El proceso de compra para pagar, también conocido como proceso P2P, conecta la adquisición y toda la cadena de suministro. procesos dentro de una empresa a través del proceso de entrada de mercancías, y finalmente al pago emitido al proveedor.
En los últimos años, las empresas han analizado detenidamente sus procesos de compra para pagar para:
- Reducir la cadena de suministro general y los costos de inventario
- Libere el efectivo necesario
- Mejore el rendimiento operativo
- Tomar mejores decisiones financieras
Además de reducir los costos generales de la cadena de suministro y el inventario, mejorar el proceso de compra para pagar puede agregar una visibilidad que permite administración la oportunidad de tener una mejor comunicación con el proveedor en cuanto a dónde se encuentran los artículos en el proceso de entrega, y el pago al proveedor.
Elementos del proceso de compra para pagar
Hay muchos elementos en el proceso P2P, cada uno de los cuales es importante en el proceso general. El proceso comienza con el abastecimiento de artículos y finaliza con el pago al proveedor seleccionado.
Abastecimiento
El proceso P2P comienza cuando el departamento de investigación y desarrollo o el departamento de producción solicitan al departamento de compras que busque un proveedor para un artículo o servicio especial. El departamento de I+D puede haber producido una especificación dentro de la cual debe actuar el proveedor.
En algunos casos, el artículo puede ser un artículo de stock estándar que se necesita para el proceso de producción, y es posible que solo requiera que el departamento de compras encuentre el artículo de mejor calidad al mejor precio. Dependiendo del artículo o servicio requerido, el departamento de compras puede emitir una Solicitud de cotización (RFQ) o puede seleccionar proveedores adecuados en función de relaciones anteriores.
Contratos
Cuando el adquisitivo departamento ha seleccionado un proveedor o proveedores adecuados, habrá un proceso de contratación en el que los proveedores y el departamento de compras negociarán un contrato en función del precio, las condiciones de pago y los plazos de entrega.
Adquisitivo
Una vez que se firman los contratos entre la empresa y el proveedor, las órdenes de compra se pueden generar y enviar al proveedor. Para mejorar el tiempo de entrega de los artículos, la empresa puede enviar la orden de compra de forma electrónica en lugar de envío o fax.
Al enviar una orden de compra electrónica, la información se puede ingresar directamente en el sistema informático del proveedor. Para garantizar que haya visibilidad, el proveedor debe proporcionar a la empresa información sobre el progreso, como fechas de entrega actualizadas y documentos como el aviso de envío avanzado (ASN).
Entrada de mercancías
Después del envío de los artículos del proveedor, el siguiente paso es que esos artículos lleguen al cliente. Se verificarán los artículos para garantizar que la cantidad sea la misma que la orden de compra, así como también se verificarán los daños y la calidad de los artículos.
Si hay algún problema con los artículos que se reciben, el cliente informará al vendedor para que se pueda devolver el artículo o se haga un descuento.
Facturación
El proveedor puede facturar al cliente en cualquier momento después de enviar los artículos. Mediante el uso de una solución de facturación electrónica, el proceso P2P se puede agilizar para que la información se ingrese en el sistema de cuentas por pagar del cliente.
Cuando se reciben los artículos, se comparan con la factura y la orden de compra, puede comenzar el procesamiento de la factura.
Procesamiento de factura
En el proceso P2P, el procesamiento de las facturas se debe realizar de forma que se obtengan los descuentos ofrecidos por el vendedor. En el contrato negociado, el proveedor puede ofrecer descuentos por el pago realizado por el cliente antes de la fecha de vencimiento del pago.
por ejemplo, el proveedor puede ofrecer un descuento del cinco por ciento para los pagos realizados en menos de diez días después de la recepción de los artículos.
Analítica
Como parte del proceso P2P, una empresa debe tener una viabilidad completa para su gasto de compra. El monitoreo constante del gasto identificará áreas que podrían ser motivo de preocupación, como el aumento de precios de los proveedores o gastos deshonestos.
Un proceso P2P que incorpora las mejores prácticas puede ahorrar dinero a las empresas. Debe incluir limitaciones sobre lo que se puede comprar fuera del proceso P2P estándar.
Al permitir compras no estándar, aumentan las incidencias de costos innecesarios y controlar estas compras puede desperdiciar recursos que podrían ahorrarse si se usara el proceso P2P correcto.
