Necesita una política de tiempo libre pagado (PTO) en su organización para que los empleados entiendan sus reglas y expectativas sobre la cantidad de tiempo que deben pasar en el trabajo. La política asegura que se minimicen los malentendidos sobre la cantidad y el tipo de PTO.
La política de PTO también garantiza que, como empleador, tenga un marco publicado que le brinde orientación para tomar decisiones que aseguren el trato justo y equitativo de los empleados. Ambos objetivos son una victoria tanto para los empleadores como para los empleados.
A continuación se muestra la política de PTO de muestra.
Propósito del tiempo libre pagado
El propósito del tiempo libre pagado es proporcionar a los empleados un tiempo libre pagado flexible del trabajo que se puede utilizar para necesidades tales como vacaciones, enfermedad personal o familiar, citas médicas, escuela, voluntariado y otras actividades propias del empleado elección. El objetivo de la empresa es reducir ausencias no programadas y la necesidad de supervisión.
Los días de PTO que acumule, a partir del (fecha) reemplazan todos los días de vacaciones, licencia por enfermedad y días hábiles personales que se le hayan asignado según las políticas anteriores. El tiempo de vacaciones que acumuló en el pasado se trasladará, en exceso de la política de PTO, según las pautas de la compañía en ese momento.
Directrices para el uso de la toma de fuerza
Cada empleado de tiempo completo acumulará PTO quincenalmente en incrementos por hora en función de su tiempo de servicio, como se define a continuación. El PTO se agrega al banco de PTO del empleado cuando se emite el cheque de pago quincenal. El PTO tomado se restará del banco de tiempo acumulado del empleado en incrementos de una hora.
Los empleados temporales, los empleados por contrato y los pasantes no son elegibles para acumular PTO.
La elegibilidad para acumular PTO depende de que el empleado trabaje o utilice el PTO acumulado durante todo el período de pago quincenal. El PTO no se gana en los períodos de pago durante los cuales se toman licencias sin goce de sueldo, licencias por incapacidad a corto o largo plazo o licencias por compensación laboral.
Los empleados pueden usar el tiempo de su banco de PTO en incrementos de horas. El tiempo que no está cubierto por la política de PTO, y para el cual las pautas y políticas separadas existen, incluyen vacaciones pagadas por la compañía, tiempo libre por duelo, servicio de jurado requerido y servicio militar dejar.
Para tomar PTO se requieren dos días de aviso al supervisor y Recursos Humanos, a menos que el PTO se use para emergencias o enfermedades legítimas e inesperadas. (Use el formulario de tiempo libre pagado para solicitar PTO). En todos los casos, el PTO debe ser aprobado por adelantado por el supervisor del empleado.
Su empresa agradece la mayor cantidad de aviso posible cuando sabe que va a faltar al trabajo por una ausencia programada.
Excepciones de tiempo libre pagado
- A los empleados que pierdan más de tres días consecutivos no programados se les puede solicitar que presenten un permiso médico al departamento de Recursos Humanos que les permita regresar al trabajo.
- El PTO tomado en exceso del PTO acumulado puede resultar en una acción disciplinaria progresiva hasta e incluyendo la terminación del empleo. Este tiempo libre no será remunerado. La única excepción posible a esta política debe ser concedida por el presidente de la empresa.
- El PTO acumulado antes del inicio de una licencia sin goce de sueldo solicitada y aprobada debe utilizarse para cubrir las horas perdidas antes del inicio de la licencia sin goce de sueldo.
- Según la política de la ley de licencia médica y familiar (FMLA) de la compañía, todo el tiempo de PTO acumulado se toma antes del comienzo del tiempo de FMLA no remunerado.
- Las ausencias no programadas, debido a enfermedades de cuatro horas o más, que resulten en días consecutivos de ausencia del trabajo, se consideran un incidente de ausencia en relación con una posible acción disciplinaria.
Definición de acción disciplinaria progresiva
Acción disciplinaria progresiva en relación con los incidentes de ausentismo se administra en un calendario móvil de 12 meses de la siguiente manera:
- De uno a tres incidentes: Sin acción disciplinaria. Entrenamiento de supervisión
- Cuarto incidente: advertencia verbal con una sesión de entrenamiento documentada
- Quinto incidente: Amonestación escrita en expediente del trabajador
- Sexto incidente: terminación de empleo
Posible Acción Disciplinaria Adicional
- Un empleado que reciba una segunda advertencia por escrito en un período de 24 meses consecutivos tendrá su empleo terminado.
- Un empleado que haya usado todos sus beneficios de FMLA y Discapacidad a Corto Plazo, y aún no pueda regresar al trabajo, perderá su empleo.
Renuncia voluntaria
- Se puede considerar que cualquier empleado que pierda dos días consecutivos de trabajo sin previo aviso a su supervisor ha renunciado voluntariamente a su trabajo.
Elegibilidad específica para PTO
El PTO se gana en el siguiente horario basado en una semana laboral de 40 horas. El PTO se prorratea según la cantidad de horas trabajadas en el horario regular de un empleado. (Gracias a Amy Casciotti de TechSmith Corporation por los números de muestra).
Años de servicio
- 1-2: 144 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 2,7693 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
- 3-4: 152 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 2,9231 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
- 5-6: 160 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 3.077 horas por cada semana completa de trabajo en un año calendario.
- 7-8: 168 horas laborales por año, ganadas a razón de 3,2308 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
- 9-10: 176 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 3,3847 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
- 11-12: 184 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 3,5385 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
- 13-14: 192 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 3,6924 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
- 15-16: 200 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 3,8462 horas por cada semana completa de trabajo en un año calendario.
- 17+: 208 horas de trabajo por año, ganadas a razón de 4.0 horas por cada semana laboral completa en un año calendario.
Cada empleado puede transferir 80 horas de PTO acumuladas a un nuevo año calendario. Los empleados son responsables de monitorear y tomar su PTO durante el transcurso de un año para que no pierdan el tiempo acumulado cuando termine el año calendario en curso. (El PTO está sujeto a la aprobación del supervisor y no todos los empleados pueden tomar tiempo acumulado en diciembre; la empresa debe continuar sirviendo a los clientes.)
Si circunstancias atenuantes del negocio impidieron que el empleado tomara el PTO programado, este PTO se puede llevar a cabo asumir y tomar en la primera mitad del próximo año calendario con la aprobación del jefe de departamento y Human Recursos.
A los empleados se les paga por el PTO que han acumulado cuando finaliza el empleo. Si un empleado ha utilizado el tiempo de PTO que aún no se ha acumulado y el empleo finaliza, el PTO tomado se deduce del cheque de pago final. Empleados que dan aviso de dos semanas de terminación del empleo debe trabajar las dos semanas sin utilizar PTO.
Los empleados que sean recontratados recibirán crédito por el tiempo trabajado anteriormente y acumularán el PTO actual por el tiempo combinado.
