Ein Letter of Instruction (LOI) ist eine formelle Benachrichtigung im militärischen Nachrichtenformat, die die empfangende Partei über bestimmte Probleme informiert und detailliert beschreibt, wie der Absender sie behandeln möchte. Im Allgemeinen werden Instruktionsschreiben in der geschäftlichen Kommunikation und bei persönlichen Angelegenheiten verwendet. Sie können jedoch von jedem zu fast jedem Thema geschrieben werden.
Im US-Militär werden LOIs vielleicht am häufigsten auf zwei Arten verwendet. Dazu gehören Anweisungen für persönliche Nachlässe und als Korrekturmaßnahme.
Wegbeschreibung für den persönlichen Nachlass
Die erste Methode besteht darin, Anweisungen für die Regelung des Nachlasses einer Person im Falle des Todes dieser Person zu geben. Dies ist kein Testament, sondern kann eher als To-Do-Liste von Personen verwendet werden, die Sie anrufen, Dokumente beschaffen und letzte Vorkehrungen für eine Beerdigung treffen müssen. Sie kann auch bestimmte Vermögenswerte und Zuweisungen auflisten.
Korrektur- oder Abhilfewerkzeug
Die zweite Art von Anweisungsschreiben – wie die unten gezeigte – wird im Militär als Korrektur- oder Abhilfeinstrument verwendet. Betrachten Sie die häufigste LOI als eine formelle Beratungssitzung von einem vorgesetzten Offizier oder hochrangigen Mannschaftsangehörigen zu einem jüngeren Militärangehörigen, der unterdurchschnittliche Leistungen gezeigt hat. Dieser typische LOI überprüft nicht nur die Standards, die das Mitglied erfüllen sollte, sondern bietet auch Abhilfe, um eine bessere Leistung im Bereich des Mangels zu erzielen. Vielleicht kann ein zu befolgender Aktionsplan hinzugefügt werden, um von der beabsichtigten Partei vollständig zu verlangen, dass sie die Konsequenzen versteht, wenn sie nicht auf dem erforderlichen Niveau arbeitet.
Ein Musterschreiben für eine Anweisung
In dem unten stehenden Beispiel wurde die Anweisung geschrieben, um dem Empfänger zu helfen, seine Arbeitsleistung zu verbessern, die als „nicht zufriedenstellend“ eingestuft wurde.
Der Brief listet weiterhin eine Reihe von Fehlern des Empfängers auf und rät ihm, dies zu tun praxisorientierter schreiben: „Sie müssen die Ziele Ihrer Abteilung persönlich festlegen und persönlich überprüfen, ob sie eingehalten werden getroffen."
Es listet dann die notwendigen Schritte zur Leistungssteigerung auf und schließt mit aufmunternden Worten, bietet kontinuierliche Unterstützung und stellt fest: „Wir wollen und brauchen Ihren Erfolg.“
Musterbrief einer Belehrung als Rüge
Von: Kommandierender Offizier, USS NEVERSAIL (CV 11)
An: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Flugkraftstoff-Offizier, USS NEVERSAIL (CV 11)
Betreff: ANWEISUNGSSCHREIBEN
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Diese Anweisung wird gemäß der Referenz ausgestellt, um spezifische Maßnahmen zu erörtern, die erforderlich sind, um die unbefriedigende Leistung der Flugkraftstoffabteilung an Bord der NEVERSAIL zu verbessern.
2. Seit Ihrem Amtsantritt als Flugkraftstoffbeauftragter an Bord der NEVERSAIL haben Sie zugelassen, dass in der Aviation Fuels Division, die am 18. Juli während der Auffüllung zu strukturellen Schäden am JP-5-Lagertank 8-39-02J führte CY. Sie haben sich nicht mit entsprechenden Flugbenzinrichtlinien vertraut gemacht und konnten somit das Verfahren in Ihrer Abteilung nicht überprüfen. Sie haben es auch versäumt, sicherzustellen, dass alle Richtlinien auf dem neuesten Stand gehalten wurden. Im Allgemeinen haben Sie sich für den täglichen Betrieb Ihrer Abteilung vollständig auf Ihren stellvertretenden Flugkraftstoffbeauftragten verlassen.
3. Um als Flugbenzin-Offizier effektiv arbeiten zu können, müssen Sie sich stärker in die täglichen Aspekte Ihrer Abteilung einbringen. Sie können nicht von Ihrem Büro aus verwalten und den Rat Ihrer Assistenten annehmen, ohne ausreichende persönliche Kenntnisse über bestimmte Verfahren zu erwerben. Sie müssen die Ziele Ihrer Abteilung persönlich festlegen und persönlich überprüfen, ob diese erreicht werden.
A. Sie müssen alle für die USS NEVERSAIL geltenden Flugbenzin-Richtlinien überprüfen. Sie stellen sicher, dass Sie mit den angeleiteten Verfahren vertraut sind. Routinemäßig werden Sie persönlich überprüfen, ob Ihre Abteilung von den vorgeschriebenen Verfahren nicht abweicht, es sei denn, Sie haben dies durch eine höhere Instanz genehmigt.
B. Sie werden Quotenanträge für sich selbst und CWO2 J stellen. S. Ragmann, nach Abschluss dieses Einsatzes einen Flugkraftstoff-Offizierlehrgang zu besuchen.
4. Dieses Schreiben soll Ihnen helfen, Mängel in Ihrer Leistung als Abteilungsleiter zu beheben. Die gesamte Befehlskette steht Ihnen zur Verfügung, um Sie auf jede erdenkliche Weise zu unterstützen. Wir wollen und brauchen Ihren Erfolg.
D. R. PFEFFER
Dieses Muster-Instruktionsschreiben gibt dem Junior Officer ein direktes Feedback ohne Grauzonen in Ton oder Bedeutung. Dies ist auch eine schriftliche Version der dokumentierten Beratungssitzung, die sofortige Hilfe durch andere ältere und erfahrenere Mitglieder des Kommandos bietet. Dies ist ein perfektes Werkzeug, um einen besseren Nachwuchsoffizier im Kommando zu schaffen und einen möglichen Verlust der Einsatzfähigkeit in der Zukunft zu verhindern.
