Las organizaciones gubernamentales emprenden proyectos cuando es necesario cambiar algún aspecto de la realización del trabajo de la gente. De acuerdo con la Instituto de manejo proyectos, un proyecto es “una actividad grupal temporal diseñada para producir un producto, servicio o resultado único”. Cuando un proyecto cambia la forma en que un organización hace negocios, los productos finales del proyecto se incorporan al trabajo diario y, por lo tanto, mejoran el trabajo de la organización en perpetuidad.
Puede sonar fácil, pero no lo es. El cambio es difícil y los proyectos pueden descarrilarse muy fácilmente. Cada día trae desafíos que amenazan el progreso de un proyecto y el éxito final. Para combatir este peligro, los proyectos necesitan ciertos elementos vitales. Con los siguientes elementos en su lugar, un proyecto tiene una alta probabilidad de éxito.
Un patrocinador de proyecto comprometido
El patrocinador del proyecto es la persona de alto nivel en la organización que tiene la propiedad del proyecto. Un patrocinador de proyecto comprometido espera que el proyecto tenga éxito y hace todo lo posible para garantizar que el éxito llegue a buen término.
El patrocinador de un proyecto tiene cuatro responsabilidades principales relacionadas con el proyecto. Primero, el patrocinador defiende el proyecto. Él o ella anima al equipo del proyecto en público y en privado. En segundo lugar, el patrocinador apoya la gerente de proyecto. Cuando un gerente de proyecto necesita que se eliminen los obstáculos, él o ella pide ayuda al patrocinador porque el patrocinador tiene la influencia organizativa para hacer que las cosas sucedan. En tercer lugar, el patrocinador alinea los recursos brindándolos directamente o trabajando con otras personas de alto nivel para obtener recursos. Cuando el patrocinador es un gran defensor de un proyecto, es más probable que los pares del patrocinador contribuyan con recursos significativos. Cuarto, el patrocinador facilita la toma de decisiones. Cuando el equipo del proyecto se atasca, el patrocinador puede mediar en la decisión o simplemente tomar la decisión.
El patrocinador se mantiene informado a través de una comunicación constante con el gerente del proyecto. Los dos trabajan juntos para determinar cuándo el patrocinador debe intervenir y ejercer con más fuerza las responsabilidades del patrocinador en apoyo del director del proyecto. Por ejemplo, un gerente de proyecto podría tener problemas para obtener información del departamento de finanzas de la organización. El patrocinador del proyecto puede hablar con el director financiero sobre la situación y solicitar que se priorice la tarea de obtener la información por encima de las tareas que compiten entre sí.
Objetivos claros y alcance
Antes de realizar o incluso planificar el trabajo en un proyecto, el patrocinador del proyecto debe articular los objetivos y el alcance del proyecto. Los objetivos son las grandes cosas que se supone que debe lograr el proyecto. Tome un proyecto de mejora de software, por ejemplo. Un departamento de recursos humanos utiliza un conocido software empresarial personalizable para gestionar la nómina. La organización quiere agregar un módulo para la gestión del aprendizaje. Los objetivos del proyecto son personalizar el software de gestión del aprendizaje según las necesidades comerciales de la organización e integrarlo con el sistema de nómina existente.
El alcance define los parámetros del proyecto. Continuando con el ejemplo del proyecto de software; el alcance de este proyecto se limita a traer el sistema de gestión de aprendizaje e integrarlo con el sistema de nómina. Muchas veces, es útil identificar cosas que están fuera del alcance para comprender qué está dentro del alcance. Para este proyecto, agregar otros módulos está fuera del alcance. El departamento de contabilidad no puede acercarse al gerente del proyecto y solicitar módulos de facturación, cuentas por cobrar o cuentas por pagar.
Añadir un módulo una vez definido el proyecto permite fluencia del alcance. Los buenos patrocinadores y gerentes de proyectos protegen contra el aumento del alcance y son muy reacios a agregar alcance a mitad del proyecto. Aumentar el alcance de un proyecto aumenta la necesidad del proyecto de recursos como tiempo y dinero. Además, trabajar en el alcance adicional pone en riesgo la calidad de los productos de trabajo.
Un buen director de proyectos
Un gerente de proyecto planifica el trabajo y organiza los recursos para realizar un proyecto. Esta persona es el vínculo entre el patrocinador del proyecto que establece la visión y el equipo del proyecto que la lleva a cabo. Según corresponda y de manera oportuna, el director del proyecto aporta partes interesadas para ofrecer entrada.
Los gerentes de proyecto generalmente tienen los siguientes rasgos que los ayudan a hacer avanzar el proyecto:
- Los gerentes de proyecto son planificadores. Piensan en la secuencia de trabajo y saben lo que debe suceder después de que el equipo complete la tarea en cuestión. Hacen buenos planes, pero también saben cuándo ser flexibles y desviarse de un plan.
- Los gerentes de proyecto son confiables. Dado que su éxito depende del trabajo de otros, los gerentes de proyecto necesitan personas que confíen en su buena intención y competencia. La confianza es particularmente importante en la relación entre el director del proyecto y el patrocinador del proyecto.
- Los gerentes de proyecto tienden a ser extrovertido porque la gran mayoría de su trabajo consiste en comunicar.
Responsabilizan a las personas de sus compromisos. Aquí hay un ejemplo. El supervisor de un miembro del equipo del proyecto le dijo al gerente del proyecto que el miembro del equipo podría dedicar cuatro horas a la semana al proyecto. Este miembro del equipo ha faltado a dos reuniones semanales seguidas y no ha progresado en sus tareas asignadas en la estructura de desglose del trabajo. Después de la primera reunión perdida, el director del proyecto se reunió con el miembro del equipo para hablar sobre la ausencia y los plazos no cumplidos. El miembro del equipo dijo que tenía prioridades más apremiantes. El director del proyecto sospechó que esto no era cierto, así que después de la segunda reunión perdida, el director del proyecto se reunió con el supervisor del miembro del equipo. El supervisor le dijo al gerente del proyecto que se aseguraría de que el comportamiento del miembro del equipo cambiara.
Partes interesadas comprometidas
Interesados en un proyecto son personas que tienen un interés personal en el éxito del proyecto pero no son miembros del equipo del proyecto. No piensan en el proyecto a diario como el director del proyecto o los miembros del equipo del proyecto. hacer, pero quieren estar al tanto de las decisiones críticas y el progreso general hacia el proyecto. objetivos.
Las partes interesadas tienen sus motivaciones para mantenerse al tanto de las actividades del proyecto, pero es el proyecto responsabilidad del gerente de traerlos al redil de manera que avance el trabajo hacia los objetivos del proyecto. objetivos. En muchos casos, hacer esto implica un delicado equilibrio entre recibir demasiada información y recibir muy poca información. Las partes interesadas no pueden influir en todas las decisiones. Eso atascaría el proyecto y convertiría cada decisión en una pelea. Por el contrario, las partes interesadas no pueden quedar excluidas porque un aspecto importante de casi todos los proyectos es satisfacer a las partes interesadas.
Miembros del equipo de proyecto dedicados
Los miembros del equipo del proyecto realizan el trabajo del proyecto. Muchas veces, los miembros del equipo del proyecto son asignados a un proyecto además de sus deberes regulares, lo que significa que no hay reducción en otro trabajo para compensar el trabajo adicional generado por el proyecto. Los gerentes de proyecto pueden ayudar a los miembros del equipo a negociar con sus supervisores sobre este tema, pero el gerente de proyecto no tiene control sobre las responsabilidades que tienen los miembros del equipo del proyecto fuera del proyecto.
La dedicación de los miembros del equipo al proyecto es muy valiosa. Sin dedicación, los plazos se retrasan y los productos de trabajo no son de buena calidad. Los miembros del equipo dedicados están motivados para lograr los objetivos del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y a la altura de las expectativas de calidad.
