Organizar su negocio implica mucho más que ordenar montones de papeles y desempolvar el desorden que tiene en su escritorio. La organización implica la creación de sistemas y procedimientos para todas las diferentes partes de su negocio, lo que tiene el potencial de ayudarlo a ser más productivo y rentable.
Las ideas a continuación incluyen algunas de las mejores maneras en que puede organizarse más en su pequeña empresa. Pruebe solo uno para una mejora lenta y sostenida o haga un plan para incorporar un nuevo proceso organizacional cada mes en su negocio este año.
Tome el control de papeles y documentos
El papel es la mayor fuente de desorden en muchas oficinas. Si no tiene un sistema de archivo o un sistema de archivo digital, ahora es el momento de crear uno. Comience por echar un vistazo a los papeles que tiene por ahí. Haga una pila de guardar y una pila de descarte, luego triture o recicle todos los papeles, revistas, boletines, tarjetas, notas, etc., que llegaron a la segunda pila. Si no está seguro por dónde empezar, revise qué tipos de
Una vez que haya ordenado sus papeles, considere crear un sistema de administración de documentos que pueda ayudarlo a crear o ajustar su proceso en papel y mantenerlo organizado.
Si decide que es hora de comenzar a moverse hacia una oficina sin papel, puede comenzar escaneando y digitalizando sus recibos, utilizando en línea servicios de facturación y pago como FreshBooks, pasar a un programa de firma digital como DocuSign y usar la nube para la copia de seguridad de datos y archivar Si colecciona tarjetas de presentación en eventos durante el año, también puede ser una buena idea invertir en un escáner de tarjetas de presentación para poder digitalizar la información de contacto inmediatamente y deshacerse de las tarjetas de papel.
Utilice las herramientas de productividad adecuadas
Todos tenemos nuestras aplicaciones y herramientas favoritas que usamos todos los días, aunque probablemente algunas sean más útiles que otras. Por eso es tan importante, al menos una vez al año, hacer un balance de las aplicaciones y herramientas que está utilizando en su pequeña empresa y decidir si todavía satisfacen sus necesidades. Este también es un buen momento para considerar si alguna nueva herramienta podría mejorar la organización de su negocio.
A continuación se presentan algunas de las principales áreas en las que muchos propietarios de pequeñas empresas encuentran útiles las herramientas de productividad. Estos deberían brindarle un sólido punto de partida para optimizar sus herramientas de productividad este año:
- Gestión de contactos: desde realizar un seguimiento de sus clientes hasta recordar a las personas que conoce mientras se relaciona, todos los propietarios de pequeñas empresas necesitan un sistema para administrar la información de contacto. Puede optar por un sistema integral de administración de relaciones con los clientes (CRM) como Salesforce o, para una administración a menor escala, puede configurar su aplicación de contactos existente para que funcione para su negocio.
- Reuniones y comunicación: Ya sea que lleve a cabo reuniones cara a cara, por teléfono oa través de servicios de chat de video, existe una manera de hacer que el proceso sea más organizado. Puede utilizar un servicio como Do para organizar mejor sus reuniones, antes, durante y después.
- Contabilidad y teneduría de libros: organice y agilice la forma en que factura, acepta pagos y administra el flujo de caja con herramientas como Quickbooks Online, Xero y Wave.
- Seguimiento de viajes y gastos: Puede usar aplicaciones como Expedia y TripAdvisor para facilitar la planificación de viajes. Una vez en el camino, las aplicaciones como Expensify lo ayudan a realizar un seguimiento de los gastos para que los informes cuando llegue a casa sean mucho más fáciles de organizar.
- Gestión de redes sociales: Todos sabemos cuánto tiempo se puede perder en las redes sociales si no se aborda de manera sistemática y organizada. Es por eso que herramientas como Hootsuite y Buffer pueden ser invaluables para los propietarios de pequeñas empresas.
- Gestión de correo electrónico: si usa Gmail en su pequeña empresa, tiene acceso a bastantes extensiones de Google que puede organizar rápidamente su bandeja de entrada. Si está utilizando otra aplicación de correo electrónico, pruebe SaneBox para filtrado automático, recordatorios y más.
- Gestión de proyectos: una buena aplicación de administración de proyectos lo ayudará a rastrear tareas, compartir archivos y colaborar con compañeros de equipo, todo en un solo lugar y puede ser una de las mejores herramientas para organizar su trabajo. Prueba Basecamp o Asana para obtener una solución de gestión de proyectos todo en uno.
La productividad es un proceso muy personal, y las aplicaciones que necesita serán específicas para el trabajo que realiza y la forma en que tiende a trabajar. Tómese el tiempo para explorar cuáles son sus necesidades antes de incorporar una nueva herramienta en su proceso. Puede que no necesites tantos como crees.
Organiza tu computadora
Este es importante para cualquier propietario de una pequeña empresa que hace la mayor parte de su trabajo en la computadora. Probablemente sepa que su escritorio no tarda mucho en llenarse de íconos, que su carpeta de descargas se llena tanto de documentos con nombres extraños que es imposible encontrar nada, o su bandeja de entrada de correo electrónico para estar tan fuera de control que comienza a pensar que realmente podría explotar. Esto no solo es horrible para su productividad, sino que también puede ralentizar significativamente el rendimiento de su computadora.
Aquí hay algunas cosas que puede hacer ahora mismo para organizar su computadora y volver a ponerla en funcionamiento:
- Limpia tu escritorio: Hay un par de formas de configurar su escritorio, y todo depende de su estilo de trabajo y de cómo usa su computadora. Puedes deshacerte de todo de tu escritorio menos de la papelera (recuerda que la app los íconos en su escritorio son solo accesos directos: todas sus aplicaciones reales generalmente viven en sus Aplicaciones carpeta). O puede agregar algunos accesos directos a las aplicaciones y archivos que usa con más frecuencia.
- Establecer un sistema de archivo digital: Para que todo sea más fácil de navegar, debe crear un sistema de archivo que tenga todo el sentido para usted. De esa manera, puede encontrar rápidamente los documentos que necesita, cuando los necesita.
- Actualiza el software: Si su computadora está configurada para instalar automáticamente actualizaciones de aplicaciones y sistemas operativos, entonces está listo. Si es un proceso manual para usted, debe buscar actualizaciones al menos cada dos meses, ya que muchas incluyen parches de seguridad. Luego, una vez al año, revise las versiones actuales del software que está utilizando y decida si es hora de actualizar.
- Analizar en busca de virus y problemas de rendimiento: Independientemente del tipo de computadora que tengas, todas pueden tener virus o malware (sí, incluso Mac!). Si tiene una computadora con Windows, es inteligente realizarle un mantenimiento regular para mantenerla libre de virus y funcionando sin problemas.
- Verifique la integridad de su copia de seguridad de datos: Estás haciendo una copia de seguridad de tus datos, ¿verdad? Si no, omita todo lo demás por el momento y haga esto primero. Puede usar un servicio de respaldo de datos basado en la nube como Carbonite, Backblaze o CrashPlan o puede usar un disco duro externo que conecta a su computadora. Con cualquiera de las opciones, configure el servicio o la unidad para realizar copias de seguridad automáticas continuas para que no tenga que hacer nada manualmente. Luego, una o dos veces al año, acceda a su servicio de copia de seguridad o unidad y busque para asegurarse de que todo esté allí y sea accesible en caso de que necesite obtener copias en su computadora local.
- Disputa tu bandeja de entrada: Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen una relación de amor y odio con su bandeja de entrada de correo electrónico. Les encanta porque es una herramienta de comunicación altamente productiva y eficiente, pero la odian porque puede salirse de control rápidamente y causar estrés innecesario. Hay cosas que puede hacer para mantener su bandeja de entrada en línea, como usar la automatización, optimizar lo que recibe a diario y limitar la frecuencia con la que revisa el correo electrónico durante el día.
Los consejos anteriores lo ayudarán a organizar su pequeña empresa de inmediato. Pero no olvide lo rápido que las cosas pueden salirse de control. Combine estas actividades con una resolución para realizar una revisión rápida y fácil de sus documentos, herramientas de productividad y equipo. estado varias veces al mes para que pueda mantenerse organizado y evitar que las cosas alcancen niveles abrumadores de desorganización.
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