Når du har indgivet din selvangivelse for dette år, skal du bruge et par minutter på at organisere dine skatteregistre og gemme dem, hvor du kan finde dem. Du ved aldrig, hvornår du eller din virksomhed bliver revideret, og du skal være klar.
Men hvor længe skal du beholde dem?
Hvorfor gemme skatteregistreringer?
Ud over at bruge dine skatteregistre til dine egne personlige eller forretningsmæssige formål, skal du gemme dem for at dokumentere kilden af oplysningerne på din selvangivelse og til at understøtte din virksomhed og personlige indkomst, fradrag og kreditter i tilfælde af en skat revidere.
Virksomheder har mere detaljerede krav til bogføring, fordi de kan trække skattefradrag for almindelige og nødvendige erhvervsudgifter. For eksempel skal de vise forretningsformål på rejsekvitteringer og andre kvitteringer.
Internal Revenue Service (IRS) tidsfrister for at føre skatteregistre er de samme for både virksomheder og enkeltpersoner.
Hvad er reglen om at føre skatteoptegnelser?
Generelt siger IRS, at du skal føre optegnelser, der understøtter dine krav på din selvangivelse for indkomst, fradrag og kreditter i det, som agenturet kalder "begrænsningsperioden" for det afkast.
Forældelsesfristen er det tidspunkt, hvor enten:
- Du kan ændre din returnering for at kræve en kredit eller refusion; eller
- IRS kan beregne yderligere skat
Tidsfristerne begynder normalt at løbe, når du indgiver returneringen, men hvis du indgiver før forfaldsdatoen, løber fristen fra forfaldsdatoen. For eksempel, hvis du indgiver den 15. marts, begynder begrænsningen den 15. april (eller dette års forfaldsdato). Men hvis du får en forlængelse og fil den 15. oktober, starter begrænsningen fra den dato.
Nogle år forfalder skat ikke den 15. april. I 2021 har virksomheder i Texas, Louisiana og Oklahoma indtil den 15. juni til at indsende deres selvangivelser for 2020. Dette er en engangsforlængelse leveret af IRS som svar på vinterstormene i 2021. Skatteydere i andre områder har indtil den 17. maj 2021 til at indgive deres føderale 2020-skatter, men dette gælder kun for enkeltpersoner, ikke virksomheder.
I de fleste tilfælde er forældelsesfristen tre år fra den dato, du indgav angivelsen, men der er forskellige grænser for nogle situationer.
Grænser, når du ikke rapporterede indkomst
Grænsen er seks år, hvis du ikke har indberettet indkomst, der skulle have været indberettet, og den er mere end 25 % af bruttoindkomst (fra alle kilder) på afkastet, eller det kan henføres til udenlandske finansielle aktiver og mere end $5,000.
Begrænsninger for at fremsætte krav
Hvis du ønsker at kræve en refusion, skal du fremsætte kravet inden for tre år fra den dato, du indgav afkast for det pågældende år (eller forfaldsdatoen), eller to år fra datoen for betaling af skatten, alt efter hvad der er senere.
For at fremsætte et krav om en overbetaling fra et dårligt debitorfradrag eller et tab fra værdiløse værdipapirer, skal du fremsætte kravet inden for syv år fra den dato, hvor returneringen var forfalden.
Grænser for ejendomsregistre
Gem ejendomsoptegnelser, indtil forældelsesperioden udløber for det år, hvor du solgte eller afhændede ejendommen.
Hvis du for eksempel bliver revideret, fordi du skylder penge på din selvangivelse for 2020, og du solgte en erhvervsbil i løbet af 2019, skal du gem optegnelserne for dette køretøj i tre år fra den dato, du indgav din selvangivelse for 2020 eller forfaldsdatoen, hvis du indgav før det dato.
Hvis du indsender et svigagtigt afkast, eller du ikke indsender et afkast, er der ingen begrænsningsperiode på, hvornår IRS kan beregne skat af denne afkast.
Lagring af selvangivelser og lønsumsafgifter
Glem ikke at gemme dine tidligere selvangivelser. Tidsgrænserne for at opbevare disse opgørelser er de samme som for andre skatteopgørelser: tre år i de fleste tilfælde.
Virksomheder skal opbevare løn- og medarbejderoplysninger til revision i mindst fire år efter, at medarbejderen forlader din virksomhed. Se denne artikel vedr føre lønsedler for flere detaljer.
American Bar Association advarer dig om ikke at ødelægge gamle selvangivelser.
En hurtig sammenligning om at føre skatteoptegnelser
Antallet af år, du skal føre optegnelser:
| Situation | Antal år fra indleveringsdato eller forfaldsdato |
|---|---|
| Hvis du skylder penge | 3 år fra indleveringsdatoen (antages at være forfaldsdatoen) |
| Hvis du ikke har indberettet hele din indkomst | 6 år fra forfaldsdatoen eller indleveringsdatoen, alt efter hvad der er senere |
| Hvis du ønsker en refusion | 3 år fra datoen for indgivelsen af selvangivelsen eller 2 år fra den dato, hvor skatten blev betalt, alt efter hvad der er senere |
| Hvis du ønsker at fremsætte krav om overbetaling for et dårligt debitorfradrag eller tab fra værdiløse værdipapirer | 7 år fra datoen for returneringen |
| Svigagtig selvangivelse eller ingen selvangivelse | Ingen grænse |
| Ejendomsoptegnelser | Forældelsesfristen begynder, når ejendommen sælges eller på anden måde afhændes. |
Statens krav til lagring af skatteregistreringer
De fleste amerikanske stater følger IRS's føderale regler for at føre skatteoptegnelser, men nogle har længere perioder med begrænsninger. denne artikel om at føre statslige skatteregistre har detaljer.
Hvad hvis en post mangler eller er ødelagt?
Hvad gør du, hvis du ikke har en registrering af et fradrag eller en udgift, som du har krævet på din skat?
Hvis du for eksempel ikke har en annulleret check eller elektronisk kvittering for at bevise et fradrag, kan du starte med at tjekke med din bank for at se, om den har en kopi af registreringen. Du kan også bruge en bank- eller investeringsselskabsregnskab til at vise transaktionen, så længe den er "meget læselig".
Hvis dine optegnelser er blevet ødelagt i en katastrofe som en oversvømmelse eller brand, kan du:
- Få kopier af dine selvangivelser ved at bruge IRS' Get Transcript-tjeneste eller ring på 800-908-9946 for at bestille dem.
- Få kreditkort- og kontoudtog fra dit pengeinstitut.
- Få kopier af optegnelser relateret til ejendommen ved at kontakte det firma, der håndterede købet.
- Kom i kontakt med entreprenører, der har bygget eller ombygget dit hjem. Du kan også få skriftlige beskrivelser fra venner og familie, der har set ejendommen før og efter den blev ødelagt.
- For arvet ejendom, tjek retsprotokoller eller tal med den advokat, der håndterede trusten eller boet.
- For biler, søg Kelley Blue Book, National Automobile Dealers Association eller Edmunds for aktuelle fair markedsværdier.
