Når du er til samtale til en administrativ assistent job, vil intervieweren gerne lære om, hvor relevante dine kvalifikationer er for stillingen, og hvordan du ville passe ind i virksomheden og afdelingen.
Fordi jobbet kræver både administrative og interpersonelle færdigheder, vil ansættelsesledere ofte spørge om specifikke egenskaber, du har, der kvalificerer dig til stillingen, såvel som dine mindre kvantificerbare menneskelige færdigheder.
Forberedelse til interview
En af måderne at forberede sig på er at analysere jobbeskrivelsen for at forsøge at få en fornemmelse af, om der er en særlig kompetence, som stillingen fokuserer på.
Lægges der for eksempel vægt på rejseplanlægning, projektkoordinering, dag-til-dag mødeplanlægning, personlig assistance eller andet?
Sørg for at understrege din mest relevante oplevelse, når du besvarer jobspecifikke samtalespørgsmål.
Lav en liste over de færdigheder, der er nævnt i stillingsopslaget, og tilføj gerne nogle andre, som du også synes ville være anvendelige. Så tag et kig på dine egne administrative og kontormæssige kompetencer, og match dine kvalifikationer til jobbet.
Dette vil hjælpe dig med at skræddersy dine svar på den mest relevante måde til den specifikke stilling.
1:14
Se nu: Sådan besvarer du 4 almindelige spørgsmål til administrative job
Tips til håndtering af interviewet
Det er vigtigt at være opmærksom på, at diskussionen sandsynligvis vil gå ud over interpersonelle bløde færdigheder, såsom dine kommunikationsevner, organisatoriske færdigheder eller aktualitet. Du bør også være klar til at tale om hårde færdigheder.
Vær forberedt på at diskutere softwareprogrammer
Da mange administrative assistentstillinger kræver hyppig brug af specifik software, kan du blive nødt til det diskutere de forskellige programmer, du har arbejdet med, hvordan du har brugt disse programmer, og dit niveau af ekspertise.
Jeg elsker at bruge teknologi og lære om nye programmer. Jeg har også en evne til at undervise kolleger, som måske ikke er så kyndige med at bruge systemer. I mit sidste job hos Kent Associates meldte jeg mig frivilligt til at gennemgå projektstyringssystemer for det team af professionelle, jeg støttede. Min chef godkendte min anbefaling, og vi indførte et webbaseret system, Asana, der hjælper os med at spore projekter og dele information på en webplatform.
Jeg er go-to-personen på kontoret til PowerPoint-slides og nyder at hjælpe vores sælgere med at imponere kunderne med deres præsentationer. Jeg er også en avanceret bruger af Excel og laver komplekse makroer til at udarbejde budgetfremskrivninger til projektforslag.
Dine svar vil være mere imponerende, hvis du giver specifikke anekdoter, der eksemplificerer din beherskelse af administrative værktøjer og processer.
Vær klar til at diskutere administrative processer
Du bør være parat til at diskutere dine arbejdsgange og administrative processer i tidligere stillinger. Som administrativ professionel skal der ikke være tvivl om, at du er organiseret og detaljeorienteret. Din interviewer vil gerne vide det hvordan du manifesterer disse egenskaber i din daglige arbejdsgang.
Organisatoriske evner og sans for detaljer er blandt mine stærkeste aktiver. Jeg har trives i situationer, hvor jeg kan bringe orden i komplekse projekter. For eksempel støttede jeg tidligere otte fagfolk, der planlagde salgsfremmende arrangementer for kunder. Jeg udviklede en skabelon til sporing af mål og fremskridt for hvert projekt og satte den op på et fælles drev så alle involverede medarbejdere kunne følge deres fremskridt med hensyn til teamets projekter og begivenheder.
Da jeg arbejdede for Alfred Group, lavede jeg en proceduremanual, der skitserede de nødvendige trin for at behandle låneansøgninger, og uploadede det så online, så alle lånefunktionærerne kunne følge det samme procedurer.
Reager altid positivt
Vær opmærksom på din opførsel under hele interviewet. Smil, bevar øjenkontakten med din interviewer, og tal med en entusiastisk (men stadig rolig og selvsikker) tone.
Da administrative assistenter ofte har en meget tæt kontakt til de personer, de arbejder for, er det vigtigt at være positiv, professionel og høflig til enhver tid.
Du vil have, at intervieweren ikke er i tvivl om, at det ville være en behagelig oplevelse at arbejde med dig.
Jeg arbejdede i receptionen i vores bureau, og det var afgørende, at jeg gjorde et positivt førstehåndsindtryk for både nuværende og potentielle kunder. Jeg er en naturlig "kan gøre"-person, og mine anmeldelser har jævnligt rost min kundeservice-orientering.
Virksomheden undersøger kunder efter interaktioner, og mit navn dukker konsekvent op som en medarbejder, der er hjælpsom, behagelig og professionel. Min chef har kommenteret, hvor ofte klienter spørger efter mig, når de ringer til kontoret for at få hjælp.
Administrativ assistent interview spørgsmål og svar
Mens du forbereder dig, kan det være nyttigt at gennemgå de spørgsmål, du muligvis bliver stillet. Tænk lidt over, hvordan du formulerer et svar, og fremhæver specifikke erfaringer og succeser fra tidligere job.
- Hvilke computerfærdigheder har du, og hvilke programmer er du tryg ved at bruge? - Bedste svar
- Er du tryg ved at bruge en telefon med flere linjer og håndtere en stor mængde telefonopkald? - Bedste svar
- Hos denne virksomhed kan vi godt lide at tænke på os selv som et team, der arbejder sammen mod de samme mål. Hvordan har du det med at arbejde i et teammiljø? - Bedste svar
- Hvordan ville du have det med at overvåge to eller tre andre medarbejdere? - Bedste svar
- Hvad er din største styrke, og hvordan ville det hjælpe på din præstation i denne position? - Bedste svar
- Hvad er din største svaghed? - Bedste svar
- Hvordan håndterer du stress og pres? - Bedste svar
- Hvordan var det at arbejde for din vejleder? - Bedste svar
- Hvad forventer du af en vejleder? - Bedste svar
- Foretrækker du at arbejde selvstændigt eller i et team? - Bedste svar
- Arbejder du godt med mennesker? - Bedste svar
- Giv nogle personlige eksempler på teamwork. - Bedste svar
- Receptionist interview spørgsmål: - Liste over spørgsmål
Spørgsmål at stille intervieweren
Du bør også lave noget research om virksomheden og være parat til at stille relevante spørgsmål, når muligheden byder sig.
Det kan være nyttigt at komme med et par spørgsmål på forhånd, som du kan stille, eller diskutere yderligere, hvis du ikke fik muligheden tidligere i interviewet.
Ofte vil dette være nær slutningen af interviewet, så det er vigtigt at efterlade intervieweren(e) med et godt indtryk. En god måde at gøre det på er at vise din interesse og forberedelse til jobsamtalen ved at knytte spørgsmål, du har fået stillet, med nogle af dine egne spørgsmål.
- Hvad er ansvaret for denne stilling?
- Kan du beskrive en typisk dag (uge) i denne afdeling?
- Hvad er styrkerne i denne afdeling? Hvad er svaghederne?
- Hvad ville dine tidligere assistenter sige, var den bedste del af arbejdet for dig? Hvad ville de sige var det værste?
- I hvilken retning ser du virksomheden gå i de næste fem år? Føler du, at der er nogen trusler mod dens succes?
- Hvorfor forlod din sidste assistent stillingen? Hvad var hans/hendes styrker? Hvad var hans/hendes svagheder? Hvad laver han/hun nu?
- Hvilke egenskaber havde din bedste assistent? Hvad med din værste assistent?
- Hvor ofte udføres præstationsvurderinger? Hvem leder dem?
- Hvilke færdigheder er vigtigst for dig i en administrativ assistent?
- Hvordan belønner og opmuntrer du de mennesker, der arbejder i din afdeling?
- Er der nogen løbende produktionsproblemer i denne afdeling?
- Hvordan har du tidligere håndteret personaleproblemer?
- Hvad er nogle af de største udfordringer for en person i denne stilling?
- Hvad er efter din mening det mest givende aspekt ved denne stilling?
- Støtter du (Støtter virksomheden/afdelingen) medlemskab af faglige foreninger og fortsat faglig udvikling?
- Hvad vil du beskrive som rollen for det administrative personale på dette kontor?
- Forventes overarbejde eller weekendtimer?
- Hvad kan du bedst lide ved at arbejde for denne virksomhed? Er der nogen ændringer, du vil foretage?
- Hvad kan du mindst lide ved at arbejde her?
- Opfordrer du afdelingen til at arbejde som et team, eller koncentrere dig mere om individuelle bidrag?
Vær forberedt på flere jobsamtalespørgsmål
Ud over jobspecifikke samtalespørgsmål vil du også blive stillet mere generelle spørgsmål om din ansættelseshistorie, uddannelse, styrker, svagheder, præstationer, mål og planer.
Her er en liste over de mest almindelige interviewspørgsmål og eksempler på svar.
