La gratitud es poderosa y una carta de agradecimiento enviada por correo sigue siendo una de las formas más útiles de expresarla a los donantes.
Una carta de agradecimiento expresa aprecio, sirve como recibo y ayuda a construir una relación más sólida con el donante. Enviar una carta de agradecimiento efectiva podría darle a su organización una ventaja en un mundo de competencias benéficas.
Por qué es importante una carta de agradecimiento
Las cartas de agradecimiento deben considerarse dentro del contexto de una plan de retención de donantes. Ese plan debe cubrir como mínimo:
- Cómo una organización benéfica solicita donaciones
- Envío de donantes en línea a una página de destino posterior a la donación adecuada
- Envío de un correo electrónico de agradecimiento inmediato a los donantes en línea
- Obtener una carta de agradecimiento en la puerta dentro de las 72 horas, ya sea que los donantes enviaron un cheque por correo o donaron en línea
Según el Informe de la Encuesta de Efectividad de Recaudación de Fondos 2019 de la organización de recaudación de fondos AFP, el promedio general la tasa de retención de donantes en 2018 fue solo del 43%, lo que significa que menos de la mitad de los donantes de 2017 regresaron para donar nuevamente en 2018.
Las organizaciones benéficas pierden dinero cuando los donantes no regresan. Obtienen fondos cuando pueden hacer que los donantes regresen. Es menos costoso conservar un donante que reclutarlo.
En un estudio realizado por el investigador de filantropía Adrian Sargeant, los donantes informaron que una de las principales razones por las que dejaron de donar es que no se les agradeció. En otro estudio de DonorVoice, una de las principales razones que dan los donantes para continuar donando es recibir un agradecimiento oportuno.
Qué incluir en una carta de agradecimiento a los donantes
Las cartas de agradecimiento son una gran parte de las estrategias de retención efectivas. Incluso en un mundo en línea, la gente todavía aprecia una carta enviada por correo. Estos son los requisitos para una carta de agradecimiento que funcione.
debe ser oportuno
Los expertos en recaudación de fondos recomiendan enviar una carta de agradecimiento, independientemente de si son donantes por primera vez o desde hace mucho tiempo, dentro de las 48 a 72 horas posteriores a la recepción de la donación. El momento puede variar, pero el donante aún debe recordar dar esa donación cuando recibe el agradecimiento. Un agradecimiento tres meses después servirá de poco.
debe ser preciso
¿Son correctos el nombre y la dirección del donante? ¿Ha usado el honorífico correcto, como Sra., Sra. o Sr.? ¿La ortografía y la gramática son correctas? ¿El formato hace que la carta sea fácil de leer? Cuando corresponda, use el nombre del donante en el saludo para una mayor personalización.
Debe permitir al donante visualizar el efecto de la donación
¿Ha incluido una historia sobre alguien o algún animal que se beneficiará del regalo? ¿O ha utilizado un testimonio de esa persona? Las personas se sienten más generosas cuando pueden visualizar personas en particular o un animal al que han ayudado.
Debe mostrar qué tan bien funcionan sus programas
Incluye un párrafo sobre tu misión y algunas estadísticas sobre tus resultados. Sin embargo, sé breve. La carta debe intentar llegar al corazón del donante más que a la cabeza. Incluya solo los datos numéricos suficientes para demostrar que cumple y hace lo que promete.
Debe usar "usted" con más frecuencia que "nosotros" o "yo".
Haz que el donante sea el héroe. Usa la frase "gracias a ti" con frecuencia. Escriba la carta sobre el donante y las personas a las que ayudan en lugar de sobre la organización. No es momento de presumir del dinero que recaudas o de los premios que has ganado. Se trata del donante y de lo que ha hecho posible.
Incluya el monto de la donación e información sobre impuestos
¿Es la cantidad total deducible de impuestos o solo una parte? El IRS estipula qué declaraciones legales deben incluirse. Esta información puede ir al final de la carta, aunque en el cuerpo debe mencionarse el importe. Por ejemplo, "Gracias por su donación de $200". Mencionar la cantidad inicialmente sirve como una confirmación de la cantidad y un recordatorio para el donante.
Debe estar firmado por una persona notable
Esa persona puede ser un miembro de la junta, el director ejecutivo, un voluntario o un beneficiario de la donación. Una persona de alto estatus es lógica para la mayoría de las cartas de agradecimiento. Pero algunas cartas de agradecimiento pueden ser de alguien que utiliza los servicios de su organización, como un estudiante que recibe una beca o la madre de un niño que se beneficia.
Incluye Posdata
Cuando las personas escanean una carta, leen el PS. Así que haz que ese último mensaje cuente. Repita una información vital y reitere su gratitud. Cuando corresponda, haga que la persona que firma la carta agregue una PD escrita a mano diciendo gracias nuevamente o haciendo referencia a algo personal.
No debe ser una carta modelo genérica
Idealmente, las cartas de agradecimiento no deben ser cartas genéricas, configuradas y luego olvidadas. No permita que sus agradecimientos se vuelvan rutinarios y aburridos. A menos que tenga una gran cantidad de donantes, su organización benéfica debe intentar que cada carta de agradecimiento sea única para que el donante sepa que la carta estaba destinada específicamente para ella.
Ejemplo de carta de agradecimiento
Si desea que los donantes den, una y otra vez, muéstreles su gratitud tomándose el tiempo para decir gracias de manera creativa y personalizando esas cartas y notas de agradecimiento.
Puede usar esta muestra como modelo para escribir cartas de agradecimiento a los donantes. Descarga la plantilla (compatible con Google Docs y Word Online), o lea la versión de texto a continuación.
3 cartas de agradecimiento que los donantes amarán
Carta de agradecimiento n.º 1 (versión de texto)
Estimada Débora,
Gracias a ti, Michael y su hermana, Janet, celebraron el noveno cumpleaños de Michael con pastel y globos en un lugar seguro y lleno de amor. Ya no tienen miedo y les encanta tener sus propias habitaciones.
Gracias por su reciente generosa donación de $100 a Children's Residential Services of Greater Boston. Su voluntad de ayudar a los niños desplazados en nuestra comunidad a sobrellevar las crisis en sus vidas marca la diferencia para niños como Michael y Janet.
Gracias a usted, hemos brindado a 250 niños solo este año un lugar para vivir, aprender y sentirse seguros.
Su donación ayudará a comprar computadoras nuevas para nuestros niños durante los próximos seis meses. Los niños están ansiosos por tener nuevas computadoras para hacer su tarea y comunicarse con amigos y familiares.
Las computadoras son parte de nuestra Campaña de Excelencia en el Servicio que hará que nuestro hogar sea aún más agradable para Michael, Janet y sus nuevos amigos. Usted y otras personas como usted nos han acercado a nuestra meta de $50,000 para esa campaña.
Nos encantaría darle un recorrido para conocer a algunos de los 15 miembros del personal y 50 niños con nosotros. Nos encanta presumir de nuestra cómoda casa, y los niños disfrutan conocer a los visitantes. Uno o dos podrían incluso mostrarle lo que pueden hacer con sus nuevas computadoras.
Janet Teebs, nuestra directora de desarrollo, siempre está disponible para programar una visita para usted o para responder cualquier pregunta que pueda tener. No dude en llamarla al 520-446-0912 o enviarle un correo electrónico a [email protected].
Nos encantaría mantenerlo informado con nuestros correos electrónicos y boletines. Puede registrarse en nuestro sitio, www.crc.org.
Una vez más, gracias por todo lo que hace por nuestros niños. Usted también es parte de sus vidas.
Atentamente,
malcolm wexter
Director ejecutivo
PD Dependemos de voluntarios para ayudarnos. Si desea compartir su tiempo, simplemente infórmele a Janet y ella le pedirá a nuestro coordinador de voluntarios que se comunique con usted. Tenemos introducciones frecuentes a nuestro trabajo para voluntarios. Estaremos encantados de verte allí.
Carta de agradecimiento n.º 2 (versión de texto)
Estimado James,
Primero, déjame decirte, ¡gracias!
Su reciente donación de $150 significa que comprende lo valioso que puede ser montar a caballo para un niño con problemas cognitivos o físicos.
Pero déjeme decirle lo que significan nuestros servicios en Therapeutic Riding of Atlanta para algunos de los niños que vienen a nuestras clases.
- Un niño pequeño con parálisis cerebral severa aprendió a sentarse erguido en su caballo. Su madre estaba muy orgullosa y dijo: "Nunca pensé que sería capaz de hacerlo tan bien. Si él puede hacer esto, ¿qué más puede hacer?".
- Una niña que nunca había dicho una palabra de repente le dijo "ve" a su caballo.
- Debido a que ganó confianza montando, una niña ya no tiene miedo de estar en los columpios del patio de recreo.
- Un niño que tenía problemas para caminar solo comenzó a hacerlo después de solo unas pocas veces en un caballo.
- Una niña pudo hablar más alto en su salón de clases porque se había vuelto más fuerte y su respiración mejoró al montar a caballo.
Aunque estas victorias pueden parecer pequeñas para la persona promedio, sabes que no lo son. Es por eso que diste, y por eso los niños a los que servimos y estamos llenos de gratitud por tu generosidad.
Los donantes como usted ayudan a que nuestra equitación terapéutica sea posible, se aseguran de que nuestros caballos estén bien alimentados, alojados y entrenados, y garantizamos que podemos ofrecer becas a niños y sus familias que, de otro modo, no podrían pagar estos beneficios que mejoran sus vidas actividades.
Queremos que tú también seas un miembro activo de nuestra comunidad. Visite nuestro sitio web en www.tra.org para suscribirse a nuestros correos electrónicos y boletines. Y esté atento a las invitaciones a nuestros eventos, como Horsin' Around, Hearts & Horses, y los recorridos especiales que ofrecemos durante todo el año.
Somos voluntarios intensos y nos encantaría que experimentaras la alegría de ayudar a un niño a montar a caballo. Simplemente indique su interés en nuestro sitio web o llame a la coordinadora de voluntarios, Sandy Converse, al xxx-xxxx. ¡Los voluntarios también pueden usar algunas camisetas geniales!
¡Una vez más, gracias! Nos encanta tu apoyo.
Mejor siempre,
lily anderson
Director ejecutivo
PD Como agradecimiento especial, lo agregaremos a nuestro exclusivo círculo de amigos y incluiremos su nombre en nuestro informe anual y nuestro boletín. Pase por nuestro rancho pronto para que podamos agradecerle en persona.
Carta de agradecimiento n.º 3 (versión de texto)
Estimados Frank y Louise,
Esta semana, gracias a su ayuda, mudamos a Tom y Francis, una pareja de ancianos, a un apartamento luminoso y bien amueblado en una comunidad dedicada a su salud y felicidad.
Ya no están aislados en un edificio alto de difícil acceso, Tom y Francis ahora tienen fácil acceso a los servicios que necesitan. Además, recibirán dos comidas al día y participarán en actividades saludables y divertidas que van desde clases de ejercicio hasta excursiones comunitarias.
Gracias por su atenta donación de $250 a la Agencia sobre el Envejecimiento del Condado de Wildthorne. Su donación asegurará que las personas mayores de nuestro condado, como Tom y Francis, prosperen.
Como saben, más del 30% de las personas mayores de nuestro condado viven con ingresos pequeños y fijos. La Agencia sobre el Envejecimiento proporciona comidas, subsidios de alquiler, asesoramiento, recreación y atención médica para muchos de ellos.
Gracias a ti, podemos seguir ayudando a las personas mayores en apuros. Las donaciones de personas solidarias como usted nos ayudan a compensar los recortes en los fondos de nuestro gobierno estatal y local.
A decir verdad, no podríamos hacer esto sin ti. Nosotros, y aquellos a quienes servimos, apreciamos sinceramente su generosidad.
Atentamente,
feliz panadero
Director de Desarrollo
PD Por favor llámeme en cualquier momento al xxxxx si tiene preguntas, si desea una actualización sobre lo que estamos haciendo o si desea ser voluntario en uno de nuestros sitios. Nos encantaría conocerte en persona para poder darte las gracias cara a cara.
