Los gerentes de proyecto usan diagramas de Gantt como una herramienta muy útil para rastrear y coordinar todos los pequeños pasos que se dan en un gran proyecto. Los diagramas de Gantt pueden volverse abrumadores y desordenados rápidamente. Pueden resultar especialmente confusos para las personas que no saben cómo leerlos. Intente usar un gráfico de Gantt para explicar su progreso a un cliente o a un colega en otro departamento, y es posible que tenga un gran desafío en sus manos.
Este no es el único desafío que presentan los diagramas de Gantt. Los datos en un diagrama de Gantt generalmente requiere un software especial para ver, editar e imprimir, lo que casi siempre es un desafío. Además, a veces solo desea concentrarse en una pequeña parte de un proyecto sin sentirse abrumado por toda la información adicional para todo el proyecto.
Si bien los diagramas de Gantt son una gran solución para la gestión de proyectos, no son la única. Cuando necesite ver una muestra más pequeña de la información, o necesite presentar una versión simplificada, o parte de la información: en una situación en la que un diagrama de Gantt no sería práctico, un método alternativo puede ser adecuado la factura.
Listas de tareas
Todos en la comunidad empresarial deben estar familiarizados y cómodos con una lista básica de tareas pendientes. De hecho, estar organizado es uno de los Habilidades principales para un gerente de proyecto..
Una lista de tareas lleva la lista de tareas pendientes al siguiente nivel. Con una lista de tareas, puede agregar columnas adicionales para mostrar quién completará cada tarea, el estado de la tarea, las fechas de inicio y finalización, y la probabilidad de que la tarea se complete a tiempo. Incluso puede agregar casillas de verificación para que los miembros de su equipo verifiquen a medida que se completan los elementos.
hojas de calculo
Un gráfico simplificado en una hoja de cálculo es otra alternativa. Todavía puede enumerar las tareas a lo largo del lado izquierdo y aún puede sombrear las barras para mostrar su nivel de progreso y las fechas estimadas de inicio y finalización de las tareas.
Sin embargo, las hojas de cálculo pueden llevar mucho tiempo en su creación y su actualización, por lo que no querrá utilizarlas como su solución total de gestión de proyectos. Sin embargo, para un informe simple de una sola vez para un cliente o gerente, una hoja de cálculo simplificada puede diseñar visualmente el proyecto de una manera que sea
fácil de explicar y entender. También es una buena opción para seguir el progreso del proyecto.
Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo, o diagramas de red, muestran las tareas del proyecto en el orden en que deben completarse. Los diagramas de flujo pueden ser tan simples o complejos como desee. Por ejemplo, puede que desee o no incluir información como la fecha de inicio y finalización de cada paso, el número de identificación de la tarea o
La locación. Tenga en cuenta que agregar demasiada información puede dificultar la lectura de estos gráficos.
Si bien muchas personas encuentran que los diagramas de flujo son más fáciles de leer y comprender que los diagramas de Gantt, hacerlos puede ser una molestia. Además, a menudo son inapropiados para problemas grandes y complejos. Los diagramas de flujo son mejores para presentar proyectos simples con tareas que progresan naturalmente de uno a
el siguiente, pero no debe usarse como una herramienta a largo plazo o para proyectos demasiado complejos.
Tableros Kanban
¿Tu proyecto tiene una gran cantidad de pasos que no necesariamente deben realizarse en orden secuencial? ¿Tiene varias personas trabajando en el mismo proyecto o las tareas se actualizan con frecuencia? En ese caso, Kanban puede ofrecer la solución ideal para usted.
Con un tablero Kanban, cada tarea del proyecto se escribe en una nota adhesiva y se coloca en la columna correspondiente, como "pendiente", "en progreso" o "hecho." A medida que se completa cada tarea, la nota adhesiva correspondiente se mueve por el tablero hasta que todas las notas estén en la columna "hecho".
Este sistema organizativo es muy fácil de entender y modificar rápidamente, pero no es muy portátil, y deberá tener cuidado de que ninguna de las notas se caiga y se pierda.
Informes de estado
Los diagramas de Gantt son excelentes herramientas para realizar un seguimiento de sus proyectos, no necesariamente para comunicarlos. Si todo lo que necesita hacer es comunicar su progreso a un cliente, al patrocinador de su proyecto o a otros miembros del equipo, un informe de estado puede ser tu mejor opción. Además, muchos programas de software de administración de proyectos crearán informes de estado simplificados y fáciles de entender con solo unos pocos clics del mouse, lo que le ahorrará tiempo y energía valiosos.
Los diagramas de Gantt son muy prácticos para realizar un seguimiento de todas las tareas que forman parte de un proyecto grande, pero no lo son. siempre lo mejor para comunicar esta información a los demás, especialmente a aquellos que no están acostumbrados a leer a ellos.
Tienes varias alternativas más. Pruebe usted mismo una de estas cinco alternativas de diagramas de Gantt. Es posible que se sorprenda gratamente de cuánto tiempo puede ahorrar.
