Para clasificar a un empleado como asalariado exento, es decir, exento de las reglas de la Ley de Normas Laborales Justas, incluidas las horas extra, debe cumplir con numerosas condiciones. Las funciones reales que lleva a cabo un empleado deben estar dentro de una de las categorías de exención, como ventas externas, administración o una exención administrativa.
Pero, una descripción de trabajo adecuada no es lo único que se requiere para que un empleado esté exento de pagos de horas extras: el empleado debe recibir el mismo cheque de pago en cada período de pago.
Esto significa que ya sea que un empleado trabaje cinco horas o 55 horas a la semana, el cheque de pago es el mismo. Los gerentes no pueden deducir el pago de un empleado exento cuando almuerza mucho o llega tarde al trabajo.
Pero, el empleado no tiene derecho a un centavo más en el cheque de pago por trabajar 80 horas a la semana para cumplir con una fecha límite. (Sin embargo, las empresas ciertamente pueden otorgar bonificaciones a los empleados, y en situaciones que involucran fechas límite cercanas o tomar el relevo de un empleado que se va, se recomiendan las bonificaciones y otros reconocimientos).
Esta regla es dura y rápida. Una vez que comience a deducir del cheque de pago de un empleado exento, acaba de convertirlo en no exento. Ahora son elegibles para el pago de horas extras hacia adelante y hacia atrás. Este no es un error que quieras cometer.
Pero, ¿alguna vez puede deducir el pago del cheque de pago de un empleado exento? Existen algunas veces. Aquí hay cinco ocasiones en las que puede deducir el pago del cheque de pago de un empleado exento.
1. Primera y última semana
Solo tiene que pagar a los empleados por los días trabajados en su primera y última semana. Si sus períodos de pago son de lunes a domingo, con un fin de semana de dos días, y su empleado comienza el miércoles, solo tiene que pagarle los miércoles, jueves y viernes. Asimismo, si su último día de trabajo es el miércoles, solo debe pagar el lunes, el martes y el miércoles.
De lo contrario, si un empleado trabaja una semana parcial, por cualquier motivo, aún debe pagar la semana completa, a menos que califique bajo otra deducción permitida.
2. Deducciones ordenadas por un tribunal
Estas no son deducciones reales: el empleado sigue ganando la misma cantidad de dinero; es solo que su cheque de pago es más pequeño. Si ella está bajo una orden judicial de manutención infantil, pensión alimenticia o para pagar deudas, puede (y debe) deducir lo que exige la ley y entregar ese dinero a donde lo ordenen los tribunales.
Con frecuencia, con estas deducciones ordenadas por la corte, los empleados no están contentos con lo que les está haciendo. Asegúrese de dejar dolorosamente claro a su empleado que solo está siguiendo la ley y debe hacer lo que ordenó la corte. Recuerde, en realidad no le está quitando el sueldo; solo estás pagando algunas de sus cuentas automáticamente.
3. Un día libre completo (vacaciones)
Si su empleado ha utilizado todo su tiempo de vacaciones y quiere tomarse un día libre, es posible que se lo tome. No tendrá que pagarle ese día si el tiempo libre es para un día libre no relacionado con una enfermedad. Es el equivalente a un día de vacaciones, no un día de enfermedad.
Naturalmente, si permite o no este día libre no remunerado, depende de usted. Si otorga el día (o días) libres no remunerados, recuérdele a su empleado que no debe hacer ningún trabajo en esos días libres. Hacer hasta 15 minutos de trabajo puede desencadenar la regla de tocar la pared. Debido a que a los empleados exentos se les paga lo mismo, independientemente de la cantidad de horas que trabajen, hacer 15 minutos de trabajo significa que se les paga por todo el día.
Si no confía en que su empleado se abstendrá de responder correos electrónicos, atender llamadas telefónicas o hacer unos minutos de trabajo en ese proyecto para la próxima semana, mantenga su computadora portátil en la oficina y apague sus correos electrónicos por el tiempo en pregunta.
4. Un día libre completo (otro)
Según la División de Horas y Salarios del Departamento de Trabajo de EE. UU., solo se puede deducir un día libre completo por motivos distintos a una enfermedad si no solo tiene un “plan, política o práctica de buena fe para proporcionar una compensación por el salario perdido debido a una enfermedad; para compensar las cantidades que reciben los empleados como honorarios de jurado o testigos, o por pago militar; por sanciones impuestas de buena fe por infracciones a las normas de seguridad de gran trascendencia; o por suspensiones disciplinarias no pagadas de uno o más días completos impuestas de buena fe por infracciones a las reglas de conducta en el lugar de trabajo”.
En otras palabras, no puede simplemente decidir sobre la marcha descontar el pago de un empleado exento cuando ha suspendido a un empleado por una infracción de la regla.
Debe tener un plan establecido que detalle las condiciones bajo las cuales no pagará a los empleados exentos. De lo contrario, es una deducción ilegal si desconta el pago de un empleado exento y el empleado ha trabajado durante una semana, acaba de anular la exención.
5. FMLA
Si tiene un empleado que está fuera por varias semanas bajo FMLA, es bastante obvio que no tiene que pagarle al empleado exento durante ese tiempo. Se fue por días completos, y es parte de un plan de buena fe. Pero, ¿qué pasa con la FMLA intermitente?
Es entonces cuando se aprueba que un empleado se tome algunas horas libres a la vez para tratar problemas médicos, ya sea por sus propios problemas o los de un familiar calificado. La Ley de licencia médica familiar le permite específicamente deducir el pago del empleado exento cuando usan FMLA.
Por lo tanto, si su empleado necesita tomarse dos tardes libres a la semana para someterse a diálisis, no tiene que pagarle por ese tiempo.
Sin embargo, he aquí una advertencia sobre esta deducción. Debido a que a los empleados exentos se les paga por el trabajo y no por hora, si su empleado todavía trabaja 40 horas completas y usted está descontando medio día de paga cada semana cuando van a su cita médica, legalmente tienes razón, pero moral y éticamente equivocado.
Regla general sobre el descuento del pago de un empleado exento
Como regla general, recuerde no deducir nada del salario de un empleado exento. Si el empleado se toma algunas horas libres durante la mitad del día, llega tarde o se va temprano, puede deducirlo de su banco PTO, pero tenga cuidado al hacerlo. Si el empleado es un buen empleado que hace su trabajo, no lo castigue por la eficiencia con la que utiliza su tiempo.
Si decide que desea tener la posibilidad de deducir el pago por ese tiempo libre, recuerde que siempre es legal pagar a las personas por hora. Sin embargo, si sigue ese camino, su empleado ahora es elegible para pagos de horas extras, independientemente de si cumple con los demás requisitos para la exención. Por lo tanto, su deseo de ahorrar unos cuantos dólares porque ella toma almuerzos largos se verá superado por el enorme pago de horas extras que recibirá durante la temporada alta.
Es muy importante recordar que los empleados exentos son contratados para hacer el trabajo, no para trabajar horas específicas. Trátelos como profesionales responsables y lo más probable es que al final todo se equilibre.
