Habilidades importantes para trabajos administrativos

El trabajo administrativo asegura que una oficina funcione sin problemas y de manera eficiente. Implica las tareas administrativas diarias de una oficina, como contestar teléfonos, programar citas, enviar faxes y archivar documentos.

Las habilidades administrativas y de oficina son útiles para casi cualquier persona que trabaje en una oficina. La mayoría de los empleados necesitan hacer al menos algún trabajo de oficina. Por lo tanto, estas habilidades son importantes independientemente de su título oficial de trabajo. Los empleados de oficina y las secretarias deben tener habilidades administrativas particularmente sólidas. Los empleados en estos puestos realizan la mayoría de las tareas diarias de una oficina.

Tipos de trabajos administrativos

Si bien algunas personas usan estos títulos de trabajo indistintamente, los empleados de oficina y las secretarias difieren de los asistentes administrativos. Los asistentes administrativos a menudo necesitan un título universitario y se les asignan más responsabilidades, incluida la dirección de proyectos y, a veces, la gestión de equipos.

Por el contrario, los oficinistas y secretarias generalmente no necesitan una educación extensa más allá de un título de escuela secundaria (aunque existen programas de educación superior que se enfocan en el trabajo de oficina y secretariado). Los empleados y secretarios administran las operaciones diarias de una oficina, pero generalmente no tienen responsabilidades administrativas.

Los oficinistas y secretarias trabajan en una variedad de industrias, incluidas las finanzas, los negocios, la medicina, el gobierno y el derecho. Algunas de estas posiciones requieren habilidades específicas. Sin embargo, hay habilidades básicas que son necesarias para casi todos los puestos de asistente administrativo y de oficina.

Las mejores habilidades administrativas

La siguiente lista describe las habilidades administrativas que los empleadores buscan en los candidatos para el empleo. Se incluye una lista detallada de las cinco habilidades administrativas más importantes, así como listas complementarias de habilidades administrativas relacionadas.

Atención a los detalles

El trabajo de oficina implica prestar atención a los detalles cotidianos de una oficina, cosas que otras personas podría pasar por alto, como responder y realizar un seguimiento de los correos electrónicos, realizar un seguimiento de las citas y revisar documentos. Como empleado o secretaria, es importante concentrarse en estos detalles y no dejar que nada se escape. Por ejemplo, se espera que los empleados revisen los documentos en busca de errores tipográficos o errores antes de enviarlos a las partes interesadas.

• Escucha activa
• Analítico
• Diligencia
• Identificando el riesgo
• Hacer arreglos de viaje
• Observación
• Organización
• Planificación
• Priorización
• resolución de problemas
• Razonamiento
• Mantenimiento de registros
• Programación de citas
• Gestión del tiempo
• Mecanografía

Comunicación

Los trabajadores administrativos deben tener sólidas habilidades de comunicación escrita y oral con sus superiores, colegas y clientes. Por lo general, contestarán teléfonos, escribirán memorandos, enviarán correos electrónicos y saludarán a clientes y clientes. Deben poder hablar y escribir con claridad y eficacia, y de una manera que sea fácil de entender. Los empleados y secretarias se comunican diariamente con muchas personalidades diferentes, por lo que saber cómo comunicarse efectivamente con los compañeros de trabajo significará la diferencia entre una carrera a largo plazo y una carrera a corto plazo uno.

• contestando telefonos
• Comunicación
• Correspondencia
• Servicio al Cliente
• delegar
• Correo electrónico
• Envío de fax
• Mostrador
• Habilidades lingüísticas
• Escuchando
• Comunicación oral
• Corrección de pruebas
• Trabajo en equipo
• Comunicación escrita

Habilidades computacionales

Hoy en día, las habilidades informáticas son fundamentales para cualquier trabajo de oficina. Los empleados y secretarios deben ser mecanógrafos rápidos y precisos. Por lo general, también se les solicita que ingresen algunos datos, por lo que deben estar familiarizados con Microsoft Excel y otro software de ingreso de datos. También deben estar familiarizados con otro software de Microsoft Office, como Word y PowerPoint. Cualquier habilidad informática adicional, como la capacidad de diseñar o editar páginas web, se consideraría una gran ventaja.

• Cuentas por pagar/por cobrar
• Entrada de datos
• Gestión de datos
• Visualización de datos
• fluidez de la base de datos
• Autoedición
• Calendarios digitales (Google, Outlook, etc.)
• comunicación por correo electrónico
• oficina de microsoft
• máquinas de oficina
• hojas de calculo
• Mecanografía
• Procesamiento de textos

aritmética

El trabajo de oficina implica la aritmética, que requiere habilidades matemáticas básicas para comprender la información numérica. Algunos empleados están a cargo, hasta cierto punto, de la teneduría de libros y/o la contabilidad de una empresa, entre otras funciones numéricas. Los empleados que pueden llevar a cabo estas funciones de manera rápida y eficiente prosperarán en estos roles. Si no eres un gran matemático, no te preocupes. Solo asegúrese de tener habilidades matemáticas básicas y pensamiento analítico.

• Contabilidad
• Exactitud
• Aritmética
• Cálculo
• Facturación
• Teneduría de libros
• presupuesto
• análisis de datos
• Estimacion
• Gastos
• Pensamiento lógico
• Organización de la información
• hojas de calculo
• Tecnología
• Comprender las tendencias
• Sopesar diferentes opciones

Organización

Los empleados y secretarias deben estar organizados porque son los encargados de asegurarse de que la oficina funcione sin problemas. Sus tareas incluirán realizar un seguimiento del horario del empleador, responder correos electrónicos y llamadas telefónicas y mantener archivos.

Tener fuertes habilidades organizativas le permitirá llevar a cabo estas tareas de manera efectiva. Será útil hacer un balance de las áreas en las que está organizado y en qué debe trabajar. Por ejemplo, escribir tareas y cosas para recordar en notas adhesivas es una forma de asegurarse de que no se pase nada por alto.

• Evaluación
• Colaboración
• Toma de decisiones
• Delegación
• entregando correo
• Documentando
• Eficiente
• Presentación
• Gestión
• multitarea
• Gestión de oficina
• Vigilancia
• Fotocopiar y compaginar
• Organización física
• Planificación
• priorizando
• Mantenimiento de registros
• Clasificación
• Gestión del tiempo

Resolución de problemas

Ser un gran solucionador de problemas es clave para llevar a cabo de manera efectiva las funciones administrativas y los problemas a medida que surgen. Según el alcance de su función, deberá resolver problemas con los clientes, entre colegas o fallas técnicas. Si lo hace de manera oportuna mientras mantiene la calma bajo presión, garantizará el mejor resultado en todo momento.

• Escucha activa
• Adaptabilidad
• analizando
• Comunicación
• Pensamiento creativo
• Pensamiento crítico
• Quejas de clientes
• Toma de decisiones
• delegar
• habilidades emocionales
• interpersonales
• Nivel de cabeza
• Resiliencia
• Gestión de riesgos
• Solución de problemas técnicos

Inventiva

Como empleado, ser capaz de adaptarse lo ayudará a prosperar en un entorno acelerado. Se espera que haga el trabajo en tiempos de cambio y que sea un recurso confiable para sus colegas. Hacerlo de manera efectiva requerirá una variedad de habilidades, desde multitarea y pensamiento crítico hasta una mentalidad abierta. Puede haber algunos casos en los que su jefe o un superior no pueda ayudarlo a solucionar el problema. Si tiene la capacidad de trabajar de forma independiente bajo presión, será un empleado destacado.

• perspicacia administrativa
• Pensamiento creativo
• Flexibilidad
• Manejo de consultas
• Independencia
• Supervisión del inventario de la oficina
• multitarea
• Mente abierta
• Persistencia
• Fotocopiar/escanear
• Proactivo
• resolución de problemas 
• Investigación
• Autodisciplina

Habilidades blandas importantes

Además de estas cinco habilidades administrativas principales, los mejores oficinistas también poseen habilidades blandas que a menudo son rasgos de personalidad innatos en lugar de competencias aprendidas.

Estos incluyen fuertes habilidades interpersonales, trabajo en equipo, flexibilidad, confiabilidad, adaptabilidad y creatividad. Son características esenciales para los gerentes de oficina, recepcionistas, asistentes personales, asistentes de oficina y asistentes ejecutivos.