Una política efectiva de Internet y correo electrónico que ayude a los empleados a comprender que se espera de ellos con respecto a cómo usan sus dispositivos para el trabajo es imprescindible para los empleadores y empleados. Desea dejar constancia para definir lo que los empleados pueden hacer a partir del trabajo proporcionado o dispositivos propiedad de los empleados que utilizan o involucran a sus empleados, su lugar de trabajo o su empresa.
Con casi el 80% de las personas en los EE. UU. que acceden a las redes sociales, la orientación sobre lo que los empleados pueden decir y compartir se ha vuelto más importante.A la mayoría de los empleados no les importan las pautas porque no quieren actuar de manera inapropiada o cruzar una línea sin darse cuenta. Entonces, el desarrollo de un política justa, comprensible y sensata junto con una formación exhaustiva debe ser una prioridad.
Considere usar esta política de correo electrónico y de Internet de muestra para proporcionar una guía clara a sus empleados sobre lo que constituye un uso apropiado de Internet y correo electrónico en el trabajo. Adáptelo para satisfacer las necesidades de su cultura y el entorno que desea proporcionar a los empleados en el trabajo. Para estar seguro de la legalidad en su área y en su industria, consulte a un abogado.
Ejemplo de política de Internet y correo electrónico para empleados
Correo de voz, correo electrónico y uso de Internet asignado a la computadora de un empleado o teléfono las extensiones son únicamente con el propósito de realizar negocios de la compañía. Algunas responsabilidades laborales en la empresa requieren acceso a Internet y el uso de software además del conjunto de productos de Microsoft Office.
Solo las personas debidamente autorizadas, para fines de la empresa, pueden usar Internet para acceder y descargar software adicional. Esta autorización generalmente es exclusiva para decisiones que el departamento de tecnología de la información (TI) toma en conjunto con recursos humanos.
Procedimiento de acceso al software
El software necesario además del conjunto de productos de Microsoft Office debe ser autorizado por su gerente y descargado por el departamento de TI. Si necesita acceso a software o sitios web que actualmente no están en la red de la empresa, hable con su gerente y consulte con el departamento de TI para explicar qué retornos espera recibir del producto.
Se considerarán todas las solicitudes razonables que no se consideren un riesgo de la red. El propósito de esta política no es restringir el acceso de los empleados a productos que lo harán más productivo. Más bien, el objetivo es minimizar el riesgo para la red de la organización.
Equipo propiedad de la empresa
Cualquier dispositivo o computadora, incluidos, entre otros, teléfonos de escritorio, teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles, Las computadoras de escritorio y los iPads que la empresa proporciona para su uso deben usarse solo para la empresa. negocio. Tenga en cuenta que la empresa es propietaria de los dispositivos y de la información contenida en estos dispositivos. Si deja la empresa por cualquier motivo, la empresa requerirá que devuelva el equipo en su último día de trabajo.
Puede utilizar dispositivos electrónicos personales que no estén conectados a la red de la empresa para acceder a cualquier sitio de Internet adecuado durante los descansos y el almuerzo.
Uso de Internet
El uso de Internet en el horario de la empresa o el uso de dispositivos propiedad de la empresa que están conectados a la red de la empresa está autorizado para realizar negocios de la empresa únicamente. Esto limita la posibilidad de violaciones de la seguridad de la información confidencial de la empresa.
El uso de Internet también crea la posibilidad de contaminación de nuestro sistema a través de virus o spyware. El spyware permite que personas no autorizadas ajenas a la empresa tengan acceso potencial a las contraseñas de la empresa y otra información confidencial.
La eliminación de dichos programas de la red de la empresa requiere que el personal de TI invierta tiempo y atención que se dedique mejor al progreso tecnológico. Por esta razón, y para asegurar el uso adecuado del tiempo de trabajo, solicitamos a los miembros del personal que limiten el uso de Internet.
Además, bajo ninguna circunstancia se podrán utilizar computadoras u otros equipos electrónicos propiedad de la empresa, incluidos los dispositivos que sean propiedad del empleado. utilizado en el tiempo de la empresa en el trabajo para obtener, ver o acceder a cualquier tipo de Internet pornográfico, inmoral, poco ético o no relacionado con el negocio. sitios Si lo hace, puede dar lugar a medidas disciplinarias de hasta e incluyendo terminación del empleo.
Medios de comunicación social
Su empleador entiende que parte de lo que hace en las redes sociales es un alcance que recluta nuevos empleados y mejora la marca de nuestra empresa. Muchos empleados incluso tienen responsabilidades en las redes sociales en sus descripciones de trabajo, incluidos los vendedores de redes sociales, el soporte técnico y los reclutadores.
Su empleador también comprende que la relación de nuestros empleados con un mundo en línea en el que usted pasa tiempo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, puede hacer que el tiempo de trabajo y el tiempo libre se difuminen. Le recomendamos encarecidamente que limite el uso de las redes sociales al contenido y la divulgación relacionados con el trabajo durante el horario laboral.
Además, tiene prohibido compartir cualquier información confidencial o protegida que pertenece o se trata de la empresa. Le recomendamos encarecidamente que no comparta información despectiva que coloque a su empresa o a sus compañeros de trabajo en una posición desfavorable.
Todos los empleados deben proteger la reputación y la marca de la empresa. Las vidas y acciones de sus compañeros de trabajo nunca deben compartirse en línea. Tenga en cuenta las preferencias de los compañeros de trabajo; por ejemplo, obtenga el permiso de los padres antes de usar el nombre de sus hijos en línea.
En la participación en las redes sociales desde dispositivos de trabajo o durante el horario laboral, el contenido de las redes sociales que discrimina cualquier clasificación protegida incluyendo edad, raza, color, religión, género, origen nacional, discapacidad o información genética está prohibido.
Es política de nuestra empresa incluir también la preferencia sexual, la identidad de género y el peso bajo la protección contra la discriminación. Cualquier empleado que participe en las redes sociales y viole esta política será tratado de acuerdo con la empresa. política de acoso.
Uso de correo electrónico en la empresa
El correo electrónico debe utilizarse únicamente para los negocios de la empresa. La información confidencial de la empresa no debe compartirse fuera de la empresa, sin autorización, en ningún momento. Tampoco debe realizar negocios personales utilizando la computadora o el correo electrónico de la empresa.
Tenga esto en cuenta, también, cuando considere reenviar correos electrónicos no comerciales a asociados, familiares o amigos. Los correos electrónicos no relacionados con el negocio desperdician el tiempo y la atención de la empresa.
Ver pornografía o enviar chistes o historias pornográficas por correo electrónico se considera Acoso sexual y se tratará de acuerdo con nuestra política de acoso sexual. El despido inmediato es la medida disciplinaria más frecuente que la empresa puede tomar en estos casos.
Correos electrónicos que discriminan
Se prohíbe cualquier contenido de correo electrónico que discrimine contra cualquiera de las clasificaciones protegidas mencionadas anteriormente. Cualquier empleado que envíe un correo electrónico que viole esta política será tratado de acuerdo con la política de acoso.
Estos correos electrónicos están prohibidos en la empresa. Enviar o reenviar correos electrónicos discriminatorios resultará en una acción disciplinaria que puede conducir a la terminación del empleo.
Correo electrónico del empleado de propiedad de la empresa
Tenga en cuenta que la empresa es propietaria de cualquier comunicación enviada por correo electrónico o que se almacena en el equipo de la empresa. La gerencia y otro personal autorizado tienen derecho a acceder a cualquier material en su correo electrónico o en la computadora de su empresa en cualquier momento. No considere su comunicación, almacenamiento o acceso electrónico como privado si se crea o almacena en sistemas de trabajo.
Si necesita información adicional sobre el significado de alguna de estas comunicaciones, comuníquese con su gerente o el personal de recursos humanos para obtener aclaraciones.
