaret for at håndhæve besøgsstyringspolitikken. I tilfælde af en nødevakuering udskriver receptionisten en liste over alle besøgende og afleverer listen til etagemarshallen i evakueringsområdet. Etagemarskaler er ansvarlige for at aflægge regnskab for alle besøgende under en evakuering.
Ansvarsfraskrivelse:Dette er en prøvepolitik og udgør ikke juridisk rådgivning. Det er kun meningen, at det skal være et udgangspunkt for at skabe en politik, der er skræddersyet til din virksomheds specifikke behov. Zipline International er et fiktivt firma (så vidt jeg ved), og navnet blev kun brugt som eksempel ved udskrivning af denne politik.
