Después de analizar los requisitos de su negocio y completar su búsqueda de proveedores, está listo para comenzar el proceso de selección de proveedores. Una solicitud de propuesta (RFP) bien escrita o solicitud de presupuesto (RFQ) es la clave para seleccionar el mejor proveedor al mejor valor para su empresa. Escribir cualquier tipo de solicitud no es difícil si comprende los objetivos y la función del documento.
Decide cuál escribir
Un RFP se utiliza si la calidad, el servicio o el producto final serán diferentes de cada proveedor que responde.
Un RFQ se utiliza para productos básicos, servicios simples o partes sencillas/sin complicaciones con poco o ningún espacio para la diferenciación de productos o servicios entre los proveedores que respondieron. Puntos de negociación son estrechos e incluyen elementos como los plazos de entrega o las opciones de embalaje.
Los objetivos de cualquiera de los documentos deben incluir:
- Obtención de propuestas detalladas para evaluar la respuesta de cada proveedor de modo que se satisfagan los mejores intereses de su empresa en todos los frentes.
- Aprovechar la naturaleza competitiva del proceso de selección de proveedores para negociar el mejor trato posible.
- Garantizar que se satisfagan los intereses de todas las partes interesadas dentro de su empresa y se alcance un consenso.
- Poner a su empresa en control de todo el proceso de selección de proveedores y establecer las reglas de selección por adelantado.
- Construir la asociación entre usted y el proveedor desde el principio.
Estructuración de la RFP o RFQ
La RFP o RFQ debe estar estructurada de manera que presente clara y sucintamente sus necesidades al proveedor. Cada documento será diferente según el tipo de empresa y el producto que esté buscando, pero hay algunas secciones estándar que deben incluirse en cualquier RFP o RFQ típica. Adapte cada sección a sus necesidades individuales:
- Detalles de envío proporcione información importante para que los proveedores la conozcan, como fechas límite, la dirección postal de su empresa y una persona de contacto para preguntas y aclaraciones.
- Un introducción y resumen ejecutivo proporciona a los posibles proveedores una breve descripción general de su empresa y los requisitos para su producto o servicio. Debe escribirse después de terminar todo el documento para que le resulte más fácil resumir los puntos clave.
- A descripción general y antecedentes comerciales describe su negocio, productos y sector de mercado. Esto ayudará a los posibles proveedores a comprender las necesidades que está tratando de satisfacer.
- El especificaciones detalladas debe ser la sección más larga del documento. Para una RFP, contendrá las medidas cualitativas y los requisitos que impulsarán la decisión de selección. Para una RFQ, esta sección debe proporcionar las medidas cuantitativas que busca en la respuesta del proveedor. El criterio de ejemplo podría incluir dibujos de productos, tolerancias de ingeniería, niveles de servicio, hitos, entregables y cronogramas, requisitos técnicos o comerciales, funcionalidad de software y hardware requisitos
- Suposiciones y Restricciones los proveedores deben tener en cuenta se enumeran en esta sección. Si no es franco y directo con el proveedor, se abrirá la puerta a la renegociación del acuerdo en una fecha posterior y la posibilidad de tensar la relación que tiene con su proveedor. Los posibles temas incluyen gastos de viaje, costos de actualización/modificación y derechos de licencia.
- Cualquier Términos y condiciones del contrato debe figurar en la lista para que el vendedor pueda dar una respuesta justa y honesta. Estos pueden incluir opciones de financiamiento, duración del contrato, opciones de renovación, garantías, multas por entrega, niveles de servicio, etc.
- Criteria de selección sobre cómo tomará su decisión es la sección final. Algunas empresas prefieren mantener esta información totalmente confidencial, mientras que otras empresas creen que esto ayudará a los posibles proveedores a centrarse en lo que es importante para su empresa.
Distribuir a los proveedores
Finalmente, redactar una carta de presentación y envíe copias de su RFP o RFQ a cada uno de los proveedores que seleccionó durante su proceso de búsqueda. Asegúrese de incluir la información de contacto adecuada para brindar asistencia a cualquier proveedor que la necesite.
