Når du køber Neat Receipts Scanalizer, får du en kompakt letvægtsscanner sammen med software til at organisere dine digitale billeder, et USB-kabel og lagertilbehør.
The Neat Receipts Scanalizer har specialiseret sig i scanning og lagring af billeder og oplysninger om kvitteringer, visitkort og enhver papirdokumentation op til 8,5 tommer bred. Scan en kvittering, og softwaren trækker transaktionsdatoen, beløbet og momsen ind i softwaren og kategoriserer derefter transaktionen. Pæne kvitteringer kan endda angive, om kvitteringens beløb er tilbagebetalingsberettiget eller fradragsberettiget.
Scannede elementer er organiseret i mapper med separate arrangører til kvitteringer, skatterelateret dokumentation, visitkort og diverse dokumenter. Kvitteringer kan udskrives, e-mailes eller eksporteres til en PDF eller en række andre formater.
Pæne kvitteringer er for folk, der ønsker at holde papirdokumentation digitalt organiseret, reducere mængden af papir du gemmer fysisk i filer (eller bunker), eller eksporterer kvitteringsdata til et regneark eller finansiel software som f.eks TurboTax.
Pæn kvitteringssoftware
Neat Receipts-softwaren er organiseret i fire sektioner:
Arrangør af kvitteringer: Mapper inden for dette afsnit adskiller forretningskvitteringer fra personlige. De kan også opdele indkøb efter kategori. Scannede dokumenter gemmes som et billede, og softwaren henter automatisk dato, købsbeløb og andre detaljer.
Skattearrangør: Denne sektion indeholder 116 skattekategorier, der gør det nemmere at organisere indkøb og indberette dem i skattesæsonen. Brugere kan kompilere indkomstskatteoplysninger i softwaren eller generere skattedokumenter, herunder formular 1040 og bilag A. Skattedataene kan eksporteres til TurboTax, Microsoft Excel og andre filtyper.
Visitkort og kontakter: Dokumenter, der indtastes i denne sektion, scannes automatisk for kontaktoplysninger. Når den er hentet fra dokumentet, organiseres informationen i en kontaktfane, hvor den kan søges, synkroniseres med anden software eller eksporteres som en fil.
Dokumentarrangør: Denne opsamlingssektion giver dig mulighed for at oprette beskrivende mapper, der tilpasser din organiseringsoplevelse. Forsikringspolicer, medarbejderkontrakter og andre diverse dokumenter kan gemmes her og let tilgås via søgefunktionen.
Pæn kvitteringsscanner
Den kompakte størrelse og 10,6 ounce vægt af Neat Receipts Scanalizer gør den ideel til forretningsrejsende. Scanneren er i stand til at få komplette scanninger af uklare eller krøllede kvitteringer. For udtjente kvitteringer kan funktionen Juster billede hjælpe med at gøre tekst mørkere og forbedre læsbarheden.
Kalibrering af scanneren er hurtig og nem, bare scan det medfølgende prøvepapir med sorte markeringer. Softwaren, der følger med scanneren, forklarer kalibreringsprocessen med trin-for-trin instruktioner, selvom det kan være lidt kræsent at konfigurere. Men når den først er konfigureret, behøver du ikke at kalibrere igen, og alle scannerens funktioner bliver fuldt tilgængelige. Disse funktioner inkluderer automatisk størrelse, automatisk beskæring og automatisk rotation.
Installation og Kom godt i gang med pæne kvitteringer
Softwareprompterne vil guide dig gennem installationsprocessen. Bare følg anvisningerne og tag eventuelle genveje under installationen af pæne kvitteringer for at undgå potentielle besvær senere.
Første gang du tilslutter den pæne kvitteringsscanner, bliver du bedt om at angive, om du kun vil bruge scanneren til personligt brug (organisering af personlige og husholdningsudgifter, styring af skattefradragsberettigede udgifter, gemme dokumenter) eller også til erhvervsbrug (organisering af forretningsudgifter, oprettelse af udgiftsrapporter). Du kan ændre denne præference, hvis du senere beslutter dig for at udvide eller reducere din brug af softwaren.
Neat Receipts giver dig mulighed for at se en hurtig vejledning, som forklarer den generelle brug af softwaren, scanneren, og hvordan de bedst fungerer med kvitteringer, skatterapporter, visitkort og dokumenter.
Selvstudiet forklarer også, hvordan man kalibrerer scanneren ved hjælp af kalibreringsarket. Hver kalibrering af Neat Receipt-scanneren tager mindre end et minut, selvom flere kalibreringer nogle gange er påkrævet. Hvis du mister kalibreringsarket, der følger med scanneren, kan du printe dit eget.
Eksport af pæne kvitteringsdata til andre applikationer
Kvitteringer, dokumenter og data scannet ind i pæne kvitteringer kan gemmes eller eksporteres i flere formater. Formaterne er optimeret til Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money eller enhver software, der importerer QIF-, OFX- og CSV-dataformater.
Eksport til PDF, HTML og Microsoft Word er ligetil, men før eksport til et Excel-regneark for første gang skal du kortlægge databasefelter mellem pæne kvitteringer og regnearkets kolonneoverskrifter. På samme måde, hvis du vil importere dine kvitteringsdata fra Neat Receipts til finansiel software, skal du indstille op kategorier i pæne kvitteringer, der er identiske med dine finansielle softwarekategorier for at undgå problemer.
At eksportere OFX-data fra pæne kvitteringer til Microsoft Money er ret ligetil, men hvis du bruger Quicken, skal du huske på, at det kun importerer QIF-data til kontantkonti. Du bliver nødt til at importere QIF-transaktionerne til Quicken-kassekontoen og derefter flytte transaktionerne til de relevante Quicken-konti.
Transaktionsopdelinger i pæne kvitteringer
Hurtig, Microsoft Money og andre typer finansiel software bruger opdelte transaktioner til at opdele en transaktion i flere kategorier. Neat Receipts opdeler kvitteringer i flere kategorier, men det viser ikke transaktionsopdelinger på samme måde som finansiel software gør i kontoregistret. I stedet vises en kopi af transaktionen for hver kategori. For eksempel kan du have købt hundemad, is og en rulle tape i en butik, og derefter opdele kvitteringen i kategorier for kæledyr, dagligvarer og kontorartikler. Du vil se kvitteringen opført tre gange i pæne kvitteringer med samme dato og leverandør, men med forskellige kategorier og dollarbeløb.
Opdelte transaktioner importeres fra pæne kvitteringer til finansiel software med én transaktion pr. kategori tildelt i opdelingen. Det er måske ikke den mest visuelt bekvemme måde at vise oplysningerne på, men det vil ikke kompromittere nøjagtigheden af finansiel rapportering.
Hvis du bruger Quicken eller Microsoft Money, og du vil have alle opdelte transaktioner til at dele det samme udseende på din konto registre, bruge traditionelle metoder til indtastning af transaktioner, og derefter eksportere kvitteringer fra pæne kvitteringer til digitale billedfiler. Disse filer kan vedhæftes til transaktioner i Quicken (2007 og nyere) og Microsoft Money Plus (2008 og nyere).
Pæne kvitteringer Hjælpefunktioner
Klik på Hjælp i pæne kvitteringer for at se Quick Start Guide og Neat Receipts Hjælp. Begge disse referencer er en hurtig læsning, og du kan spare dig selv for tid og forvirring ved at læse dem, før du går i gang, i modsætning til at prøve at lære, mens du går. Afsnit 2 i hjælpen PDFvil for eksempel sikre, at du opsætter softwaren korrekt. Gem PDF'erne på dit skrivebord for nem reference, mens du først lærer at bruge softwaren.
Andre nyttige links i PDF'en inkluderer:
- Traditionelle, søgbare hjælpefunktioner
- Fejlfinding til scanning og billedbehandling
- Eksempel på datavisning
- IRS skatteoplysninger
- Pæne kvitteringer online teknisk og kundesupport
Fordele og ulemper
Neat Receipts teknisk support er et højdepunkt ved produktet. Det tekniske team besvarer spørgsmål hurtigt og grundigt i online-supportforaene, og den tekniske supportchat er en fantastisk kilde til hjælp i realtid.
Softwaren forenkler dataindtastning, hvilket gør den perfekt til forretningsrejsende og selvstændige, der har brug for kvitteringer og udgiftsdata til skatteindberetning. Pæne kvitteringer er også nyttige for hjemmebrugeren, der ønsker at opbevare forsikringer, kontoudtog, regninger og anden dokumentation ud over kvitteringer.
Den eneste store ulempe er, hvordan Neat Receipts eksporterer opdelte transaktioner, og hvordan Quicken-brugere skal håndtere flere trin for at importere data til den relevante konto. Brugere kan opleve en forsinkelse, når de starter Neat Receipts-softwaren, da databasen indlæses hver gang softwaren åbnes (i stedet for at køre kontinuerligt i baggrunden).
Nogle yderligere funktioner på "Lite"-versionen af softwaren inkluderer:
- Scan og organiser automatisk flere dokumenter på samme tid
- Scan til PDF, vælg og kopier derefter redigerbar tekst fra den pågældende PDF
- Smart sortering
- Nye skatteoversigter
- Forbedret hukommelsesstyring, applikationsydelse, OCR og parsingsnøjagtighed
- Konverter til redigerbar tekst
Pæne kvitteringsscannere koster $134,99 og opefter. Et abonnement på "Lite"-versionen af softwaren koster $89,99 om året.
Kan du stadig ikke beslutte, om du vil gå med pæne kvitteringer? Lære flere detaljer på Neat Receipts hjemmeside eller tjek mere software til scanning af kvitteringer.
