La forma más eficaz de convertir un evento mediocre de recaudación de fondos en un generador de ingresos anuales es patrocinadores seguros para compensar sus mayores gastos. Organizar un evento por sí solo implica costos significativos, especialmente si se tienen en cuenta los gastos de alquiler, catering y marketing del evento. Es muy difícil absorber estos costos y obtener ganancias únicamente con la venta de entradas. Aquí es donde vender paquetes de patrocinio puede ayudar, como mínimo, a equilibrar los costos iniciales para que el evento tenga buenas posibilidades de generar ganancias.
Acérquese a los patrocinadores para que participen en su recaudación de fondos
Lo primero que hay que tener en cuenta a la hora de atraer patrocinadores potenciales es la percepción del valor. Antes de levantar el teléfono, debes considerar por qué un patrocinador en particular encaja bien con el tema de tu evento. Una vez que haya establecido qué empresas son los mejores objetivos, deberá investigar quién dentro de estas empresas tomará la decisión final sobre la participación. Esto es esencial porque no desea presentar su propuesta a una secretaria o asociado que luego volverá a presentar la idea a quien toma las decisiones. Cuando un tercero se involucra, su apelación puede perder impacto y urgencia.
¿Qué buscan los patrocinadores en un evento?
Lo primero que los especialistas en marketing de eventos quieren saber es la demografía del evento. Eso incluye la cantidad de asistentes, rango de edad y educación. Si tiene datos sobre los salarios de los hogares o las tendencias de compra, asegúrese de incluirlos también. Otro punto de venta puede ser enumerar otras empresas destacadas y líderes comunitarios que estarán representados en la recaudación de fondos. Además de “quién” asistirá, los patrocinadores también quieren saber cómo se presentará su marca a la audiencia.
Haga que su propuesta sea atractiva para los patrocinadores
La participación del público es probablemente el producto menos utilizado que los planificadores pueden ofrecer a sus socios de eventos. Se acabaron los días en los que se cobraban 500 dólares por colgar una pancarta descuidada sobre tuberías y cortinas. La nueva era del patrocinio mide el retorno de la inversión sobre cuántas personas recordarán la participación de una marca después del evento. Si desea distinguir su propuesta de las demás, concéntrese en incorporar oportunidades al flujo activo de su evento. este sencillo elemento de interactividad puede ser el factor decisivo entre dos propuestas de patrocinio similares.
Formas únicas de incorporar el compromiso de patrocinio
Cada evento de recaudación de fondos tendrá perspectivas únicas para integrar patrocinios, que es donde debe ser creativo para brindar la mejor impresión de valor a sus socios. Un buen lugar para comenzar es crear un inventario de todos sus canales de marketing potenciales. Utilice el itinerario de su evento para visualizar cada punto donde los asistentes interactuarán con los oradores, los carteles y la interacción en la sala. Imagínese lo que verán sus asistentes desde el momento en que abran sus invitaciones hasta el momento en que abandonen el evento. Un ejercicio simple como este debería generar docenas de ideas para usted.
Ejemplos de elementos de inventario de marketing de eventos
- Logotipos de invitación
- Señalización direccional
- Bolsas de regalos
- Uniformes de empleados
- Oportunidades de banner
- Anuncios por megafonía
- Patrocinios de mesa
- Folletos del programa
- Muestras gratis
- Sorteos de premios
- Colocaciones de cupones
- obsequios de botín
- Demostraciones de productos
- Publicidad en el sitio web
- Promociones por correo electrónico
- Integración de pegatinas
- botellas de agua de marca
- salas vip
- Puestos de vendedores
- Búsqueda del tesoro
- Fotos de mascotas
¡La lista de ideas es casi infinita!
¿Cuándo debería empezar a comunicarse con posibles patrocinadores?
Una buena regla general es que cuanto más grande sea la empresa, más tiempo llevará lograr una respuesta y un compromiso. Por este motivo, le recomendamos ponerse en contacto con los candidatos a patrocinadores seis meses antes de la fecha del evento. Si envía propuestas por correo, asegúrese de realizar un seguimiento con una llamada telefónica aproximadamente 10 días después del envío.
Más importante
¡Solicite programar una reunión con quien toma las decisiones! Reunirse cara a cara le permitirá mostrar su orgullo y pasión por el evento mientras aborda cualquier obstáculo que pueda interponerse en el camino. Es su mejor opción para conseguir un patrocinio lo suficientemente grande como para cubrir tus gastos.
