Responder a una solicitud de verificación de referencia es un asunto complicado. El miedo a las represalias y las demandas impiden que muchos empleadores respondan. Estas recomendaciones lo ayudarán a responder razonablemente a las solicitudes de verificación de referencias mientras protegen los intereses legítimos de su empresa y sus empleados actuales. Vea qué hacer.
Siga la política de verificación de referencia establecida de su empresa
En primer lugar, muchas empresas solicitan que los gerentes envíen solicitudes de referencia por escrito a Recursos Humanos. Si el del gerente referencia es positiva, sin embargo, puede aceptar que el gerente proporcione una referencia verbal directamente a un empleador.
Cualquier cosa que se envíe en formato escrito debe provenir de Recursos Humanos, o el personal de RR.HH. debe revisar la respuesta para verificar la coherencia y proteger los mejores intereses de la empresa. Un formato común de verificación de referencias le pide que proporcione esta información sobre el ex empleado.
- Título del trabajo y, ocasionalmente, responsabilidades del trabajo.
- Salario final,
- Fechas de empleo,
- Proporciona una lista de verificación que le pide al empleador anterior que clasifique características tales como "trabajo en equipo" y "confiabilidad", y
- Pregunta si el ex empleado es elegible para ser recontratado por su organización.
Este papeleo es mejor dejarlo en manos de Recursos Humanos; al menos, pídale al personal de Recursos Humanos que revise cualquier respuesta escrita que pueda estar pensando en enviar. No responda preguntas que le pidan calificar numéricamente a un exempleado en cualquier aspecto de su trabajo o características laborales.
Las calificaciones numéricas no son comparables basado en cualquier significado compartido de la definición del término, ni está definido el significado de los números en una escala numérica en estos formularios. Por lo tanto, en el mejor de los casos, es una comunicación defectuosa. En el peor de los casos, puede perjudicar las perspectivas laborales de su antiguo empleado.
Asegúrese de que el empleado tenga una autorización firmada en el archivo
En segundo lugar, verifique que la firma del ex empleado, que autoriza la verificación de referencia, esté en el papeleo enviado por la empresa solicitante. Sin el permiso de concesión de la firma del ex empleado, no debe proporcionar ninguna información sobre el empleado.
Ocasionalmente, un empleado saliente dejará un formulario de permiso de verificación de referencia firmado en su archivo de empleo. Esto solo ocurrirá si el empleado no ha encontrado un nuevo trabajo, algo inusual para la mayoría de los empleados que dejan su empleo actual.
Responder a una solicitud de verificación de referencia con una referencia positiva
Si el gerente puede, con pocas reservas, recomendar al ex empleado, en consulta con el personal de recursos humanos, el gerente puede devolver la llamada al empleador que hizo la consulta. Al responder a una llamada telefónica, el gerente debe asegurarse de que la firma del empleado que autoriza la verificación de referencias esté archivada en Recursos Humanos antes de devolver la llamada telefónica.
Cuando un ex empleado era un buen empleado y dejó su empresa en buenos términos (quizás un cónyuge se mudó y la distancia no era conmutable), usted quiere dar asistencia al ex empleado para encontrar una nueva posición.
O quizás haya sido utilizado como referencia por un empleado que estuvo bajo su mando en algún momento, aunque no más recientemente. Si tiene comentarios positivos que hacer sobre el empleado, puede responder al empleador potencial con los comentarios positivos que puede aportar.
Preguntas de verificación de referencias que no desea tocar
Responda solo las preguntas con las que se sienta cómodo respondiendo si recibe una llamada telefónica o un documento de solicitud de referencia. Un gerente solo debe hablar de las áreas de las habilidades y experiencia del empleado sobre las cuales él o ella tiene conocimiento directo. Hay varias preguntas que un gerente no debe responder:
Pregunta de ejemplo:
Prediga si su antiguo empleado tendrá éxito en el puesto para el que está siendo considerado. (¿Alguien tiene una bola de cristal?) No es posible que pueda responder a esta pregunta. Incluso si la posición suena similar, no puede predecir los compañeros de trabajo, la cultura del empleador, su relación con los clientes o la miríada de factores que ayudan a que un empleado tenga éxito, o no.
Buena respuesta:
Cuando el empleado trabajaba para mí, en su puesto en mi empresa, él o ella era un gran contribuyente cuyo trabajo era apreciado.
Pregunta de ejemplo:
¿Cuáles eran las debilidades del empleado?
Buena respuesta:
Él o ella no tenía debilidades dignas de mención que afectaran su capacidad para realizar el trabajo de manera competente cuando trabajaba para mí.
Pregunta de ejemplo:
¿Por qué el empleado dejó el puesto en el que le reportaba?
Buenas respuestas:
- Él o ella buscó una mayor responsabilidad y completar su conocimiento de nuestra empresa y productos, o
- Él o ella dejó nuestra organización por motivos personales que eran importantes para ellos.
Estos son los tipos de preguntas de verificación de referencia un posible empleador le preguntará si devuelve una llamada telefónica de verificación de referencias.
Responder a una solicitud de verificación de referencia: no positivo
Si el empleado dejó su empresa bajo una nube, ya sea que el empleado no encajaba bien con su trabajo, un empleado no contribuyente por otras razones, o inmanejable, remita la llamada o el formulario al personal de Recursos Humanos para una respuesta estándar.
A veces, hay circunstancias inusuales en torno a la salida de un empleado de su empresa. Tal vez un empleado estaba viendo pornografía en su computadora; sí, le pidió a su director de recursos humanos que fuera una de sus referencias. Otro exempleado puede haber amenazado con violencia o haber cometido un acto violento mientras trabajaba para su empresa.
Si bien estos ex empleados rara vez incluirán a su empresa como referencia, prepárese. Estas llamadas deben enviarse al personal de Recursos Humanos para obtener la respuesta estándar.
Sin embargo, aquí hay una advertencia. Hable con su abogado antes de responder a cualquier control de referencia sobre un empleado potencialmente violento. Si no revela un comportamiento violento a un empleador potencial y el ex empleado comete un acto violento actuar mientras está empleado por el nuevo empleador, su empresa puede ser responsable por no revelar este información. Por lo tanto, consulte con su abogado en cualquier circunstancia inusual en la que se separó de un empleado.
Cuando un exempleado pide una carta de referencia genérica
No se recomienda dar una carta de referencia genérica a los ex empleados como una buena política. Una vez que existe un documento, vive para siempre. Los posibles empleados han proporcionado oficinas de recursos humanos copias de cartas que tenían 10 y 20 años de antigüedad, a veces apenas legibles de múltiples sesiones de fotocopias.
Después de que pasa un cierto período de tiempo, no tiene idea de en qué tipo de empleado se ha convertido su antiguo empleado, a menos que él o ella sea la rara excepción que permanece en contacto con usted. Y nunca se sabe cómo el empleado usará su carta o cómo los posibles empleadores interpretarán sus palabras. Adopte una política que establezca que los gerentes nunca deben dar cartas de referencia genéricas por escrito.
Informe al exempleado que su empresa estará encantada de proporcionar confirmación de empleo de Recursos Humanos a empleadores específicos que lo soliciten directamente.
Reflexiones finales sobre cómo responder a una solicitud de verificación de referencia
Pocos empleados se fijan la meta de fracasar en el trabajo. Sin embargo, los empleados fallan y las empresas y los empleados se separan. Cuando se le solicite una referencia, tenga en cuenta que todos los ex empleados merecen la oportunidad de comenzar de nuevo, sin importar los términos en los que se separaron de su organización.
Quizás el exempleado no se adaptaba bien al puesto que ocupaba en su empresa. La cultura de tu empresa puede haber sido un completo desajuste con las necesidades del empleado. El empleado puede haber tenido un visión diferente para los requisitos de su trabajo de la de su jefe. Tal vez su vida personal y su matrimonio se estaban desmoronando durante su permanencia en su empresa.
Nunca sabes todos los detalles y razones por qué un empleado falla o se va. Es fácil con el empleado de alto rendimiento que lamenta perder por un mejor trabajo, una mudanza familiar al otro lado del país o una oportunidad de ensueño. Es más difícil con el ejecutante marginal.
Sea honesto o proporcione información mínima. No haga predicciones de bola de cristal sobre el éxito ni proporcione clasificaciones y clasificaciones numéricas para términos indefinidos. Si es necesario, proporcione información mínima que describa el desempeño del ex empleado. Siempre que sea posible, dé al empleado un descanso y hable con el posible empleador.
La línea de fondo
Las cifras recientes relacionadas con la verificación de referencias indican que los empleadores se toman muy en serio la verificación de referencias. Como referenciado en el sitio web de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), consultado el 26 de junio de 2019, "En un informe de HR.com de 2018 patrocinado por la Asociación nacional de evaluadores de antecedentes (NABS), el 95 % de los empleadores encuestados indicaron que usan uno o más tipos de investigación de antecedentes laborales". Siempre que sea posible, dé a sus ex empleados un descanso, cuando pueda hacerlo con una buena conciencia.
