Et instruktionsbrev (LOI) er en formel meddelelse skrevet i militærmeddelelsesformat, der underretter den modtagende part om specifikke problemer og beskriver, hvordan afsenderen gerne vil have dem behandlet. Generelt bruges instruktionsbreve i forretningskommunikation og med personlige anliggender. De kan dog skrives om næsten ethvert emne af enhver.
I det amerikanske militær bruges LOI'er måske hyppigst på to måder. Disse omfatter anvisninger for personlige dødsboer og som en korrigerende foranstaltning.
Vejbeskrivelse til personlig ejendom
Den første metode er som retningslinier for afvikling af en persons dødsbo i tilfælde af denne persons død. Dette er ikke et testamente, men kan bruges som mere en to-do-liste over personer, der skal ringes til, dokumenter, der skal indhentes, og endelige arrangementer for en begravelse. Det kan også angive specifikke aktiver og allokeringer.
Korrigerende eller afhjælpende værktøj
Den anden type instruktionsbrev - som den vist nedenfor - bruges som et korrigerende eller afhjælpende værktøj i militæret. Betragt den mest almindelige LOI som en formel rådgivningssession fra en overordnet officer eller senior ansat personel til et juniormilitært medlem, der har demonstreret ydeevne under pari. Denne typiske LOI vil ikke kun gennemgå de standarder, medlemmet skal opfylde, men tilbyde et middel til at forfølge bedre præstationer inden for mangelsområdet. Måske kan en handlingsplan, der skal følges, tilføjes for fuldt ud at kræve, at den påtænkte part forstår konsekvenserne af ikke at præstere på det krævede niveau.
Et eksempel på instruktionsbrev
I eksemplet nedenfor er instruktionsbrevet skrevet som en måde at hjælpe modtageren med at forbedre sin jobpræstation, som er blevet anset som "utilfredsstillende".
Brevet fortsætter med at nævne en række mangler fra modtagerens side og råder ham til at blive det mere praktisk og skriver: “Du skal personligt sætte din divisions mål og personligt bekræfte, at de bliver mødte."
Derefter lister den nødvendige skridt til at forbedre ydeevnen og afsluttes med opmuntrende ord, tilbyder fortsat hjælp og noterer: "Vi ønsker og har brug for din succes."
Eksempel på instruktionsbrev som en irettesættelse
Fra: Kommandør, USS NEVERSAIL (CV 11)
Til: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Aviation Fuels Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Emne: INSTRUKTIONSBREV
Ref.: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Dette instruktionsbrev er udstedt i henhold til referencen for at diskutere specifikke foranstaltninger, der er nødvendige for at forbedre den utilfredsstillende præstation af Aviation Fuels Division ombord på NEVERSAIL.
2. Siden din overtagelse af opgaver som flybrændstofofficer om bord på NEVERSAIL, har du tilladt, at der eksisterer uautoriserede procedurer i Aviation Fuels Division, der resulterede i den strukturelle skade på JP-5 lagertank 8-39-02J under igangværende genopfyldning den 18. juli CY. Du undlod at sætte dig ind i passende direktiver om flybrændstof, og du var derfor ude af stand til at verificere sagerne i din afdeling. De formåede heller ikke at sikre, at alle direktiver var ajourførte. Generelt stolede du fuldstændig på din assisterende flybrændstofofficer til den daglige drift af din division.
3. For at fungere effektivt som flybrændstofofficer skal du blive mere involveret i de daglige aspekter af din division. Du kan ikke klare dig fra dit kontor og acceptere dine assistenters råd uden at udvikle et tilstrækkeligt personligt kendskab til specifikke procedurer. Du skal personligt sætte din divisions mål og personligt verificere, at de bliver opfyldt.
en. Du skal gennemgå alle luftfartsbrændstofdirektiver, der gælder for USS NEVERSAIL. Du vil sikre dig, at du er fortrolig med rettede procedurer. Som rutinemæssigt vil du personligt verificere, at din afdeling ikke afviger fra instruerede procedurer, medmindre det er godkendt af højere myndighed.
b. Du vil indsende kvoteanmodninger for dig selv og CWO2 J. S. Ragmann til at deltage i et flybrændstofofficerskursus efter afslutningen af denne udsendelse.
4. Dette brev er designet til at hjælpe dig med at rette op på mangler i din præstation som divisionsofficer. Hele kommandokæden er tilgængelig for at hjælpe dig på enhver mulig måde. Vi ønsker og har brug for din succes.
D. R. PEBER
Dette eksempel på instruktionsbrev giver den yngre officer direkte feedback uden gråzoner i tone eller betydning. Dette er også en skriftlig version af den dokumenterede rådgivningssession, der tilbyder øjeblikkelig assistance fra andre seniormedlemmer og mere erfarne medlemmer af kommandoen. Dette er et perfekt værktøj til at skabe en bedre juniorofficer i kommandoen og forhindre potentielt tab af missionskapacitet i fremtiden.
