La comunicación es la base de todas las relaciones en tu vida. Sin comunicación efectiva, puede haber malentendidos, problemas y conflictos entre su personal, sus clientes y todas las demás personas con las que entre en contacto. La mala comunicación puede hacer que el ambiente de trabajo sea frustrante y generar una gran rotación de empleados.
Estos consejos pueden ayudarlo a afinar sus habilidades de comunicación para que pueda ahorrar tiempo, reducir el estrés y ser más productivo al comunicarse de manera efectiva en sus interacciones comerciales.
Limite las distracciones y escuche
La mayoría de nosotros no somos muy hábiles para escuchar a los demás. Todos están distraídos y, según los informes, la capacidad de atención promedio está comenzando a reducirse. Hay algunas acciones que puede tomar para limitar las distracciones para que pueda concentrarse en lo que otros están diciendo.
Podría intentar cerrar su cliente de correo electrónico, apagar el timbre de su teléfono y cerrar la puerta de su oficina. Estas pocas acciones simples no solo reducen sus distracciones, sino que también hacen lo mismo para la persona que está escuchando y le permite saber que se está enfocando en ella.
Tómese el tiempo para concentrarse en la persona que está frente a usted. Probablemente tenga varios asuntos importantes que tratar que están en su mente. Sin embargo, puedes usar este tiempo para no pensar en ellos.
La persona que está escuchando cree que lo que tiene que decir es importante. Disminuya la velocidad y establezca un toma y daca que permita a ambas partes hablar y escuchar. Trate de no hacer juicios precipitados y espere pacientemente a que terminen de hablar. Estos son los primeros pasos que puede dar para convertirse en un oyente activo.
La escucha activa es el arte de escuchando para entender. Hay varias técnicas que puede utilizar para aumentar sus habilidades de escucha y retención. Mientras escucha, use indicaciones verbales para mantener el flujo de información. Mensajes como "¿En realidad? ¿Entonces que hiciste?" les da una oportunidad para explicar algo más.
Reformule y responda lo que la persona le está diciendo. Esta retroalimentación les permite saber que usted está escuchando y comprendiendo. Por ejemplo, "Así que la máquina estaba funcionando bien y Bob te dijo que si lo hacías de esta manera, la máquina funcionaría mejor. Entonces dejó de funcionar?" demuestra una comprensión de las circunstancias que, según un empleado, provocaron la avería de una pieza del equipo.
Por lo general, para obtener más información de alguien, debe poder hacer preguntas diseñadas para solicitar la información correcta. La persona con la que está hablando puede estar demasiado emocionada para escucharlo mientras trata de averiguar qué está pasando, por lo que sus preguntas generalmente deberán ser claras y concisas.
El lenguaje corporal es otro indicador de escuchar. Debe asegurarse de que su lenguaje corporal no sugiera nada más que apertura e interés. Puedes hacerlo reflejando las posturas de la otra persona o inclinándote para concentrarte.
Haz las preguntas correctas
Para obtener la información que necesita para comprender a alguien, tendrá que ser capaz de hacer las preguntas correctas mientras presenta una mente abierta. Relaja tu cuerpo, descruza los brazos y escucha las oportunidades para hacer preguntas.
Por lo general, hay pistas dadas por personas que deberían alertarlo sobre las preguntas que debe hacer. Escuche las palabras clave y las frases que lo ayudarán a descubrir qué preguntas revelarán la información que necesita.
Considere el caso de un empleado que no se ha reunido objetivos y es generalmente infeliz en el trabajo. Si no hace las preguntas correctas, es posible que nunca llegue a la raíz del problema, que puede no ser fácilmente identificable.
Si la persona estaba motivada al momento de la contratación y se desempeñó bien hasta hace unas semanas, es posible que haya desarrollado algunos problemas personales, que el trabajo ya no la desafíe o que tenga problemas con un compañero de trabajo.
No confíe en las reuniones para obtener información
Las reuniones son uno de los peores escenarios para la comunicación entre las partes. Las personas no dirán lo que piensan y usted no podrá descubrir la verdad en la mayoría de las situaciones. La mayoría de las personas entran a las reuniones con las defensas levantadas automáticamente.
Las reuniones pueden ser beneficiosas para sesiones informativas rápidas o comunicaciones informativas directas en las que todos los presentes estén interesados. Sin embargo, no hay necesidad de reunir a todos si no todos tienen interés en los temas, o si no está bien planificado y organizado.
Para comunicaciones más efectivas, elija un entorno que tenga más probabilidades de evitar que las personas pongan una barrera personal. Los entornos uno a uno o una reunión bien planificada con solo las personas involucradas tienden a funcionar bien, ya que esto mantiene el enfoque solo en los problemas que tratan.
Combinar métodos de comunicación
La comunicación cara a cara o de voz a voz es excelente para eliminar la confusión que a menudo viene con un correo electrónico. Dirigir por correo electrónico nunca es una buena práctica porque elimina el enfoque agradable que puede tomar al hablar con alguien, y los correos electrónicos rara vez son tan claros para la audiencia como lo son para el remitente.
Las videollamadas son una forma maravillosa de comunicarse porque puede ver a la persona con la que está hablando y compartir documentos mientras se trabaja para comprender entre sí. Las interacciones visuales son importantes porque damos pistas cuando hablamos que pueden ayudar a las personas a comprender el punto que se está expresando.
Si la mayor parte de su comunicación tiene lugar en situaciones que no sean cara a cara, puede crear un resumen videos o presentaciones que describen lo que se discutió, cuáles son los próximos pasos y quién es responsable de qué.
Sea receptivo
La comunicación es uno de los mejores métodos para resolver conflictos o disputas. Como propietario de un negocio, una de las peores cosas que puede hacer cuando se enfrenta a un conflicto, disputa o queja es ignorarlo. Debe haber una respuesta emitida de inmediato, incluso si es solo una breve declaración de que investigará el problema.
Cuando las personas que se comunican con usted sienten que su problema es importante para usted y reciben comentarios sobre sus inquietudes, es más probable que mantenga contentos a los clientes y empleados.
Utilice los comentarios que recibe
Si ya se está comunicando con sus clientes, empleados y compañeros de trabajo, probablemente recibirá comentarios con regularidad. Puede que no lo esté solicitando, pero un oyente activo puede encontrar información en todas partes.
Escuchar a todas las personas con las que entra en contacto es una mina de oro de información útil sobre la forma en que los clientes y clientes potenciales perciben su negocio, productos y servicios.
Para realizar cambios positivos en la comunicación, debe utilizar la información que recopila para mejorar sus procesos. Cree un proceso para recopilar los comentarios que recibe en un solo lugar, luego reserve tiempo a intervalos regulares para analizarlos y crear un plan para implementar y realizar un seguimiento de las mejoras.
En última instancia, la comunicación efectiva puede ser una de las habilidades más importantes que utiliza en su negocio. Si sus habilidades de comunicación pueden necesitar algunos ajustes, tómese el tiempo para analizar cómo se comunica. Luego trate de concentrarse en las formas en que puede mejorar sus habilidades con el tiempo. Es posible que se sorprenda de lo mucho que el simple hecho de escuchar puede cambiar sus relaciones con el personal, los clientes, los colegas y la familia.
