Hvis du er som de fleste mennesker, jeg kender, kan tanken om at tilbringe en dag i ryg-til-ryg møder være en frygtelig følelse. Møder kan være kedelige, er ofte unødvendige og tager helt sikkert tid fra andet (mere afgørende) arbejde. Men møder kan være meget effektive og produktive, når de er planlagt rigtigt. Her er nogle enkle trin til planlægning af effektive møder.
Beslut, om du virkelig har brug for et møde
Først skal du beslutte, om planlægning af et møde virkelig er nødvendigt. Vi synes ofte, at et formelt møde er den bedste måde at dele information eller have en diskussion på. Men hvis dine nyheder kan leveres via e-mail eller telefonkonference, eller blot ved at samle et par personer på dit kontor i 15 minutter, så er det nok en god idé helt at springe det formelle møde over.
Inviter kun dem, der virkelig har brug for at være der
Har du nogensinde været inviteret til et møde og undret dig halvvejs over, hvorfor du er der? Spild ikke folks tid ved at invitere dem til et møde, de ikke behøver at deltage i. Det bliver ikke et effektivt møde. Skal der være nogen fra regnskabet til stede på mødet for at besvare budgetspørgsmål? Inviter derefter én person fra regnskabsvæsen, der er egnet til den opgave.
Hvis en kollega eller vejleder skal informeres om, hvad der blev drøftet på et møde, behøver du ikke invitere dem til selve mødet. Du skal blot forberede et møderesumé og sende det til dem bagefter. De vil sætte pris på tidsbesparelsen, og du har sikkerhed for, at - fordi du sætter oplysningerne på skrift - de er fuldt informeret om diskussioner.
Send mødepåmindelser ud
Livet er travlt, og kalendere bliver hurtigt bookede med planlagte aktiviteter. Send en opfølgende mødepåmindelse to dage før dit møde. De, der sagde, at de ville deltage, vil derefter kunne bekræfte, at de stadig kan nå det, eller hvis deres planer er ændret, og du skal omlægge tidsplanen.
Hav en dagsorden
For at planlægge effektive møder bør du først beslutte, hvad der skal diskuteres. Hvad er formålet med mødet? Hvad søger du at opnå? Udvikl en mødedagsorden på forhånd og distribuer den til deltagerne. Angiv starttidspunktet og medtag en kort liste over emner, der skal behandles. Lad være med at fordybe dit eget møde med en lang, alt for detaljeret dagsorden. Angiv ved navn alle personer, der vil være ansvarlige for at rapportere om et specifikt område.
Husk, at dette er vigtigt for dem, der deltager, men også for dig. Når du fastlægger din dagsorden, vil du bedre kunne holde dig til emnet.
Vær klar over forventninger
Når du første gang sender meddelelse om mødet ud, skal du være klar over dets formål og dine forventninger. Vil mødet dreje sig om en præsentation? Skal de fremmødte tage noter? Eller er dette en brainstormsession, som alle forventes at dukke op med ideer og forslag?
I nogle virksomhedskulturer behøver medarbejderne ikke at deltage - de lytter kun og går tilbage til deres arbejdsområder. I andre virksomheder deltager medarbejderne frit. På nutidens samarbejdende arbejdspladser er interaktion og deling af ideer ikke kun velkommen, det er ofte formålet med hele mødet.
Når du opstiller dine forventninger, er det også et godt tidspunkt at udsende al nødvendig læsning eller materiale, som du gerne vil have dem, der deltager, skal se over. På den måde er de forberedte, når de kommer til mødet, og der er ingen overraskelser.
Start til tiden
At starte til tiden er virkelig vigtigt, både fra et logistisk og produktivitetsmæssigt synspunkt. Hvis du er den person, der typisk dukker op til møder til tiden, så forstår du, hvor frustrerende det kan være, når tingene ikke kommer i gang, når folk risler ind i lokalet. Det, der uundgåeligt sker, er, at fremadrettet ved alle, at disse møder aldrig starter til tiden alle sammen begynder at dukke op sent. Tag ansvaret for dit møde. Start omgående på det givne starttidspunkt. Luk døren og begynd. Efterladte vil hurtigt få beskeden, at de ankommer for sent, og de bør kun begå den fejl én gang. Og desuden skal alle tilbage på arbejde, så du ikke vil forstyrre hele arbejdsdagen.
Hold det kort og enkelt
De fleste møder er sat til en time, hvor det i mange tilfælde vil være tilstrækkeligt med en kortere periode. Når der er afsat for meget tid, spildes tiden. Folk bliver hængende efter mødet er slut eller bruger for lang tid på et givent dagsordenspunkt. Hold møder korte og konkrete.
Hold dig til emnet
En dagsorden alene vil ikke køre dit møde effektivt. Hold dig til dagsordenen, og hold diskussionerne fra at vandre ud på tangenter. Retér eventuelle off-topic spørgsmål, og angiv, at det er et emne for et andet møde, eller det vil blive behandlet privat. Ingen kan lide et løbsk møde, hvor hele formålet tog en bagsædet til andre samtaler.
Tag mindre møder uden for konferencelokalet
At sidde i det samme velkendte mødelokale samlet omkring det samme velkendte bord er netop det - det er bare for velkendt. For at opmuntre medarbejderne til at interagere, tænke kreativt og have livlige diskussioner, kan du overveje at tage mødet uden for standardkonferencelokalet.
Overvej at mødes ved et bord udenfor, hvis stedet og vejret tillader det. Prøv at samles i et fælles område med sofaer og små borde i stedet for et stort mødebord og drejestole.
Vær ikke bange for at tage en anden tilgang
Hvis tilgangen til mødet ikke virker, skal du ikke være bange for at skifte kurs. For eksempel, hvis en brainstormsession giver et stille rum med meget lidt dialog, så skift retning. Vær fleksibel og vær opmærksom på, hvordan det overordnede møde skrider frem.
Brug teknologi
Planlæg at bruge teknologi til at holde deltagerne engageret. I dagens digitale verden er de fleste mennesker vant til at se grafik eller videoer for at understøtte de ord, de hører. Appel til den tankegang, og inkorporer audiovisuelle medier, når du planlægger dit møde.
Computere projiceret på store skærme og Smart Board-præsentationer, der tilskynder til interaktion, er en velkommen ændring fra de almindelige lange PowerPoint-præsentationer.
Et punkt om teknologi - sørg for at teste det først. Den sidste ting, du har brug for, er at blive forvirret, fordi den bærbare computer ikke fungerer, eller du ikke kan køre gennem dine visuelle hjælpemidler, når du har brug for dem. Hvis teknologien ikke er din stærke side, så få en anden til at køre igennem før mødet. Det vil helt sikkert spare dig tid og holde dig på tidsplanen, hvis du laver et lille forberedelsesarbejde forude.
Send et møderesumé ud
Inden for en dag efter mødet, send en kort opsummering af, hvad der blev diskuteret. Det er en god idé at følge op med en e-mail til alle de fremmødte, dem der ikke kunne deltage i mødet og alle andre, der måtte have behov for at blive informeret. Inkluder også eventuelle handlingspunkter, med angivelse af, hvem der er ansvarlig for hvert element samt forfaldsdatoen.
