El archivo de personal del empleado es el archivo principal del empleado que contiene el historial de la relación laboral desde la solicitud de empleo hasta una entrevista de salida y empleo documentación de terminación.
Acceso al Expediente Personal de Empleados
Solo el personal de Recursos Humanos y el supervisor o gerente inmediato del empleado pueden tener acceso a la información del expediente personal del empleado, y nunca sale de la oficina de Recursos Humanos.
En algunas empresas, el acceso al expediente está restringido al personal de RRHH. En estas organizaciones, los supervisores o gerentes mantienen su propio archivo de gestión que incluye documentos a los que pueden necesitar acceder, como copias de evaluaciones de desempeño anteriores.
Los requisitos varían de un estado a otro, sin mencionar, a nivel internacional, quién tiene acceso al archivo personal del empleado. En algunos estados, los empleados tienen derecho a acceder e incluso obtener copias de la información en el archivo de personal. En otros, el acceso es más estrecho. Los requisitos también varían sobre a qué puede acceder el empleado. Conozca las normas de la jurisdicción en la que emplea a personas para cumplir con sus requisitos legales.
En general, no deseará conservar documentos en el archivo de personal del empleado a los que el empleado no tenga razonablemente derecho a acceder. Puede considerar conservar todos los documentos relacionados con la verificación de antecedentes, referencias, listas de verificación de entrevistas y calificaciones. en un archivo separado que se crea para albergar todos los documentos relacionados con un reclutamiento y contratación en particular evento.
El archivo de personal del empleado generalmente se almacena en un archivador a prueba de incendios cerrado con llave en un lugar cerrado que sea accesible para el personal de Recursos Humanos. La confidencialidad de la información de los empleados en el expediente personal es de suma importancia.
De todos los archivos de empleados mantenidos por la empresa, el empleador, el supervisor o el personal de Recursos Humanos acceden con mayor frecuencia al archivo de personal del empleado a diario para obtener información.
Consideraciones sobre el contenido del archivo de personal del empleado
Los expedientes de personal suelen contener documentos que el empleado ya ha revisado y por lo que está familiarizado con su contenido. Esto incluye documentos como solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento, registros de capacitación y formularios relacionados con transferencias y promociones.
Los principios y cuestiones fundamentales a tener en cuenta al archivar cualquier documento en el expediente personal de un empleado son los siguientes.
- ¿Necesitará el empleador un documento en particular para justificar las decisiones si el empleador fue demandado? ¿Necesitaría el empleador el documento en un tribunal de justicia?
- ¿El empleado sabe y entiende que el documento será archivado en su expediente personal? En la mayoría de los casos, los empleadores deben hacer que el empleado firme el documento, no para indicar que está de acuerdo con el contenido del documento, sino para reconocen que son conscientes de y he leído el documento.
- Nunca se deben colocar sorpresas, opiniones o notas personales sobre el empleado en un archivo de personal del empleado. Solo los hechos, sin pensamientos especulativos, pertenecen a un archivo personal de empleados.
Contenido de un archivo de personal de empleado
Las siguientes son recomendaciones sobre la documentación que un empleador debe mantener en un archivo de personal de empleados.
Historial de empleo
- Aplicacion de trabajo
- Reanudar
- Carta de presentación del currículum
- Verificación de educación
- Verificación de empleo
- Carta de rechazo
- Descripción del trabajo del puesto
- Registros de análisis de puestos
- Carta de oferta de trabajo o contrato de trabajo
- Acuerdo de agencia de empleo o agencia temporal, si se usa
- Información de Contacto en caso de Emergencia
- Formulario de acuse de recibo del manual del empleado firmado que muestra la recepción del manual del empleado
- Lista de verificación de la orientación para nuevos empleados que muestra los temas cubiertos y por quién
- Cualquier acuerdo de reubicación y documentación.
- Cualquier contrato, acuerdo por escrito, recibo o reconocimiento entre el empleado y el empleador (como un acuerdo de no competencia, un contrato de contrato, o un acuerdo relacionado con un automóvil proporcionado por la empresa)
- Formularios oficiales de vida laboral, incluidas las solicitudes de transferencia, promoción, solicitudes de empleo internas, etc.
- Cualquier otra documentación relacionada con el empleo.
Desarrollo del desempeño de los empleados, planes de desarrollo y mejora
- Copias de cualquier evaluación de desempeño utilizada o planes de desarrollo de empleados
- Autoevaluaciones de los empleados
- Registros de cualquier sesión de asesoramiento formal.
- Notas sobre asistencia o tardanza
- Documentación del plan de mejora del rendimiento
- Informes de medidas disciplinarias
- Reconocimiento de empleados presentado, como certificados, cartas de reconocimiento, etc.
- Sugerencias y recomendaciones formales de los empleados, respuestas de la organización.
- Registros de entrenamiento
- Solicitudes de formación
- Evaluaciones de competencias
- Notificaciones u horarios de clases o sesiones de entrenamiento
- Evaluaciones de necesidades firmadas
- Informes de gastos de formación
- Quejas de clientes o compañeros de trabajo que han sido discutidas con el empleado
Registros de terminación de empleo
- carta de renuncia del empleado
- Documentación de la entrevista de salida
- Cobra notificación
- Lista de verificación de terminación de empleo
- Contabilidad final de todos los aspectos del empleo del empleado, como el cheque de pago final, el pago de vacaciones, la devolución de propiedad de la empresa, etc.
La línea de fondo
Querrá colocar en el archivo de personal del empleado solo los documentos con los que el empleado esté familiarizado. Si ver el contenido de su archivo sorprende a un empleado, no ha administrado de manera efectiva el contenido del archivo.
