Una descripción resumida del plan (SPD) es un informe clave para las empresas que tienen planes de beneficios para empleados. Para comprender las reglas de las SPD, analizaremos los detalles sobre quién, qué, cuándo y cómo cumplir con los requisitos de información de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados de 1974 (ERISA).
¿Qué es el requisito de información de ERISA?
ERISA es un programa federal que protege a los empleados que tienen planes de beneficios establecidos por sus empleadores. Se cubren dos tipos de planes:
- Planes de jubilación
- Planes de salud y planes de prestaciones sociales adicionales
Para las empresas que tienen estos dos tipos de beneficios, ERISA establece estándares para los administradores de planes y les exige que protejan los planes de ahorro para la jubilación de los empleados contra la mala administración y el abuso. También establece estándares para la información dada a los empleados y beneficiarios.
Además de los planes de jubilación, los requisitos de ERISA se aplican a todo tipo de planes y beneficios de salud, incluidos los beneficios médicos, el seguro de vida y los planes de vacaciones.
Un requisito clave de ERISA es que los administradores del plan deben dar a los participantes del plan, por escrito, la información que necesitan saber sobre sus planes de jubilación y beneficios de salud. Aquí es donde entra el SPD.
Qué debe incluir una descripción resumida del plan
Un documento SPD proporciona información en lenguaje sencillo para los participantes del plan (empleados elegibles que están cubiertos por un beneficio o plan de jubilación) y sus beneficiarios sobre elementos clave como los beneficios de los empleados y cómo y cuándo serán proporcionó. Un SPD debe incluir específicamente:
- El nombre y tipo de plan.
- Requisitos de elegibilidad
- Una descripción de los beneficios y cuándo los participantes tienen derecho a esos beneficios.
- Una declaración sobre si el plan está cubierto por un seguro del Corporación de Garantía de Beneficios de Pensiones si el plan está cerrado (requerido para planes de retiro)
- La fuente de las contribuciones a los planes y cómo se calculan las contribuciones
- Las provisiones para la terminación del plan
- Procedimientos para reclamos de beneficios y cómo disputar reclamos denegados
- Una declaración de derechos disponibles para los participantes del plan bajo ERISA.
Cuándo emitir descripciones resumidas del plan
- debes dar Nuevos empleados la SPD más reciente dentro de los 90 días posteriores a la primera cobertura del plan.
- debes dar un beneficiario que actualmente recibe beneficios una copia de la SPD más reciente dentro de los 90 días posteriores a la recepción de los beneficios por primera vez.
- Debe dar el SPD a todos los participantes al menos cada cinco años si no se hicieron cambios o se cambió el plan. De lo contrario, debe entregar a los participantes una copia cada 10 años.
Descripción resumida del plan Qué hacer y qué no hacer
- Hacer hacerlo comprensible para el participante promedio del plan.
- Hacer use ejemplos e ilustraciones, referencias cruzadas claras y una tabla de contenido.
- No incluir información engañosa.
- No minimizar las excepciones, limitaciones u otras restricciones de los beneficios.
- No poner la información negativa en letra pequeña.
- No use jerga técnica u oraciones largas y complejas.
Otros formularios de información importante del plan
Cambios en el plan de beneficios. Si realiza cambios importantes en un plan de jubilación o de salud, debe proporcionar a los participantes un Resumen de modificaciones materiales. Debe ser comprensible y entregarse a los participantes y beneficiarios dentro de los 210 días posteriores al cierre del año del plan en el que se realizó la modificación.
Reporte anual. Todos los años, todos los planes cubiertos deben presentar un informe anual sobre Formulario 5500 o un formulario corto 5500-SF. Debe proporcionar a los participantes y beneficiarios un resumen de este informe anual dentro de los nueve meses posteriores al final del año del plan o dos meses posteriores a la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 5500.
Documentos del plan. Estos documentos incluyen el último SPD, el último Formulario 5500, acuerdos de fideicomiso y otros documentos para establecer u operar el plan. Debe entregar estos informes a los participantes dentro de los 30 días si recibe una solicitud por escrito. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. puede solicitar documentos del plan en cualquier momento y usted debe proporcionarlos.
Resumen de Beneficios y Cobertura (SBC). El SBC es un documento adicional que describe los beneficios y la cobertura de los planes de salud grupales. El documento SBC enumera preguntas importantes sobre el plan de salud con respuestas específicas y más información.
Debe entregar el SBC a los participantes con los materiales de inscripción cuando renueven la cobertura o si se vuelve a emitir. También debe entregar el SBC a los afiliados especiales junto con el SPD (90 días desde la inscripción). Finalmente, debe entregar el SBC y una copia del glosario (ver a continuación) dentro de los siete días posteriores a la solicitud.
Presentación electrónica de informes de planes de beneficios
La Administración de Seguridad de Beneficios para Empleados del Departamento de Trabajo tiene un sistema de archivo electrónico llamado EFAST2 para simplificar y agilizar la radicación del Formulario 5500. Deberá iniciar sesión y registrarse para usar el sistema. Puede utilizar proveedores aprobados por EFAST2 o el sitio web de IFILE.
La línea de fondo
Cada plan de beneficios es único y los requisitos pueden ser complicados. Antes de comenzar a escribir su SPD, consulte con el IRS o el Departamento de Trabajo para obtener más información o utilice el sitio web HealthCare.gov, que presenta una Glosario de Cobertura de Salud y Términos Médicos que puede resultarle útil. Además, considere trabajar con un especialista en beneficios calificado para asegurarse de que está realizando esta tarea correctamente.
