Los eventos de recaudación de fondos de todo tipo, desde galas de gala hasta maratones sudorosos y bulliciosas subastas, han sido una parte importante de la combinación de recaudación de fondos para la mayoría de las organizaciones benéficas durante décadas.
¿Por qué ha sido tan popular esta forma de recaudación de fondos? Para algunas organizaciones benéficas, los eventos especiales generan bastante dinero. Para otros, los eventos de recaudación de fondos logran objetivos tales como la construcción de relaciones, atraer nuevos seguidores o crear más publicidad en sus comunidades.
Aunque los eventos de recaudación de fondos en todo el mundo se pospusieron o cancelaron en 2020, muchas organizaciones benéficas se enteraron cómo mantenerlos en marcha cambiando a eventos virtuales o inventando nuevos tipos de eventos que se ajusten a un entorno digital mundo. Esos eventos incluyeron conciertos virtuales, juegos virtuales e incluso atletismo virtual.
Pero los eventos especiales requieren mucha planificación y, quizás lo más importante, requieren evitar errores comunes, les gusta gastar más en el evento de lo que genera, pensar que un evento puede llevarse a cabo rápidamente y hacer un seguimiento. Aquí hay varios errores a evitar.
Errores de planificación de eventos a evitar
Esperar demasiado para comenzar a planificar
Es fácil pensar que podemos organizar un evento en el último minuto, pero eso puede ser un error costoso. Cuanto más grande sea el evento, más tiempo debes dedicar a la planificación.
Primero, determine sus objetivos de recaudación de fondos. Si su objetivo es recaudar miles de dólares, deberá dedicar meses a prepararse.
¿No tienes una meta? Determine uno antes de continuar. ¿Tu objetivo es recaudar mucho dinero, o es construir una relación, o es publicidad? Su objetivo puede incluir todo esto, pero decida cuál tendrá prioridad y luego planifique en consecuencia.
Su meta y propósito monetarios determinarán con qué anticipación debe comenzar a planificar, especialmente si se trata de un evento nuevo. Por ejemplo, una subasta silenciosa o una gala pueden llevar mucho tiempo para planificar y elaborar estrategias. Neon, un proveedor de software de eventos, sugiere que permita dos meses de planificación por cada 100 invitados.
Un evento atlético como una caminata puede requerir inicialmente un año o más simplemente porque hay muchas partes móviles en tal evento. evento, desde configurar el registro en línea, formar una campaña de recaudación de fondos entre pares, hasta conseguir patrocinios lucrativos para el evento.
Por supuesto, los eventos más pequeños se pueden configurar con bastante rapidez, según su objetivo y la cantidad de participantes que desee.
Sin embargo, aborde un evento especial de manera realista. Es probable que tome más tiempo de lo que inicialmente piensa, especialmente si se trata de un evento nuevo. Los eventos repetidos naturalmente toman menos tiempo. Pero entre 6 y 12 meses es un plazo ideal para planificar el primero.
Crear un presupuesto poco realista
Dos cosas a considerar con los presupuestos es si el evento generará dinero o gastará dinero. Si su evento es pequeño y su objetivo es construir relaciones, no hacer dinero puede estar bien. Pero planificar un gran evento sin calcular los números puede ser un error.
Considere el retorno de la inversión (ROI) de su evento. Si su objetivo es recaudar más de lo que gasta, asegúrese de poder lograrlo. Al elaborar un presupuesto para un evento, incluya todos los aspectos, desde el costo del lugar hasta el entretenimiento y el tiempo que dedicará su personal.
Además, considere si tiene el poder voluntario para llevar a cabo el evento. Estos costos deben cuantificarse tanto como sea posible e incluirse en su presupuesto.
Antes de repetir un evento, analice detenidamente su rendimiento anterior y si seguirá siendo rentable. Mire los datos del evento durante varios años para determinar si las donaciones han disminuido y si los voluntarios son más difíciles de encontrar.
Determina si las ganancias del evento están a la altura de la inflación. ¿Las donaciones aumentan o disminuyen? No tenga miedo de abandonar un evento de recaudación de fondos si comienza a fallar. A veces, una nueva idea genera nueva energía e interés.
No elegir un tema
Un tema es simplemente una idea unificadora. Reúne todos sus esfuerzos bajo el mismo paraguas. Los temas pueden ser divertidos, inspiradores o orientados a un propósito. Lance una amplia red cuando piense en un tema. Trate de ir más allá de lo obvio como "Noche de casino" o "Baile con las estrellas".
Considere todas las posibilidades de diseño para su tema. ¿Funcionará bien para marketing y publicidad? ¿Cómo se verá en el programa que imprima, en la señalización que cree en los comunicados de prensa y otra publicidad?
Los mejores temas son tanto emocionantes como estimulantes. Recuerde, el tema que elija envía un mensaje subconsciente a sus asistentes, así que elija sabiamente.
Aquí hay algunos temas reales para despertar su imaginación:
- Desenmascarando el futuro: La 26ª gala anual de recaudación de fondos Hob Nob de la Fundación Saint Francis recaudó más de $300,000 que se destinaron a su programa de subvenciones comunitarias y otros servicios hospitalarios. Este fue un evento virtual que incorporó una subasta y entretenimiento profesional.
- Camina una milla en sus zapatos: Esta innovadora caminata invitó a los hombres a caminar una milla con zapatos de tacón alto de mujer para recaudar fondos para combatir el abuso doméstico. El evento se llevó a cabo en todo el país con la participación de muchas organizaciones locales pequeñas.
- Matar de hambre a un vampiro. Donar sangre: Este fue un evento de donación de sangre iniciado hace varios años por la Cruz Roja Estadounidense, pero las escuelas, universidades e incluso las empresas todavía usan la idea y el tema en Halloween.
Solicitud de patrocinio débil
No todos los eventos de recaudación de fondos tienen patrocinadores, pero los más grandes suelen tenerlos. El patrocinio es especialmente notable para grandes eventos deportivos, pero también puede ser apropiado para galas, exhibiciones en museos o un evento multiestatal o una campaña de recaudación de fondos. Los patrocinadores pueden ayudar a proporcionar publicidad, financiar un lugar y brindar ayuda técnica sofisticada.
Los patrocinios son asociaciones. Las empresas obtienen una enorme cantidad de buena voluntad al patrocinar eventos sin fines de lucro. En el mundo actual, los consumidores anteponen la ética de las empresas a la competencia, según The Edelman Trust Barometer 2020. Las organizaciones benéficas deberían aprovechar esta necesidad de las empresas para demostrar cuán socialmente responsables son.
Hay varios pasos que puede seguir para encontrar patrocinios, que se describen a continuación:
- Echa un vistazo a las conexiones que podrías tener con las empresas que ya tienes. Considere las empresas que ya utiliza, como sus proveedores. Pregunte a los miembros de su junta qué conexiones tienen. Busque las asociaciones que pueda tener, como la Cámara de Comercio o clubes empresariales como el Club Rotario o Kiwanis.
- Haz una lista de empresas cercanas que podrían estar interesadas en tu evento. Estos pueden ser solo negocios locales o sucursales de negocios nacionales. Póngase en contacto con esas empresas a través de sus oficinas filantrópicas o de marketing.
- Una vez que encuentre un contacto en una empresa, investigue sus objetivos, audiencias y planes de marketing. ¿Coincide con su misión, su audiencia, sus actividades?
- Cuando encuentre un negocio con objetivos y una audiencia que coincida con la suya, prepare una propuesta de patrocinio. Piense en una asociación desde un punto de vista comercial y modele su propuesta sobre los intereses de esa empresa.
No segmentar su base de datos
Es posible que esté acostumbrado a utilizar la investigación de prospectos para sus principales campañas de recaudación de fondos, pero también funciona con eventos de recaudación de fondos, especialmente si el evento es de alto riesgo.
Investigue su lista de asistentes o lista de invitados para ver quién es más probable que haga un regalo más grande antes o después del evento. Si investiga prospectos continuamente, esto no será un problema. Si no, comience ahora evaluando a sus donantes con respecto a su patrimonio neto y su compromiso con su organización benéfica.
Su propio personal puede realizar la investigación de prospectos, o puede contratar a un consultor o empresa de investigación de prospectos. El valor neto, recuerde, es solo una parte de lo que hace que un donante done. Sus conexiones previas con su causa y compromiso probablemente cuenten más.
Lo que encuentre puede ayudarlo a desarrollar un diagrama de asientos más inteligente o influir en la forma en que se comunica con los asistentes en particular. Más allá de simplemente enviar una invitación, un miembro de su junta puede hacer una llamada telefónica para alentar a ese prospecto a asistir.
Errores a evitar durante un evento
Hacer el evento demasiado largo
Hacer que los eventos duren más de lo necesario es otro error que cometen muchas organizaciones sin fines de lucro al organizar un evento de recaudación de fondos.
Es mejor enviar a los invitados a casa un poco antes que pedirles que se sienten a través de un programa largo o un conjunto de actividades.
Los asistentes al evento de recaudación de fondos no quieren ser cautivos para siempre. Tienen vidas, hijos y trabajos, y no quieren pasar seis horas en su evento, sin importar lo maravilloso que sea.
Una forma de mantener un evento bajo control es seguir el ejemplo del teatro. Considere escribir un guión para todo el asunto. Si tiene oradores, dígales cuánto tiempo tienen e incluso ofrézcase a escribir algunos comentarios para ellos.
Escriba todos los detalles del evento desde el momento en que comienza un segmento hasta el momento en que finaliza. Entregue el guión a cada miembro del personal que trabaje en el evento y a cada voluntario. Enfatice la importancia de adherirse lo más posible al marco de tiempo.
Mantenga sus eventos de recaudación de fondos breves, agradables y directos. Siempre quieres dejar a tus invitados con ganas de más.
No pedir una donación a los asistentes
Si nunca pide donaciones a sus seguidores y nunca es específico acerca de sus necesidades, ¿cómo puede esperar que lo ayuden?
La mejor manera de remediar esta discrepancia es saltar directamente. Cuéntales a tus asistentes todo sobre tus elevados objetivos y aspiraciones. Hágales participar en la planificación de sus próximas iniciativas.
Es probable que sientan curiosidad por los proyectos que planea abordar. Además, quieren saber cómo pueden ayudar y entrar en la planta baja del buen trabajo que está realizando.
Pida a los donantes su ayuda. Dígales que sus donaciones son importantes y que cada dólar cuenta para lograr los sueños de su organización sin fines de lucro.
Al principio, puede parecer poco natural pedir dinero directamente, pero sus donantes preferirían saber la verdad antes que ignorar cómo podrían ser de gran ayuda para su causa.
Haga preguntas directas a los asistentes a su evento. Es posible que se sorprenda de lo positivas que son sus respuestas.
No coordinar en todas las plataformas
Todo en la recaudación de fondos ahora es multicanal, incluso eventos en persona. Puede vender boletos en línea, ejecutar su subasta en línea, tener oportunidades de donación en línea durante un evento u operar un sistema complejo de recaudación de fondos entre pares.
Su organización puede manejar un evento pequeño con un par de componentes digitales, pero un evento más grande puede requerir ayuda externa.
Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan los servicios de planificación de eventos para ayudarlos a organizar y comercializar sus eventos, especialmente cuando hay muchas partes móviles. Muchos servicios están operando en este espacio.
Un par de firmas que vale la pena mirar son Dirigo Design and Development y Sir Isaac. Además, numerosos crowdfunding Las plataformas pueden ayudar con los componentes digitales de cualquier evento especial de recaudación de fondos, como CauseVox, Classy y Eventbrite.
Errores posteriores al evento que se deben evitar
No agradecer a sus donantes de inmediato
Uno de los mayores errores que cometen muchos recaudadores de fondos es no agradecer a los asistentes y donantes de sus eventos. O si lo hacen, es posible que no agradezcan a sus donantes de la manera correcta. Por ejemplo, si un donante dona $10 después de un evento de recaudación de fondos, es perfectamente aceptable enviarle un correo electrónico de agradecimiento.
Sin embargo, si un donante importante le da a su organización sin fines de lucro $ 5,000, un correo electrónico no es suficiente. Se requiere una carta de agradecimiento bien pensada. Además, una llamada telefónica formal de un miembro de la junta para reconocer su generosa contribución sería lo mejor de todo.
Para brindar la mejor experiencia de administración posible, es importante considerar a cada uno de sus donantes como individuos. También es importante reconocer que reconocer a sus donantes es lo que hace que regresen a su organización. En un estudio de investigación, Donor Voice descubrió que agradecer a un donante de manera rápida y efectiva era uno de los siete impulsores clave del compromiso del donante.
La mejor práctica para agradecer a los asistentes a su evento es enviar sus reconocimientos dentro de las primeras 48 horas posteriores a la recaudación de fondos.
Hablando en términos prácticos, esto significa que probablemente debería enviar primero un agradecimiento general por correo electrónico y luego pasar a formas más personalizadas, como llamadas telefónicas y cartas de agradecimiento enviadas por correo.
Asegúrese de agradecer a sus donantes con anticipación, con frecuencia y de una manera que se adapte a su participación en su organización.
No pedir comentarios
Solicitar comentarios es solo una parte sólida de fomentar las relaciones con los clientes. Recibimos encuestas de todos los lugares donde compramos o hacemos negocios, o incluso cuando solicitamos ayuda con un servicio en línea. Por lo tanto, a ninguno de los asistentes a su evento le importará recibir una encuesta preguntando si les gustó el evento y si tienen alguna sugerencia para mejorarlo la próxima vez.
Una encuesta por correo electrónico es la mejor opción. Incluso sus asistentes mayores probablemente podrán participar. Hay aplicaciones de encuestas que funcionan bien, y son fáciles y económicas. SurveyMonkey es el más conocido. Pero si utiliza un proveedor de eventos para su operación, es probable que haya un sistema de encuestas incorporado. En cualquier caso, tabular y dar sentido a las respuestas debería ser fácil.
Envíe la encuesta rápidamente, dentro de las 24 horas si es posible, y considere ofrecer un incentivo para completarla. Haz la encuesta corta también. Eventbrite sugiere no más de 10 preguntas de opción múltiple.
La línea de fondo
Aunque puede haber bastantes errores que una organización sin fines de lucro podría cometer fácilmente con un evento de recaudación de fondos, también hay muchas soluciones rápidas. Utilice estas soluciones y podrá organizar un evento de recaudación de fondos con la confianza de que logrará sus objetivos para el evento, desde recaudar dinero hasta aumentar la buena voluntad.
