El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software o solución en línea para la entrada de datos, seguimiento de datos, y las necesidades de información de datos de las funciones de recursos humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de un negocio. Es útil para todos los procesos que desea rastrear y de los cuales espera recopilar datos útiles y útiles.
Normalmente empaquetado como una base de datos, cientos de empresas venden alguna forma de HRIS y cada HRIS tiene capacidades diferentes. Elija su HRIS cuidadosamente en función de las capacidades que necesita en su empresa. A medida que HRIS se ha vuelto cada vez más sofisticado, la elección entre los diversos sistemas se ha vuelto suficiente para prácticamente paralizar un departamento de recursos humanos.
Ver a una empresa de tecnología, donde existen expertos informáticos, pasar por tres sistemas HRIS diferentes en diez años antes de finalmente decidirse por su sistema actual, fue una educación en su complejidad. Sus capacidades en el trabajo y en uso rara vez estuvieron a la altura de la exageración de ventas que impulsó la elección. Esta es la razón por la que elegir un HRIS es una tarea importante para una empresa.
Consideraciones clave al analizar sus opciones de HRIS
La selección de un HRIS es una situación estresante ya que existen tantas opciones. Elegir las opciones que mejor se adapten a las necesidades de su empresa es un desafío. Navegar a través de la información proporcionada por cada sistema también es un desafío.
Los vendedores a menudo son vendedores a comisión que pueden decirle verbalmente que el sistema satisfará sus necesidades. Asegúrese de verificar esto con múltiples fuentes, incluidos clientes actuales, grupos de discusión en línea, LinkedIn, otros miembros de SHRM y reseñas de Google.
Estos son los otros factores a considerar al seleccionar su HRIS.
Número de empleados
Recuerde que incluso si su empresa tiene solo unas pocas personas hoy, puede tener el doble o incluso 10 veces más empleados en el futuro, así que elija un sistema que pueda crecer con su negocio.
Capacidades del sistema
Otro factor clave que debe considerar es que muchos HRIS pueden lograr solo una parte de lo que necesita la automatización para lograr. En estos casos, querrá asegurarse de que los componentes de cualquier complemento o sistema adicional funcionen juntos sin problemas. Una vez más, no confíe en la palabra del vendedor acerca de los sistemas que funcionan juntos. Haga su investigación para asegurarse de que lo hacen.
Entrenamiento y Soporte
Consulte también para ver qué tipos de capacitación y apoyo continuo están disponibles para su personal. También debe asegurarse de que las promesas del consultor de ventas sobre capacitación y seguimiento posterior a la compra estén escritas directamente en su contrato para comprar el HRIS. Y verifique con otras organizaciones para asegurarse de que la compañía seleccionada tenga un historial de apoyo continuo y útil. Muchos no.
Funcionalidad esperada de mejores opciones de HRIS
Por lo general, los mejores sistemas de información de recursos humanos (HRIS) proporcionan en general:
Gestión de toda la información de los empleados:
Los datos como nombres, títulos, direcciones y salarios son un comienzo básico. Historial de salarios y puestos, estructuras de informes, historiales de evaluación del desempeño y otra información crítica de los empleados.
Documentos relacionados con la empresa:
Esto incluye elementos tales como manuales de empleados, procedimientos de evacuación de emergenciay pautas de seguridad.
Administración de beneficios:
Usted querrá administración de beneficios incluyendo inscripción, cambios de estado y actualización de información personal. En un sistema ideal, puede permitir que los empleados busquen y revisen su propia información, incluido el seguimiento de vacaciones.
Integración completa con la nómina:
Esta integración incluirá también otros software financiero de la empresa y sistemas contables. Cuando estos están conectados, puede asegurarse de que los cheques de pago sean correctos. Nunca hay una desconexión entre cuál es la tasa de pago oficial y la información que tiene la nómina. Si los sistemas no se integran, es fácil actualizar un salario en un sistema y no en el otro.
Seguimiento de candidatos y gestión de currículums:
Cuando su sistema es perfecto, el reclutador puede hacer clic en un botón contratado y toda la información del el solicitante es transferido al empleado lado de las cosas. Esto ahorra mucho tiempo porque la entrada de datos y el papeleo prácticamente desaparecen.
Si un solicitante ingresa su propia información al presentar la solicitud, puede garantizar la precisión. Si la carta de oferta se genera a partir del mismo sistema que el sistema de nómina, el salario coincidirá perfectamente y no habrá malentendidos.
Planes de desarrollo del desempeño:
No es suficiente tener planes si están registrados en un sistema central, entonces pueden seguir fácilmente al empleado de un puesto a otro. El liderazgo senior puede ejecutar informes para ver dónde están las personas y qué planean sus gerentes individuales en términos de planificación de la sucesión para su futuro.
Acciones disciplinarias:
Es importante realizar un seguimiento de quién ha sido suspendido, degradado o se han tomado otras medidas negativas en su contra, incluso después de que el empleado abandone su organización. Cuando una empresa llama y pide referencia de ex empleado, es fácil para un administrador del departamento de recursos humanos buscar e informar si la persona es elegible para volver a contratarla o no.
Registros de entrenamiento:
Esto es especialmente crítico en una empresa donde se requieren certificaciones y licencias. En otras empresas, los registros de capacitación pueden no tener ese nivel de importancia, pero aún puede encontrar que tener la información es útil a medida que desarrolla a sus empleados, un factor clave que ellos quieren de trabajar.
En resumen, el HRIS que sirve de manera más efectiva a las empresas rastrea esta información:
- asistencia y uso de la toma de fuerza,
- aumentos de sueldo e historia,
- salarios, grados y puestos ocupados,
- planes de desarrollo del desempeño,
- formación recibida,
- acción disciplinaria recibió,
- información personal de los empleados y, ocasionalmente,
- gerencia y empleado clave planes de sucesión,
- identificación de empleados de alto potencial, y
- seguimiento de candidatos, entrevistas y selección.
Beneficios del HRIS correcto
Un HRIS efectivo proporciona información sobre casi todo lo que la empresa necesita para rastrear y analizar sobre sus empleados, ex empleados y solicitantes. Su empresa deberá seleccionar un Sistema de Información de Recursos Humanos y personalizarlo para satisfacer sus necesidades. Si su empresa está en vías de crecimiento, elija un sistema que pueda crecer con usted.
Es bastante económico implementar un HRIS básico, pero asegúrese de que lo que implemente satisfaga las necesidades reales de su empresa. ¿Quiere poder ejecutar informes de facturación? Publicar organigramas? ¿Permitir a los gerentes acceder electrónicamente a evaluaciones de desempeño anteriores? ¿Quiere que todo se tenga que hacer a través del departamento de RR.HH. o prefiere que los directores accedan e introduzcan la información ellos mismos?
Con un HRIS apropiado, el personal de Recursos Humanos permite a los empleados hacer sus propias actualizaciones de beneficios y cambios de dirección, por lo tanto liberar al personal de recursos humanos para funciones más estratégicas. Además, se facilitan los datos necesarios para la gestión de los empleados, el desarrollo del conocimiento, el crecimiento y desarrollo profesional y la igualdad de trato.
Finalmente, gerentes pueden acceder a la información que necesitan para respaldar legal, ética y eficazmente el éxito de sus empleados informantes. Pueden ejecutar sus propios informes e ingresar planes en el sistema para ayudar con la sucesión.
El Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) es un software o solución en línea para la entrada de datos, seguimiento de datos, y las necesidades de información de datos de las funciones de recursos humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de un negocio.
La línea de fondo
Normalmente empaquetado como una base de datos, cientos de empresas venden alguna forma de HRIS y cada HRIS tiene capacidades diferentes. Elija su HRIS cuidadosamente en función de las capacidades actuales y proyectadas que necesita en su empresa.
