Μια εκπαιδευτική επιστολή (LOI) είναι μια επίσημη ειδοποίηση γραμμένη σε μορφή στρατιωτικού μηνύματος που ειδοποιεί τον παραλήπτη για συγκεκριμένα ζητήματα και αναφέρει λεπτομερώς τον τρόπο με τον οποίο ο αποστολέας θα ήθελε να αντιμετωπιστούν. Σε γενικές γραμμές, οι εκπαιδευτικές επιστολές χρησιμοποιούνται σε επιχειρηματικές επικοινωνίες και σε προσωπικές υποθέσεις. Ωστόσο, μπορούν να γραφτούν για σχεδόν οποιοδήποτε θέμα από οποιονδήποτε.
Στον στρατό των ΗΠΑ, τα LOI χρησιμοποιούνται ίσως πιο συχνά με δύο τρόπους. Αυτές περιλαμβάνουν οδηγίες για προσωπικά ακίνητα και ως διορθωτικό μέτρο.
Οδηγίες για την προσωπική περιουσία
Η πρώτη μέθοδος είναι ως οδηγίες για τον διακανονισμό της περιουσίας ενός ατόμου σε περίπτωση θανάτου αυτού του ατόμου. Αυτό δεν είναι διαθήκη, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί περισσότερο ως μια λίστα υποχρεώσεων με άτομα που πρέπει να καλέσετε, έγγραφα προς λήψη και τελικές ρυθμίσεις για μια κηδεία. Μπορεί επίσης να απαριθμεί συγκεκριμένα περιουσιακά στοιχεία και κατανομές.
Διορθωτικό ή διορθωτικό εργαλείο
Ο δεύτερος τύπος εκπαιδευτικής επιστολής —όπως αυτός που φαίνεται παρακάτω— χρησιμοποιείται ως διορθωτικό ή διορθωτικό εργαλείο στον στρατό. Εξετάστε το πιο συνηθισμένο LOI ως μια επίσημη συμβουλευτική συνεδρία από έναν ανώτερο αξιωματικό ή ανώτερο στρατολογημένο προσωπικό σε ένα κατώτερο στρατιωτικό μέλος που έχει επιδείξει κατώτερες επιδόσεις. Αυτό το τυπικό LOI όχι μόνο θα επανεξετάσει τα πρότυπα που πρέπει να πληροί το μέλος, αλλά θα προσφέρει μια θεραπεία για την επιδίωξη καλύτερης απόδοσης στον τομέα της ανεπάρκειας. Ίσως να μπορεί να προστεθεί ένα σχέδιο δράσης που πρέπει να ακολουθηθεί για να απαιτήσει πλήρως από το μέρος που προορίζεται να κατανοήσει τις συνέπειες της μη απόδοσης στο απαιτούμενο επίπεδο.
Ένα δείγμα επιστολής οδηγιών
Στο παρακάτω δείγμα, η επιστολή οδηγιών έχει γραφτεί ως ένας τρόπος για να βοηθήσει τον παραλήπτη να βελτιώσει την εργασιακή του απόδοση, η οποία κρίθηκε «μη ικανοποιητική».
Η επιστολή συνεχίζει καταγράφοντας μια σειρά αποτυχιών από την πλευρά του παραλήπτη και τον συμβουλεύει να γίνει πιο πρακτικό, γράφοντας: «Πρέπει να ορίσετε προσωπικά τους στόχους του τμήματός σας και να επαληθεύσετε προσωπικά ότι ισχύουν συνάντησε."
Στη συνέχεια, παραθέτει τα απαραίτητα βήματα για τη βελτίωση της απόδοσης και κλείνει με λόγια ενθάρρυνσης, προσφέροντας συνεχή βοήθεια και σημειώνοντας: «Θέλουμε και χρειαζόμαστε την επιτυχία σας».
Δείγμα Επιστολής Οδηγίας ως Επίπληξη
Από: Διοικητής, USS NEVERSAIL (CV 11)
Προς: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Αξιωματικός Αεροπορικών Καυσίμων, USS NEVERSAIL (CV 11)
Θέμα: ΟΔΗΓΙΚΗ ΕΠΙΣΤΟΛΗ
Σχετ: (α) MILPERSMAN 1611-080
1. Αυτή η Επιστολή Οδηγιών εκδίδεται σύμφωνα με την αναφορά για τη συζήτηση συγκεκριμένων μέτρων που απαιτούνται για τη βελτίωση της μη ικανοποιητικής απόδοσης του Τμήματος Αεροπορικών Καυσίμων στο NEVERSAIL.
2. Από την ανάληψη των καθηκόντων σας ως αξιωματικός αεροπορικών καυσίμων στο NEVERSAIL, έχετε επιτρέψει την ύπαρξη μη εξουσιοδοτημένων διαδικασιών στο Διεύθυνση καυσίμων αεροπορίας που είχε ως αποτέλεσμα τη δομική ζημιά στη δεξαμενή αποθήκευσης JP-5 8-39-02J κατά τη διάρκεια της εν εξελίξει αναπλήρωσης στις 18 Ιουλίου CY. Δεν καταφέρατε να εξοικειωθείτε με τις κατάλληλες οδηγίες για τα αεροπορικά καύσιμα και ως εκ τούτου δεν μπορέσατε να επαληθεύσετε τις διαδικασίες στο τμήμα σας. Επίσης, δεν καταφέρατε να διασφαλίσετε ότι όλες οι οδηγίες διατηρήθηκαν ενημερωμένες. Γενικά, βασιζόσασταν πλήρως στον βοηθό σας αξιωματικό αεροπορικών καυσίμων για την καθημερινή λειτουργία του τμήματός σας.
3. Για να λειτουργήσετε αποτελεσματικά ως αξιωματικός αεροπορικών καυσίμων, πρέπει να συμμετέχετε περισσότερο στις καθημερινές πτυχές του τμήματός σας. Δεν μπορείτε να διαχειριστείτε από το γραφείο σας, αποδεχόμενοι τις συμβουλές των βοηθών σας χωρίς να αναπτύξετε επαρκή προσωπική γνώση συγκεκριμένων διαδικασιών. Πρέπει να ορίσετε προσωπικά τους στόχους του τμήματός σας και να επαληθεύσετε προσωπικά ότι επιτυγχάνονται.
ένα. Πρέπει να αναθεωρήσετε κάθε οδηγία για τα αεροπορικά καύσιμα που ισχύει για το USS NEVERSAIL. Θα βεβαιωθείτε ότι είστε εξοικειωμένοι με κατευθυνόμενες διαδικασίες. Ως θέμα ρουτίνας, θα επαληθεύσετε προσωπικά ότι το τμήμα σας δεν παρεκκλίνει από τις κατευθυνόμενες διαδικασίες, εκτός εάν έχει εξουσιοδοτηθεί από ανώτερη αρχή.
σι. Θα υποβάλετε αιτήματα ποσόστωσης για εσάς και το CWO2 J. ΜΙΚΡΟ. Ragmann για να παρακολουθήσει μια σειρά μαθημάτων αξιωματικών καυσίμων αεροπορίας μετά την ολοκλήρωση αυτής της ανάπτυξης.
4. Αυτή η επιστολή έχει σχεδιαστεί για να σας βοηθήσει να διορθώσετε τις ελλείψεις στην απόδοσή σας ως αξιωματικός τμήματος. Ολόκληρη η αλυσίδα εντολών είναι διαθέσιμη για να σας βοηθήσει με κάθε δυνατό τρόπο. Θέλουμε και χρειαζόμαστε την επιτυχία σας.
ΡΕ. R. ΠΙΠΕΡΙ
Αυτό το δείγμα επιστολής οδηγιών παρέχει στον κατώτερο αξιωματικό άμεση ανατροφοδότηση χωρίς γκρίζες περιοχές στον τόνο ή το νόημα. Αυτή είναι επίσης μια γραπτή έκδοση της τεκμηριωμένης συμβουλευτικής συνεδρίας που προσφέρει άμεση βοήθεια από άλλα ανώτερα και πιο έμπειρα μέλη της διοίκησης. Αυτό είναι ένα τέλειο εργαλείο για τη δημιουργία ενός καλύτερου κατώτερου αξιωματικού στη διοίκηση και την αποτροπή πιθανής απώλειας ικανότητας αποστολής στο μέλλον.
