Decidir cuál es el mejor espacio o lugar para eventos es fundamental para el éxito general de su evento. Si bien la planificación del lugar lleva tiempo, no tiene por qué ser abrumadora. Para muchos, profesional planificadores de eventos y aficionados por igual, puede ser un desafío divertido.
Suponiendo que ya haya identificado el tipo de evento que está planeando y su propósito, hay muchos otros factores que deben tenerse en cuenta al comenzar el proceso de selección del lugar. La siguiente hoja de ruta lo guiará a través de los pasos para elegir el espacio perfecto para eventos.
Tu público objetivo
Al planificar el lugar para un evento, una de las piezas de información más importantes que debe saber es quiénes serán sus invitados y cuántos espera que asistan. Si bien el tipo de evento sin duda influirá en la elección del lugar, uno de los mayores factores limitantes para el espacio para eventos es su capacidad. Asegúrese de conocer al menos una estimación precisa (puede ser un rango) del
Fechas de eventos
Consulte su calendario porque el tiempo influirá en muchas decisiones, incluido el lugar de su elección. Después de tu lista de invitados, la fecha de tu evento será el siguiente factor limitante. Dependiendo del tipo de evento que esté planeando, es posible que deba ser flexible con su evento fecha para obtener el lugar que desea o tendrá que ser flexible con su elección de lugar para obtener la fecha que desea. desear. Debe comenzar a planificar el lugar sabiendo dónde usted o el cliente son flexibles. Aquí hay algunas preguntas a considerar:
- ¿Cuándo es más probable que sus invitados estén disponibles para asistir según sus horarios?
- ¿Qué lugares tienen espacio apropiado y disponible para esos tiempos?
- ¿Cuál es el mejor momento para que su equipo de gestión celebre el evento?
Calcula tu presupuesto
Con un presupuesto abierto, cualquiera puede planificar un gran evento y tener una selección infinita de opciones de lugares. Pero lo más probable es que su recursos financieros son limitados, y debe saber desde el principio cuáles son sus limitaciones financieras, incluso si su presupuesto del evento es simplemente una estimación o rango aproximado. Un planificador de eventos siempre puede planificar un gran evento con un presupuesto razonable.
- ¿Los lugares se encuentran dentro de los parámetros de su presupuesto para gastos de espacio, técnicos y de catering?
- ¿Ha negociado una tarifa favorable por los servicios y ha demostrado el valor de su función?
- ¿Ha permitido flexibilidad en su presupuesto en caso de que los gastos de las partidas excedan el plan?
Busque diferentes ubicaciones
Una vez que se reducen los números de la lista de invitados y las posibles fechas del evento, es importante identificar los lugares donde se podría realizar el evento. Los hoteles y los centros de eventos o conferencias son algunos de los espacios para eventos más populares para eventos corporativos y recepciones de bodas, pero no son las únicas opciones. Este es un momento para ser creativo en su pensamiento. Considera lo siguiente:
- Según el tema de su reunión, ¿cuáles son las tres mejores ubicaciones que le vienen a la mente?
- ¿Dónde preferirían sus invitados asistir a esta reunión?
- ¿Qué será lo más conveniente para sus invitados?
- Además de un hotel, ¿qué ubicaciones inesperadas podrían aumentar la tasa de RSVP?
Encuentre el tipo de espacio adecuado
El lugar que elijas debe tener un espacio apropiado para el tipo de evento que estás planeando. ¿Su evento requerirá una pista de baile? ¿Necesitará un sistema de megafonía? ¿Qué pasa con el podio de un orador o una pantalla de proyección? ¿Qué tipo de configuración de mesa necesitas? Además de considerar este tipo de preguntas, estas son algunas de las principales preguntas que debe hacerse sobre la planificación del lugar:
- ¿El lugar del evento cumple con los criterios especiales de su programa o evento?
- ¿Puede el lugar adaptarse a sus necesidades de producción, entretenimiento, A/V, sonido y otras necesidades técnicas?
- ¿La condición de las instalaciones refleja los altos estándares de su organización?
Considere los servicios y restricciones del lugar
Además de encontrar el tipo adecuado de espacio para eventos, querrá investigar los tipos de otros servicios que ofrece el lugar y decidir su valor para su evento. Algunos lugares también tendrán una lista de proveedores preferidos a partir de la cual debe trabajar para encontrar proveedores o proveedores de otros servicios. Otros lugares tienen restricciones en la decoración u otros aspectos del evento en sí. Algunas preguntas para hacer incluyen:
- ¿Este lugar ofrece buenas opciones de estacionamiento o servicio de valet?
- ¿Este lugar ofrece seguridad?
- ¿Este lugar ofrece servicios adicionales como catering, arreglos florales, alquiler de mantelería y mesas, etc.?
- ¿Este lugar tiene un equipo de instalación y limpieza?
- ¿Este lugar restringe con qué otros proveedores trabaja?
- ¿Este lugar tiene mínimos de comida y bebida?
Considere la reputación
La reputación de servicio de un lugar es fundamental. Esta suele ser la diferencia entre realizar un buen evento y producir un gran evento. La forma en que un lugar gestiona sus instalaciones, personal y clientes siempre será recordada. Para tener una idea del valor de reputación de un lugar, considere estas preguntas:
- ¿Cuál es la permanencia del director de la conferencia, gerente del Servicio de Alimentos, o chef ejecutivo?
- ¿La gerencia lo tratará como un cliente VIP o simplemente como uno de los múltiples programas?
- ¿Cuánta flexibilidad está dispuesta a ofrecerte el lugar?
- ¿Tienen testimonios o reseñas disponibles?
- ¿El lugar ofrece fotografías de eventos similares al suyo?
Programe una visita
A menos que la logística y el tiempo lo impidan, cada planificador de eventos debe realizar una inspección del sitio antes de contratar cualquier lugar. Las imágenes pueden ser de gran ayuda, pero hay muchos aspectos que solo pueden evaluarse en persona. Solicite un recorrido por el lugar que incluya todo, desde el estacionamiento hasta la entrada y el espacio para eventos hasta los baños. Estaras contento de haberlo hecho.
Incorporar las preferencias del cliente
Los planificadores de eventos deben presentar sus recomendaciones de lugar a su cliente (ya sea un cliente interno como los ejecutivos o la gerencia de la empresa o un cliente externo) y obtener aprobaciones. La única pregunta que debe hacerse con respecto al cliente durante la fase de planificación del lugar es ¿aprobará el cliente la(s) recomendación(es)? Para poder responder a esa pregunta con cierta confianza, debe asegurarse de comprender las expectativas y preferencias del cliente desde el principio.
