La gestión matricial se usa comúnmente en las organizaciones para compartir empleados y recursos entre funciones. En un sistema de gestión matricial, una persona tiene un jefe principal a quien reportar mientras trabaja para uno o más gerentes, generalmente en proyectos.
Existen diferentes tipos de estilos de gestión matricial y diferentes métodos para superar los desafíos que conllevan. Debe saber si es adecuado utilizar la gestión matricial y qué estilo debe emplear.
Donde Matrix Management tiene sentido
La gestión matricial es ideal para compartir talentos y habilidades entre departamentos. Es un sistema especialmente útil cuando se desarrollan nuevos productos: permite que personas de diferentes funciones dentro de una organización trabajen con un gerente de proyecto para crear algo nuevo y único. Esto le da al equipo la capacidad de aprovechar diversos conjuntos de habilidades de múltiples disciplinas, lo que fortalece al equipo del proyecto.
También es una excelente manera de reducir costos: un enfoque matricial para los proyectos suele ser menos costoso que establecer equipos de proyecto dedicados. La diversidad de los miembros del equipo hace que el equipo sea superior a muchos equipos puramente funcionales.
Donde Matrix Management no es ideal
Si bien hay muchos beneficios potenciales para este estilo flexible de estructura de equipo, hay algunas circunstancias en las que no es ideal. Éstas incluyen:
- Un proyecto que se prevé a largo plazo. Un equipo dedicado con una asignación permanente puede ser óptimo
- Situaciones en las que las habilidades de un empleado son de misión crítica para una función en particular. Compartir este individuo puede reducir la efectividad de esa función
Variedades de estilos de gestión Matrix
Los tipos de estilos de gestión matricial dependen del poder otorgado al director del proyecto que lidera la iniciativa multifuncional. Hay tres tipos de estilos de equipo de proyecto: equipos de matriz débil, de matriz equilibrada y de matriz fuerte.
El formato de matriz dura es similar a un equipo dedicado, donde los miembros del equipo tienen una línea clara de informes al gerente del proyecto. El director del proyecto es el director funcional hasta que finaliza el proyecto. Generalmente, la función a la que pertenece el miembro del equipo pierde a esa persona durante la duración del proyecto.
En la forma de matriz balanceada, los miembros del equipo informan tanto al gerente del proyecto como al gerente funcional. De esta forma, generalmente se espera que los miembros estén trabajando en el proyecto y en su función, manteniendo informados a ambos gerentes.
La forma débil de matriz generalmente significa que el gerente del proyecto debe comunicarse con los gerentes funcionales de cada miembro del equipo respectivo. Cada miembro informa a su gerente funcional sobre tareas en ambas funciones y el proyecto al que están asignados.
Desafíos con Matrix Management
Si bien hay muchos beneficios de un enfoque de gestión matricial, también existen desafíos. Algunos de estos incluyen:
- La posibilidad de que los participantes entren en conflicto entre varios gerentes y prioridades.
- Confusión de comunicación entre proyectos y funciones
- Pérdida de claridad sobre quién es responsable de Evaluación del desempeño
- No hay determinación sobre la responsabilidad del entrenamiento y el desarrollo profesional
- Reducción de la capacidad individual a medida que los participantes se estiran en demasiadas iniciativas
- Reducción de la eficacia entre los equipos funcionales que han estado trabajando juntos durante algún tiempo.
- Pérdida de aprendizaje organizacional y aprendizaje de equipo porque los individuos están involucrados solo por un corto período de tiempo.
Para reducir la confusión, los conflictos y la pérdida de claridad, las responsabilidades deben definirse en el acta de constitución del proyecto o ser acordadas por los gerentes involucrados.
Los miembros asignados a un proyecto deben ser examinados a fondo para garantizar que sean capaces de manejar el aumento en el volumen de trabajo. Se deben explorar diferentes formas de estilos de matriz para garantizar que se elija el adecuado para las capacidades de los miembros del equipo y la empresa.
La documentación debe ser exhaustiva y durante todo el proyecto para proteger las lecciones aprendidas y proporcionar información de evaluación para los miembros del equipo.
Claves del empleado para el éxito
Trabajar en un entorno matricial puede ser tanto gratificante como frustrante. Su exposición a diferentes iniciativas y colegas apoyará el aprendizaje y el desarrollo de relaciones. Sin embargo, es importante que un empleado que trabaje en una matriz comprenda el enfoque de su empresa para su evaluación y desarrollo. Algunas acciones que puede tomar como miembro del equipo de matriz son:
- Resuelva la identidad de su administrador principal de informes
- Aclare cómo se capturarán y reflejarán en su evaluación de desempeño los aportes de sus diversos gerentes de matriz
- Mantenga un diálogo regular con su gerente de informes para mantenerlos informados de su progreso y prioridades
- Identifique las prioridades en conflicto y negocie las discusiones entre los distintos gerentes para aclarar cualquier confusión.
- Tome la iniciativa de proponer o alentar a su gerente a cargo para que invierta en su desarrollo profesional a través de capacitación, educación y orientación.
- Obtenga el apoyo de sus gerentes de matriz para estos esfuerzos
- Documenta todo. Escribe una nota para ti mismo todos los días con respecto a las complicaciones y los éxitos. De esta forma, tienes documentación de tu desempeño y trabajo a lo largo del proyecto.
Hay ventajas y desventajas para cada estructura y enfoque de gestión. La gestión matricial no es ideal en todas las circunstancias y puede crear estrés para los participantes cuando las demandas superan el tiempo y los recursos disponibles.
La gestión matricial puede ofrecer acceso a conocimientos especializados de forma temporal y, al mismo tiempo, es más rentable que depender de equipos dedicados. Tener éxito con la gestión matricial requiere la participación activa y la comunicación de todas las partes.
