Uno de los hechos importantes sobre Recursos Humanos es que tienes toneladas de papeleo. Toneladas y toneladas y toneladas. Por supuesto, mucho de esto es electrónico en estos días, pero el principio permanece. HR lleva registros. Y, usted necesita mantener esos registros. Pero la pregunta básica que se debe hacer es ¿cuánto tiempo debe RR.HH. conservar los archivos de los empleados?
Estas son las pautas básicas para el mantenimiento de registros de recursos humanos. Sin embargo, recuerde que las leyes estatales pueden diferir de estas pautas. Si las leyes estatales y las leyes federales entran en conflicto, mantenga siempre los registros según el requisito que sea más largo. Es mejor guardar algo por mucho tiempo que no lo suficiente.
Los siguientes estándares de retención de registros se basan en información de la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).
¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de contratación?
Debe guardar todos los currículos, notas de entrevistas, solicitudes y ofertas de trabajo, e incluso un registro de sus búsquedas a través de su sistema de seguimiento de candidatos durante un año después de que se tomó la decisión de hacer una oferta de trabajo hecho. Por lo tanto, si entrevista a un solicitante y todo el proceso se prolonga durante tres meses, no es hasta que el
¿Por qué tienes que hacer esto? Si alguna vez alguien cuestiona su decisión de contratación, deberá demostrar que estuvo no discriminar ilegalmente de cualquier manera, forma o forma. Leyes como la Acta de Americanos con Discapacidades, Título VII, y muchos otros requieren que demuestre que está en cumplimiento. Mantener estos registros le ayuda a hacer esto.
¿Cuánto tiempo debe mantener los registros de pruebas de drogas?
Si usted requiere prueba de drogas para el preempleo, los resultados de las pruebas son parte del registro de contratación y debe conservar una copia de ellos durante un año. Si realiza pruebas de drogas adicionales, ya sea debido a un incidente que ocurre en el trabajo o como parte de una verificación aleatoria, también debe mantener estos registros durante un año.
Sin embargo, si está sujeto a las normas del Departamento de Transporte, el plazo mínimo para mantener registros de pruebas de detección de drogas es de cinco años.
¿Cuánto tiempo debe conservar las nóminas/tarjetas de tiempo, etc.?
La ley requiere que mantenga estos registros durante tres años, pero las demandas recientes significan que sería más inteligente que los conserve por más tiempo. Desea mantener un registro de cuánto se le pagó a cada empleado y cuántas horas trabajaron durante toda su permanencia en su empresa. Mantenga sus registros durante al menos cinco años después de que el empleado se vaya, independientemente del motivo.
Para los empleados exentos, por supuesto, no necesita mantener registros de tiempo, ya que su pago es el mismo independientemente de la cantidad de horas trabajadas.
Sin embargo, si alguna vez clasificó erróneamente a un empleado como exento cuando debería haber estado no exento, estos registros de horas trabajadas pueden guiarlo para pagar las horas extras adeudadas. Asegúrese de incluir cómo la empresa calculó el pago. Por ejemplo, debe realizar un seguimiento de si se trata de un salario fijo, salario más comisión, horas extra, trabajo a destajo o pago por hora.
Debe hacer esto no solo por cuestiones de pago e impuestos, sino que muchas otras decisiones dependen de la cantidad de horas trabajadas. Por ejemplo, la elegibilidad para FMLA depende de la cantidad de horas trabajadas en un año. Si tiene un empleado exento a tiempo parcial, es posible que desee considerar solicitar el registro del tiempo para determinar la elegibilidad de FMLA. También debe poder demostrar que pagó a sus trabajadores por todas las horas que trabajaron.
¿Cuánto tiempo debe conservar el Formulario I-9?
Mantenga el Formulario I-9 del empleado, almacenado por separado de sus registros de personal, durante tres años después de contratar al empleado y durante un año después de la terminación del empleo, lo que ocurra más tarde.
Usted mantiene estos formularios separados de los archivos de personal, de modo que si el gobierno solicita verificarlos, los trabajadores no tendrán acceso al resto de la información en los registros de personal del empleado.
¿Cuánto tiempo debe conservar la información sobre beneficios de salud/pensión?
Debe conservar los registros de sus planes para todos sus beneficios durante un mínimo de seis años. Los tribunales han sostenido que si un empleado lo demanda, diciendo que él o ella merece una pensión más alta, por ejemplo, es responsabilidad del empleador de demostrar que no debe más, no responsabilidad del empleado de demostrar que debe hacer. Guarde todas esas descripciones resumidas del plan.
Si tiene ex empleados que son elegible para COBRA, extendiendo sus beneficios de salud, también debe mantener esos registros durante seis años solo para estar seguro. La ley no especifica la retención, pero dado que esto podría aplicarse en virtud de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA), esta ley exige la retención durante seis años. Para estar seguro, no tires esos registros.
Consulte el Instituto de Información Legal de la Facultad de Derecho de Cornell para conocer la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA, por sus siglas en inglés) para obtener más información.
¿Cuánto tiempo debe mantener los registros FMLA?
Cuando un empleado solicita FMLA, debe mantener ese registro en papel, incluso si niega la licencia por tres años. Asegúrese de realizar un seguimiento de la licencia de cada empleado: cuándo comenzó y cuánto tiempo se utiliza. Si el empleado tiene FMLA intermitente, asegúrese de realizar un seguimiento de cada licencia y documentar el número de horas usado. Deben documentarse las fechas y el número de horas. Recuerde, la licencia intermitente se puede usar durante unas pocas horas en un día o algunos días a la semana. Documéntalo todo y mantén esos registros.
Recuerde, esta no es una lista completa y se aplica solo a los estatutos federales. Puede estar sujeto a leyes adicionales de retención de registros si, por ejemplo, es un contratista federal o si su estado tiene estándares diferentes. En caso de duda, no lo tire.
Puede acceder a recursos adicionales sobre mantenimiento de registros e informes obligatorios en la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM).
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