El presupuesto de base cero suena como una de esas ideas que los empresarios novatos introducen en una conversación cuando quieren impresionar a los capitanes de la industria y a los inversionistas ángeles. Pero el concepto no tiene por qué asustarlo o hacer que se apresure a usarlo en cada evento de networking. En su lugar, comprenda que se trata de un enfoque rudimentario de la gestión empresarial que las empresas utilizan en cada momento. escala, desde microempresas hasta corporaciones multinacionales, y también puede ayudar a su empresa a crecer con sostenibilidad.
Presupuesto base cero
Partiendo de una “base cero” (es decir, sin saldos ni gastos traspasados), cada período del calendario de una empresa se presupuesta en su totalidad en relación con las necesidades y los costos de ese período. Ya sea un mes, un trimestre o anualmente, un período puede ser cualquier medida de tiempo que funcione mejor para su negocio.
Al comienzo de un nuevo período, los requisitos financieros y los gastos justificados son los principales insumos para el presupuesto de la empresa, independientemente de si el presupuesto era mayor o menor que el anterior período. Cuando comienza el siguiente período, vuelves a la base cero y repites el proceso.
Cómo funciona
El presupuesto tradicional, o presupuesto basado en costos, implica administrar las operaciones de una empresa en función del presupuesto de períodos anteriores. Por ejemplo, si una empresa anticipa un aumento del 5 por ciento en la producción gracias a la captación de un nuevo cliente, simplemente agrega un 5 por ciento al presupuesto del período anterior. La presupuestación basada en costos asume que todos los gastos anteriores de producción y operaciones son necesarios, y continúa manteniendo el presupuesto para esas funciones sin más análisis.
En el presupuesto de base cero, cada gasto debe justificarse en cada período, por lo que los gastos recurrentes se revisan, luego se aprueban, ajustan o descontinúan según la necesidad. Y los nuevos gastos se analizan con la misma atención que en la presupuestación tradicional, pero siempre con el entendimiento de que los costos deben optimizarse para la eficiencia y el valor.
Por ejemplo, si eres un emprendedor independiente que dirige una empresa creativa de artículos de papel desde tu casa, podrías decidir implementar un presupuesto de base cero para mejorar la eficiencia después de que decidiera internacionalizar su empresa y realizar envíos exterior. Un área que esto puede afectar son sus costos de impresión. Después de una revisión exhaustiva, se dio cuenta de que podía compensar las tarifas de envío adicionales y acortar el tiempo de respuesta en comprar dos impresoras nuevas y aprovechar la compra al por mayor de tinta de impresora gracias a una nueva asociación con un local proveedor. Cada período, revisaría todos sus gastos para determinar si el costo está justificado en su presupuesto con un retorno valioso de su inversión.
Cómo empezar
Los pasos para iniciar un método de presupuestación de base cero son sencillos:
- Identifica tu objetivo. ¿Espera aumentar los ingresos en un 10 por ciento? ¿Quiere reducir los costos en un 2 por ciento? Su objetivo debe ser medible y alcanzable dentro del marco de tiempo que ha seleccionado.
- Considere cómo puede lograr este objetivo. ¿Qué tiene en su arsenal que pueda usarse para ajustar costos, eficiencia o recursos para alcanzar su objetivo?
- Revise sus opciones desde el paso 2. ¿Implementar una tarea te ayudaría a lograr tu objetivo? ¿O necesita implementar varios cursos de acción? Y si es así, ¿los implementa individualmente con el tiempo o todos a la vez?
- Priorice su(s) nueva(s) tarea(s) y documente los costos necesarios para su implementación.
- Evaluar todo los costos y gastos necesarios para ese próximo período en cada aspecto de su negocio (o el departamento que planea adaptar para cumplir con su objetivo). Incluya los costos necesarios para las nuevas tareas que documentó en el paso 4.
- Si la evaluación cumple con su aprobación y todos los gastos están justificados, participe en la implementación y siga su presupuesto.
- Al final del período, examine sus medidas y determine si ha alcanzado su objetivo. ¿La implementación transcurrió sin problemas? Si se cometieron errores, ¿quiere ajustar y avanzar con el proceso en el próximo período? ¿O descontinuar la(s) tarea(s) por completo?
- Comience de nuevo en el paso 1 al comienzo de un nuevo período.
Por qué puede ser adecuado para usted
Debido a su estructura detallada, el presupuesto base cero permite a los empresarios incorporar nuevas estrategias durante un período de tiempo sin temor a perder la sostenibilidad. A menudo establecido de forma continua, el proceso ofrece a los dueños de negocios la oportunidad de profundizar en sus planes de implementación y evitar aumentos presupuestarios de carta blanca que pueden no mostrar un retorno de la inversión por mucho tiempo períodos de tiempo.
Otra ventaja de este método de gestión empresarial es que puede reducir efectivamente los costos de las operaciones diarias. Los recursos se asignan solo cuando se necesitan, lo que reduce el desperdicio y la redundancia al mismo tiempo que aumenta la comunicación entre los departamentos que requieren una mejor coordinación para mantenerse dentro del presupuesto.
Por qué puede no ser adecuado para usted
Es cierto que el método puede conducir a costos operativos más bajos para las grandes empresas, pero esto a menudo significa que los departamentos que no generan ingresos pueden verse estafados o con fondos insuficientes. Donde algunas áreas de su presupuesto como producción o ventas justificarán sus gastos fácilmente, otras funcionalidades necesarias como servicio al cliente o investigación y desarrollo pueden tener más dificultades para justificar sus gastos más allá de lo básico mínimo.
Otra desventaja de la presupuestación de base cero es que puede consumir mucho tiempo en comparación con la presupuestación basada en costos o la presupuestación basada en actividades. Esto es especialmente cierto para las empresas más grandes, pero también para los propietarios de pequeñas empresas. Revisar cada línea de pedido en cada período para justificar su necesidad puede requerir mucho trabajo y un uso ineficiente de su tiempo.
Donde te puede llevar
Independientemente del tamaño de su empresa, el presupuesto de base cero requiere que analice más de cerca qué genera valor en su proceso. Aunque requiere mucho tiempo, es un método, cuando se utiliza correctamente, que puede conducir a una mayor sostenibilidad y un crecimiento equilibrado.
En última instancia, todo empresario que opte por utilizar un presupuesto de base cero para sus operaciones sin duda aprenden la importancia de invertir tiempo y recursos para guiar la eficiencia de su negocio y valor.
