Cómo optimizar la productividad mientras se trabaja desde casa

La pandemia de coronavirus ha obligado a millones de personas en todo el mundo a hacer el cambio al trabajo remoto. En el proceso, han tenido que lidiar con una nueva serie de desafíos, como adaptarse a trabajar fuera del ambiente de oficina y encontrar el equilibrio entre el trabajo y la vida, ya que las líneas entre sus trabajos, el hogar y la vida familiar se han borroso.

A pesar de estos desafíos, los estudios han demostrado que la mayoría de los trabajadores remotos han sido igualmente, si no más, productiva durante la pandemia, gracias en parte a menos distracciones, menos desplazamientos y más libertad.

Y como trabajo remoto a largo plazo y la flexibilidad laboral se vuelven más deseables para los empleados y viables para los empleadores, es importante que continúe motivado, se mantenga productivo de manera constante y evite problemas de salud mental y agotamiento mientras trabaja desde casa.

Aquí hay siete consejos para ayudarlo a optimizar su productividad y beneficiar potencialmente su salud y su carrera mientras trabaja de forma remota.

1. Establezca una rutina que permita la flexibilidad entre el trabajo y la vida

Cuando trabaja desde casa, una rutina constante garantizar la productividad y cree cierta separación que pueda ayudarlo a evitar las consecuencias del agotamiento en la salud, el trabajo y la familia.

Puede comenzar por tener una conversación con su gerente para determinar si planea pedirles a los empleados que trabajen horas principales para la coordinación y la comunicación. Esto le dará orientación sobre las horas que necesita programar para trabajar. Por ejemplo, después de discutir el problema con su gerente, ambos pueden acordar que deben estar disponibles para trabajar y mantener correspondencia con su equipo durante al menos cuatro horas cada día.

A continuación, considere su situación familiar y hágase algunas preguntas:

• ¿Tiene hijos que necesitan comenzar la escuela en línea o en persona en un momento en particular?
• ¿Tiene una pareja o cónyuge en su hogar que pueda compartir las responsabilidades del cuidado de los niños?
• ¿Hay otros factores que afectan el tiempo que pasa en el trabajo, como el cuidado de personas mayores o llevar a sus hijos a la escuela o a la guardería?

Una vez que hayas respondido estas preguntas, establece un horario óptimo que te permita ocuparte de tu vida y tu trabajo simultáneamente. Si es una persona madrugadora, tal vez su jornada laboral comience a las 5 a. m. y tenga un par de horas sólidas para trabajar antes de que su familia se despierte. Alternativamente, una persona nocturna podría trabajar productivamente hasta la medianoche. Puede acercarse a un horario flexible de muchas maneras.

2. Optimice su espacio de trabajo para la comodidad

Establece un espacio físico que te permita concentrarte y concentrarte en tus funciones laborales. Según las circunstancias de su vida, este espacio de trabajo puede consistir en una computadora portátil, un escritorio y una silla para la sala familiar. O descubre que puede optimizar la productividad trabajando en un rincón de su dormitorio o sótano, o en un oficina real si tienes una habitación extra. Muchas personas también prosperan trabajando en la cocina o en la mesa del comedor. El mejor lugar para establecer su “oficina” es donde se sienta más cómodo trabajando.

Para mayor comodidad y productividad, también debes resistir la tentación de montar una oficina tradicional. ¿Cuántos archivadores o espacios de almacenamiento de trabajo necesita realmente? Con los avances tecnológicos, la mayoría de las personas cuyos trabajos les permiten trabajar desde casa necesitan poco más que una computadora portátil o de escritorio, una impresora, tal vez auriculares con cancelación de ruido y un cómodo silla.

3. Establecer tiempo y límites para la interacción

Establezca límites en el espacio y la interacción con otras personas en su hogar, como sus hijos, parejas, cónyuges o padres. Si bien es posible que no necesite necesariamente mantener el horario normal de oficina en este momento, encontrará momentos en los que necesita concentrarse sin interrupción. Podría considerar establecer bloques de tiempo para cuando los miembros de su familia o los miembros de su hogar acuerden no interrumpir su trabajo. También puede rotar bloques de tiempo disponible con otros adultos en su hogar.

Si su pareja o cónyuge se va de casa para ir a un lugar de trabajo real, es posible que desee considerar permitirle otro adulto, preferiblemente un familiar o amigo de confianza que esté libre de virus, para que te ayude.

4. Use métodos para mejorar la productividad trabajando desde casa

Si pasa mañanas enteras leyendo innumerables correos electrónicos y logrando poco más, es hora de que reconozca la importancia de emplear algunos métodos estándar para optimizar su productividad. Cuando trabaja desde casa con un horario flexible, estos métodos pueden ayudarlo a optimizar su flujo de trabajo y darle una sensación de logro.

• Crear elementos de acción: Al final de cada día, escriba de tres a cinco elementos clave que desee lograr al día siguiente. Seleccione el elemento más importante y colóquelo donde lo verá por primera vez al día siguiente.
• Enfócate en la tarea más importante: Realiza tu tarea más importante primero. Si no puede realizar ninguna otra tarea en un día, al menos se habrá ocupado del elemento de mayor prioridad. Tenga en cuenta que si alguien realmente lo necesita, se comunicará con usted, así que no se preocupe demasiado por otros elementos urgentes que le esperan en el correo electrónico.
• Hacer uso de carpetas y bandejas de entrada: Use carpetas, etiquetas y varias direcciones de correo electrónico para organizar su bandeja de entrada. Lo ideal es que todas las publicaciones que quieras leer “algún día” vayan a una carpeta. Los correos electrónicos de compras y otras ofertas nunca deben saturar su correo electrónico principal. Resérvelo solo para correo electrónico de trabajo y comunicación familiar cercana. Si bien puede tomar tiempo configurar un sistema de archivo de correo electrónico, ciertamente puede ser beneficioso cuando lo hace.

5. Presta atención a tus necesidades físicas

En los días que necesite dedicarse principalmente al trabajo, asegúrese de reservar tiempo para respirar profundamente y relajarse. Las personas tienden a desdibujar las líneas entre el trabajo y el hogar cuando trabajan de forma remota. La cena con la familia es importante. También lo es el tiempo de la tarde si ha trabajado todo el día. Es posible que desee programar una cena familiar a las 7 p.m. cada día.

Su salud física también es importante. Nunca optimizarás la productividad, evitar el agotamientoy experimente los beneficios de trabajar desde casa si no se siente bien. Aquí hay algunas formas esenciales de mantenerse al día con su bienestar.

• Coma comidas regulares y programe un tiempo de ejercicio estándar cada día.
• Haga el esfuerzo de hacerse las pruebas de salud necesarias y reserve tiempo para las citas de telesalud con sus profesionales de atención médica.
• Salga a caminar, ande en bicicleta o practique esquí de fondo. El ejercicio regular y el aire fresco ayudan a su salud mental y energía física; ambos son importantes para optimizar la productividad.

6. Comuníquese regularmente con sus compañeros de trabajo

Un estudio realizado por la consultora de recursos humanos Mercer sobre cómo las empresas se están adaptando al entorno laboral de COVID-19 encontró que casi el 37% de las empresas dijeron que los empleados estaban experimentando problemas de salud mental por el aislamiento social y la ansiedad económica.

Hablando regularmente con colegas y practicando actividades de trabajo en equipo que acercan a las personas se vuelven de vital importancia cuando todos trabajan de forma remota. Por ejemplo, considere compartir fotos con colegas de la diversión que ha tenido con miembros de la familia cuando ha adoptado la flexibilidad que ofrece trabajar desde casa. Actividades como esta pueden ayudar a elevar la moral de forma remota y animar a otros miembros del equipo a hacer lo mismo. Al hacer un esfuerzo por mantenerse en contacto, puede ayudar a mantener una sensación de normalidad y productividad normal.

Si comienza a sentirse solo, considere establecer un grupo de apoyo remoto semanal de amigos y colegas que también están trabajando desde casa. Haga planes para reunirse periódicamente por videoconferencia y comparta las formas creativas en que se ha adaptado a la nueva situación.

En términos de comunicación regular relacionada con el trabajo, celebrar una reunión de Zoom tiende a ser la opción alternativa. Sin embargo, es necesario que te preguntes habitualmente: "¿Mi equipo realmente necesito una reunión?”

7. Tecnología de actualización

Querrá asegurarse de que sus programas y plataformas estén constantemente actualizados a las últimas versiones y que su hardware, teléfono inteligente y otra tecnología son todos adaptables, actualizados y funcionales para admitir el trabajo remoto.