En comparación con el mobiliario y el equipo de oficina, los suministros de oficina pueden parecer un gasto menor. La principal diferencia es que las compras importantes, como muebles y equipos, tienden a realizarse una sola vez, mientras que los suministros de oficina se utilizan todos los días y deben reponerse periódicamente. Si no gestiona y controla sus gastos en suministros de oficina, estos gastos pueden destruir cualquier presupuesto bien estructurado.
Afortunadamente, hay muchas cosas que puedes hacer para controlar cuánto gastas en suministros de oficina y así mantenerte dentro del presupuesto. Y comprar al por mayor, especialmente si tiene espacio de almacenamiento, siempre es una forma inteligente de hacerlo. Muchas de las cadenas de suministro de oficina que antes eran exclusivamente físicas, como Staples/Office Depot y Office Max, ahora ofrecen la posibilidad de comprar en línea y, a menudo, con envío gratuito. Aquí hay algunas estrategias a considerar que pueden ayudarlo a ahorrar dinero en suministros de oficina:
Suministros necesarios
Echa un vistazo al material de oficina que vas pidiendo cada vez. Pregúntese si hay algún material de oficina "conveniente de tener" o "imprescindible". Considere la calidad de los artículos que está comprando. ¿Necesita comprar suministros de marca o puede usar la marca genérica de la tienda? ¿Se puede utilizar una cinta de embalaje menos costosa y sin marca? Ahorrar unos cuantos dólares en los suministros de oficina que se compran con más frecuencia se acumulará con el tiempo.
Compara precios, compra en línea
Haga su tarea y compare precios de los artículos que compra con más frecuencia. No es necesario que visites físicamente cada tienda si tienen un sitio web que enumera los artículos que venden. Toda su compra de material de oficina se puede hacer en línea. Tenga cuidado al comparar precios en línea teniendo en cuenta los costos de envío. Algunos minoristas en línea ofrecen envío gratuito si solicita una cantidad mínima de suministros.
Negociar un contrato de compra
Si tu empresa compra cada mes una cantidad importante de material de oficina, puedes negociar un contrato de compra con tu proveedor. La clave para negociar un contrato a su favor es primero identificar los suministros que compra con más frecuencia (en términos de dólares gastados). Concentre sus negociaciones en estos artículos y, si tiene que ceder ante alguno, sabrá cuáles son los que se compran con menos frecuencia.
Pedidos al por mayor
La mayoría de los suministros de oficina se pueden comprar al por mayor. Por ejemplo, en lugar de comprar papel en paquetes de 500 hojas, considere comprar una caja de 5000 hojas. Sin embargo, hay dos compensaciones: tendrá que inmovilizar algo de dinero para comprar cantidades mayores y tendrá que almacenar los artículos al por mayor que compre. Considera lo siguiente:
- Los precios bajos en artículos pequeños o económicos como bolígrafos, lápices y papel no son un buen indicador de los precios generales. Las tiendas que rebajan los precios de estos artículos a menudo cobrarán más por otros artículos para compensar las ganancias que sacrificaron.
- Considere clubes de almacenes como Costco o Sam's Club para compras al por mayor. Estos minoristas a granel también tienen sitios web que se pueden utilizar para realizar pedidos de suministros de oficina en línea.
- Configure una cuenta con su proveedor. Las empresas de suministro más grandes pueden proporcionarle un resumen de lo que ha pedido durante el último mes o año. Con frecuencia, las franquicias ofrecen este tipo de descuento a sus franquiciados debido al volumen que la franquicia en su conjunto ofrece a los franquiciados individuales un mejor precio.
- Regístrese en el programa de recompensas para minoristas de artículos de oficina. Los grandes minoristas como Staples ofrecen grandes beneficios a sus Recompensa a los clientes.
La siguiente es una lista recomendada de suministros de oficina esenciales:
Bolígrafos y lápices
- Bolígrafos (azul, negro, rojo, etc.)
- Marcadores permanentes
- Resaltadores
- Marcadores de pizarra borrables (y borradores)
- No. 2 lápices
Papel
- Pastillas de papel rayado
- Papel para fotocopia/computadora de 8,5" x 11" (tamaño carta)
- Papel para fotocopia/computadora de 8,5" x 14" (tamaño legal)
- Sobres (tamaño legal y carta)
- Notas Post-It®
Clips, grapadoras y cinta adhesiva
- Pequeños sujetapapeles
- clips de papel grandes
- Clips de la carpeta
- Grapas
- Cinta de oficina
- Cinta de embalaje
Carpetas de archivos
- Tamaño carta (8,5" x 11")
- Tamaño oficio (8,5" x 14")
Otros elementos:
- Cartuchos o recargas de impresora
- Tijeras
- White Out (o cinta correctora)
- grapadoras
- Bandas de goma
- Calendarios y agendas
- Sellos postales o contadores postales (dependiendo del volumen de correo)
