Para una empresa, la evaluación de propuestas para el proceso de selección de proveedores para proyectos y productos básicos más pequeños puede ser relativamente sencilla. Para proyectos más grandes, piezas complejas o servicios multifacéticos, será más complicado evaluar propuestas y llegar a un consenso. El principal objetivo de esta fase es minimizar las emociones humanas y el posicionamiento político para llegar a una decisión que sea lo mejor para la empresa. Sea minucioso en su investigación, busque opiniones de todas las partes interesadas y utilice la siguiente metodología para llevar al equipo a una decisión unificada de selección de proveedores.
Revisión preliminar de todas las propuestas de proveedores
Antes de que el equipo de selección de proveedores comience su proceso de evaluación y selección, se deben revisar todas las propuestas para verificar que estén completas y sean claras. Cualquier omisión o ambigüedad obvia debe ser aclarada por el proveedor que la presenta. Garantizará que el proceso de evaluación y selección, una vez iniciado, sea exhaustivo y eficiente.
Registro de requisitos comerciales y requisitos de proveedores
En una hoja de cálculo, enumere los requisitos comerciales y luego los requisitos del proveedor que se compilaron en el primer paso, Analizar los requisitos comerciales. Una lista completa y detallada de todos los requisitos es esencial para llegar a una decisión justa y equitativa.
Asignar valor de importancia para cada requisito
Para cada uno de los requisitos asigne un “Valor de Importancia” utilizando una escala del uno al diez; donde 1 es extremadamente poco importante y 10 es extremadamente importante. Si el equipo de selección de proveedores no puede ponerse de acuerdo sobre un valor de importancia, entonces acumule el valor individual de cada uno y calcule un "promedio" entre todos los miembros. Si un miembro del equipo siente que no está calificado para dar una opinión sobre un determinado requisito, puede abstenerse de enviar un valor. Utilice la puntuación promedio de todos los valores enviados por el equipo como valor de importancia para ese requisito.
Si un requisito es dicotómico hasta el punto en que desearía eliminar al proveedor inmediatamente si no puede cumplir con el requisito, luego marque ese requisito como "Aprobado/Reprobado". Por ejemplo, si su compañía de seguros requiere que todos los contratistas externos que realicen trabajos en áreas aseguradas para ser "vinculadas y aseguradas", entonces cualquier proveedor que no cumpla con este requisito será inmediatamente eliminado de más consideración.
Asigne un valor de rendimiento para cada requisito
Este paso puede ser el proceso más largo y prolongado de todo el proceso de selección de proveedores. El equipo deberá asignar un "valor de rendimiento" que cree que cada proveedor realiza en cada uno de los requisitos. Para proyectos más grandes, es posible que deba darle tiempo a cada miembro del equipo para evaluar cada propuesta y llegar a una puntuación de desempeño para cada objetivo.
Una vez más, si el equipo no puede ponerse de acuerdo sobre un valor de desempeño, entonces se acumula el valor individual de todos y se calcula un "promedio" para todos los miembros. Si un miembro del equipo siente que no está calificado para dar una opinión sobre un determinado requisito, puede abstenerse de enviar un valor. Utilice la puntuación promedio de todos los valores enviados por el equipo como valor de desempeño para ese requisito para ese proveedor individual.
Si se indica que un requisito es "Aprobado/Reprobado" y el equipo está de acuerdo en que el proveedor individual no ha cumplido con el requisito, ese proveedor puede ser eliminado inmediatamente de una mayor consideración.
Calcular una puntuación de rendimiento total
Ahora que tiene un "valor de importancia" para cada requisito y una "puntuación de rendimiento" para cada proveedor en cada requisito, puede calcular una puntuación de rendimiento total para cada proveedor. Calcule la puntuación de rendimiento total multiplicando el valor de importancia individual por el valor de rendimiento del proveedor. Totalice la suma de todos los puntajes de desempeño de un proveedor individual para llegar a un puntaje de desempeño total para el proveedor.
Seleccione un proveedor ganador
La puntuación total de desempeño no pretende ser un valor absoluto de determinación de la propuesta de un proveedor. Debe utilizarse como guía para resaltar las diferencias entre proveedores y generar un debate significativo entre los miembros del equipo. Las propuestas que quedaron muy por debajo de las favoritas pueden eliminarse si el equipo está de acuerdo.
