El seminario es quizás el evento más común que organizan los planificadores. Y la mayoría de los seminarios están programados como medio día o día completo. Para aquellos interesados en crear una lista de verificación para planificar unaseminario, lo siguiente ofrece una estructura de alto nivel para la planificación y ejecución de un seminario.
Y para aquellos que están planeando una conferencia de varios días o varias sesiones, considere adoptar un enfoque similar. Sin embargo, su lista de verificación de planificación de seminarios será más larga.
Confirmar el Propósito del Evento
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Antes de realizar cualquier investigación sobre la selección del lugar, asegúrese de estar familiarizado con los objetivos básicos del evento:
- ¿Quién es la audiencia?
- ¿Cuál es el tema del seminario?
- ¿Dónde debería estar ubicado?
- ¿Por qué asistirá la gente?
- ¿Cuál es la agenda del seminario?
Revise la Guía de especificaciones de eventos de Apex
El Convention Industry Council ha establecido una serie de herramientas que deben ser vistas como una excelente fuente de las mejores prácticas que ayudarán al planificador de eventos o reuniones a realizar un seguimiento de los detalles para la planificación de eventos. Con herramientas de descarga gratuitas, ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles relevantes. Esto incluye, pero no se limita a:
- Perfil del evento (fecha, hora, ubicación, contactos, etc.)
- Información de contacto del organizador/anfitrión del evento
- Información de contacto del proveedor
- perfil del asistente
- Espacio necesario
- Alimentos y bebidas
- requisitos audiovisuales
- Configuración de función/sala
Crear un perfil de evento
Una vez que un planificador tiene algunas de las preguntas básicas sobre el evento cubiertas, es hora de investigar posibles lugares para la reunión. Es importante trabajar de cerca con el organizador/anfitrión del evento para determinar el tipo de lugar y donde el seminario puede ser más conveniente tanto para el organizador como para el invitado (la lista de ideas puede ser sin fin):
- hoteles locales
- Instalaciones locales para conferencias
- espacio restaurante privado
- Club privado museo/galería de arte
Resuma las necesidades del seminario y solicite propuestas de lugares.
La mayoría de los lugares estarán encantados de proporcionar un presupuesto para un posible seminario. El contacto de catering o de ventas necesitará lo siguiente BEO información:
- Posible(s) fecha(s) para el evento
- Número de asistentes
- Estilo de configuración de la sala (aula, en forma de U, etc.)
- Hora del evento (cuenta para montaje/desmontaje)
- Requisitos de alimentos y bebidas
- Necesidades de A/V (incluidas pantallas, micrófonos, etc.)
- Configuración de la habitación
Consejo: Contrate a un técnico de A/V para que se dedique a su evento desde el hotel.
Confirmar y/o Desarrollar la Agenda
Es fundamental que el planificador de eventos trabaje en estrecha colaboración con el organizador/anfitrión del evento porque la agenda del evento cambiará con frecuencia desde la conversación inicial hasta el día real del evento. El planificador de eventos debe estar listo para ajustar el plan y trabajar en estrecha colaboración con el lugar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
Confirmar el Acuerdo BEO
Una vez que el planificador conoce el número objetivo de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, debe asegurar el espacio para eventos y requisitos relacionados. La mayoría de los acuerdos deberían permitir al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los requisitos de alimentos y bebidas hasta una cierta cantidad de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán cuánto permitirán que un grupo reduzca las cantidades, así que calcule bien.
Crear comunicaciones y materiales de eventos
Este es un elemento en el que algunos planificadores pueden estar involucrados, mientras que otros no. Esencialmente, algunos planificadores de reuniones serán responsables de cada uno de los siguientes:
- Creación de invitaciones a eventos
- Impresión de agenda y otro material
- Asegurar obsequios/rifas para los asistentes
- Producción de tarjetas de identificación
- Envío de letreros y pantallas para eventos
Trabajar en estrecha colaboración con el anfitrión del evento para finalizar la logística
Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones completa antes del evento. Esto incluye confirmar lo siguiente:
- Oradores de eventos
- Requisitos de A/V del evento
- Recuento de asistentes al evento
- Funciones y responsabilidades del anfitrión
- Necesidades de materiales del evento (verifique varias veces)
Configuración de eventos
Asegúrese de dejar tiempo en el horario de BEO para la configuración del evento, y se recomienda llegar aproximadamente dos horas antes del evento.
Consejo: Si el seminario está programado para la mañana, pídale al contacto de ventas del lugar que le permita a su grupo instalarse la noche anterior (pero no deje nada de valor en el lugar público).
Todos los materiales del evento, folletos, letreros, exhibiciones, obsequios, mesas de registro, gafetes y más deben estar listos para el evento.
Advertencia: Los oradores a veces cambian las diapositivas la noche anterior y brindan nuevas presentaciones que deben agregarse al PowerPoint 10 minutos antes del evento.
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