Registrering er det første kontaktpunkt med dine gæster, og en smidig indtjekningsproces holder spændingsniveauet højt og sætter tonen for et godt arrangement. På bagsiden kan en uorganiseret og tidskrævende oplevelse få publikum til at brokke sig hele vejen op, indtil dit arrangement starter. Med så meget ridning på registreringsbordet, vil du helt sikkert have det rigtigt første gang. Følg denne tjekliste over væsentlige ting for at sikre, at du kommer godt fra start.
Større er bedre
Simpel matematik fortæller os, at store menneskemængder vil kræve mere arbejdskraft, hvis du vil undgå lange køer. Jeg anbefaler en ledsager for hver hundrede gæster og en flyder for hver to hundrede gæster. For så vidt der er behov for bordet, antag to betjente pr. otte fods bord og føj en ekstra tabel til denne beregning for forsyninger og arbejdsområde.
Forbliv forbundet
Du ønsker ikke at løbe gennem hallerne og søge efter en stikkontakt eller internetforbindelse, så sørg for at få disse linjer kørt til dit bord på forhånd. Du vil også gerne medbringe en bærbar computer, selvom du ikke planlægger at bruge den. Onlineadgang kan være praktisk, hvis du har brug for at tjekke e-mails eller hjælpe tabte gæster med at finde vej til og fra spillestedet. Sidst men ikke mindst, tjek lyssituationen. Hvis gangen er svagt oplyst, vil du måske tilføje et par skrivebordslamper for at hjælpe med at læse dine lister.
Glem ikke kontorartikler
Hver planlægger bør have en grejkasse fyldt med kontorartikler som tape, saks og et udvalg af tuscher. Andre bemærkelsesværdige elementer til din pakkeliste inkluderer tomme navneskilte, bordnumre og reserverede skilte til brug efter behov. Ja, dit mødested vil have adgang til de fleste af disse ting, men den tid og frustration, du sparer ved at have dem ved siden af dig, er uvurderlig.
Fremskynde svar
En af de største forstyrrelser af din "registreringsrytme" vil være mængden af simple spørgsmål, der kommer fra både frivillige og deltagere. Du kan forhindre disse forespørgsler i at bremse registreringslinjen ved at oprette en hjælpetabel. Du vil blive overrasket over, hvor meget mere effektivt indtjekningsbordet kan køre, når du har en dedikeret person, der svarer på spørgsmål som "hvor er badeværelset?"
Hold åbent
Det er vigtigt at have mindst én person ved tilmeldingsbordet under hele arrangementet. Du vil ikke have et relativt lille problem til at snebolde ind i noget større, fordi ingen var tilgængelig til at hjælpe. Dette sker normalt, når gæster er tvunget til at søge andre steder, når dit hold ikke kan findes. Det tager kun en dårligt timet badeværelsespause at sende en utålmodig deltager afsted mod køkkenområdet for at anmode om en salat uden løg!
Hold dine venner tæt på
Der er et par kontaktnumre, du gerne vil have fat i, inden arrangementet starter. Det første er mobilnummeret til din spillestedskoordinator. Der bliver ikke tid til at gennemsøge bygningen, når papirhåndklæderne løber tør på badeværelset, så dette nummer er et absolut must-have. Et andet godt nummer at have for madrelaterede problemer er cateringchefens. Bekræft endelig de bedste alarmnumre til politiet og brandvæsenet. Nogle hoteller har deres eget sikkerhedspersonale, som ofte er det bedste kontaktpunkt i disse situationer.
Registreringstabeller bør give mere end blot en velkomstskilt og navneskilt. Fra gæstens perspektiv repræsenterer de kundeservicecenteret for dit arrangement. Men for at leve op til denne forventning skal man være forberedt. Når alt kommer til alt, hvis gæster ikke kan komme forbi registreringen, vil resten af din planlægningsindsats gå ubemærket hen.
