Event planlæggere forstå den afgørende rolle, som god skiltning spiller for at få deltagere til og fra den brede vifte af konferencetilbud. Når det er sagt, er det sjældent så simpelt at planlægge en effektiv strategi for begivenhedsskilte som at skabe en håndfuld skærme med retningsbestemte skumplader. Når du har hundredvis af mennesker, der samles i et ukendt område, bør du antage, at der vil være undtagelser til selv de bedste trafikkanaler. Lad os diskutere 5 af de vigtigste overvejelser, der skal vurderes, før vi beslutter os for din event budget til trykudgifter.
Tilpas dit værelses navne med ejendommen
I denne moderne æra med anerkendelse af sponsorater, vil du ofte se et breakout-rum opkaldt efter en deltagende sponsor. Det giver mening, da det er en fantastisk måde at fremhæve bidragydere til konferencen. En ting, du ikke vil gøre, er at tilsidesætte dit spillesteds værelsesnavne.
For eksempel, hvis stedet har defineret dit generelle mødelokale som festlokale 4, skal du inkludere disse oplysninger på din skiltning og dine programmer. At følge denne protokol vil hjælpe alle, fra ledere til pedeller, med at dirigere tabte deltagere til den korrekte placering. Ellers kan en fortabt sjæl, der leder efter det kreativt navngivne "Gold Room", blive videregivet til flere mennesker, før de får den rigtige information.
Brug velcro for at tilføje fleksibilitet til din skiltning
Det er et simpelt trick, der vil spare dig for en masse besvær på begivenhedsdagen. Lav et par generelle retningsskilte med velcro-pile, som du kan ændre efter behov. Nogle trafikmønstre er umulige at forudsige, og at have fleksibiliteten til at sætte retningsskilte op i en knivspids kan redde dig fra en katastrofe.
På samme måde kan du også udnytte Velcros funktionalitet til at genbruge skiltning til fremtidige begivenheder. For eksempel er parkerings- og toiletskilte den slags ting, du kan bruge til stort set alle begivenheder.
Sørg for, at dine skilte skiller sig ud fra resten
Et almindeligt klagepunkt for eventplanlæggere er manglen på udbredt eventskiltning fra hoteller og konferencecentre. Den nemmeste måde at komme forbi dette på er at tage ansvar for alle skiltningsbehov. Det giver mening at tage en opgørelse over de interne muligheder, der er tilgængelige, men glem ikke, at du måske skal dele nogle af disse ressourcer med andre begivenheder på begivenhedsstedet. Mærkeskilte, der adskiller sig fra den subtile spillestedsskiltning, er meget mere kendelige for dine gæster. Folk har en tendens til at gå lige forbi husskilte, så sørg for, at dit brand eller logo vises tydeligt for at tiltrække opmærksomhed.
Få dine gæster til hoveddøren først
Vent ikke på, at deltagerne kommer ind i ejendommen, før du begynder at dirigere dem. Indgangs- og parkeringsskilte er afgørende for at sikre, at deltagerne parkerer og kommer ind i bygningen på det rigtige sted. Stol på mig; du ønsker ikke at være den person, der hilser på en registrant, der lige har gået en halv mil, fordi de parkerede på den forkerte side af bygningen! En god skiltningsstrategi begynder på det første sted, en gæst lander på ejendommens grund.
Undervurder aldrig kraften i menneskelig interaktion
Uanset hvor iøjnefaldende dine skilte kan virke for dig, kan de aldrig erstatte værdien af et venligt ansigt. Hilsere, betjente og parkeringsvagter vil altid være det bedste forsvar mod tabte og irriterede deltagere. De fleste konferencecentre tilbyder disse tjenester til en timepris, eller du kan rekruttere frivillige fra din organisation. Et strategisk placeret registreringsbord vil afhjælpe noget af behovet for bemanding, men sørg for du går gennem spillestedets ejendom og identificerer steder, hvor dine gæster potentielt kan komme faret vild.
Den bedste tilgang til at udvikle en god strategi for eventskiltning er at smide alle dine antagelser ud af vinduet. Hver hotel og konferencecenter har et vist niveau af lagerskiltning på plads, men du bør ikke stole på det som den primære kilde til retninger til din konference. I en verden, hvor reklame presses på os fra alle vinkler, skal effektiv skiltning til begivenheder skille sig ud og fange dine deltageres opmærksomhed. Dette kan være så enkelt som at inkludere dit konferencelogo på alle skilte eller endnu mere sikre, en udpeget medarbejder til at smile og besvare spørgsmål, når gæsterne ankommer.
