Telefon tidsadministration er vigtigt, fordi telefonen stadig er det primære kommunikationsværktøj for de fleste små virksomheder. Men meget af den tid, som virksomheder bruger ved at bruge telefonen er spild af tid. I stedet for at kommunikere med de mennesker, vi gerne vil kommunikere med, når vi foretager udgående opkald, sparer vi tid på at tale med andre mennesker eller maskiner og spiller endeløse runder med telefontag.
Men hvad nu hvis vi bare kunne ringe og snakke med de mennesker, vi gerne ville tale med, sige, hvad vi ville sige og komme videre? Forestil dig hvor meget mere produktiv vi kunne være, og hvor meget tid vi ville have til at gøre andre ting.
Nå, det kan vi – og det kræver blot en lille smule forberedelse på forhånd.
Hold dine kontaktoplysninger opdateret
Uanset om de er leverandører, regelmæssige klienter, eller entreprenører, mange af os ringer til de samme mennesker gentagne gange. Hold dine kontaktoplysninger opdateret med tidsbesparende detaljer, så du ikke spilder tid på at prøve at nå ud til personer, der ikke er tilgængelige.
For eksempel, hvis du ved, at en bestemt person, du ønsker at nå, spiser frokost fra kl. 13.00 til 14.00. hver dag, hvorfor spilde min tid på at prøve at ringe til hende i denne tid?
Programnumre, du ringer til ofte
Programmer numrene til dem, du ringer til regelmæssigt, i din telefon for at spare tid på at slå dem op.
Planlæg dine udgående opkald
Inden du ringer, skal du notere hovedmålet med opkaldet og de nøglepunkter, du vil dække. Dette vil hjælpe dig med at holde fast i det punkt, når du taler i telefonen og sikre, at du dækker alt, hvad du har ønsker at dække, sparer tid under opkaldet og undgår at skulle ringe igen, fordi du har glemt det noget.
Hold kontaktens oplysninger foran dig
Hvis du ringer til en person, der er indtastet i din kontaktdatabase, skal du have alle oplysninger om den person, du ringer til, foran dig, når du ringer. Uanset om du bruger en stationær computer, en mobil enhed eller en Rolodex, er dette en fantastisk hukommelseshjælp under opkaldet. Plus, hvis du ikke skal slå noget op som f.eks. navnet på kundens mand, har du mulighed for at lave noter under opkaldet, hvilket sparer endnu mere tid.
Brug en højttalertelefon eller et headset
Selvfølgelig, hvis du vil tage noter under et opkald (eller gøre noget andet, mens du taler i telefon), er en god højttalertelefon eller headset afgørende. At frigøre dine hænder kan frigøre en masse tid.
Efterlad en detaljeret besked
Hvis du får fat i en andens telefonsvarer eller telefonsvarer, skal du efterlade en komplet besked, der giver dit telefonnummer to gange og angiver årsagen til, at du ringer. For eksempel, "Dette er Susan Ward på (telefonnummer). Jeg ringer for at drøfte vurderingen af dit projekt. Du kan nå mig på (telefonnummer) i eftermiddag."
At angive dit nummer to gange giver modtageren af beskeden en meget bedre chance for at få det rigtigt og få det skrevet ned uden at afspille beskeden.
Giv ikke efter for telefontvang
Når du forsøger at nå nogen, og du ikke har gjort det, er det fristende at ringe tilbage - måske hver halve time! Men hvis du har sendt en ordentlig besked, er der ingen grund til at spilde din tid på at efterlade gentagne beskeder (og fylde personens telefonsvarer eller telefonsvarer). Giv den person, du ringer til, en rimelig tid til at ringe tilbage, f.eks. indtil næste hverdag.
Bloker tid til telefonopkald
Planlæg dine telefonopkald og foretag dem alle sammen i en enkelt blok af tid, hvis det er muligt. De fleste af os er ikke så gode til at multitasking og mister en hel del produktivitet, når vi bladrer frem og tilbage fra en opgave til en anden. Så hvis du har et dusin opkald at foretage på en bestemt dag, er det mere effektivt at foretage dem alle på en time end at foretage et eller to, og derefter foretage yderligere tre opkald en time senere, og yderligere to 45 minutter efter at.
Book dine udgående telefonopkald, hvis det er muligt
Hvis det ikke bliver et hurtigt opkald, når du først ringer til nogen, så introducer dig selv, fortæl hende hvorfor du er det ringer, og så spørg hende, om det er et passende tidspunkt at tale, eller om hun foretrækker at bestille en tid til at diskutere det. Aftal så, at du ringer til hende på det tidspunkt. Dette kan ikke kun spare dig tid på stedet, men spare tid, når du ringer tilbage til personen, fordi I begge vil være parate til at diskutere det spørgsmål, du oprindeligt ringede om.
Foretag dine udgående telefonopkald i "prime time"
Forskning har vist, at flere mennesker er på deres kontorer tidligt om morgenen og kan nås mellem kl. 8.00 og 11.00.
