La negociación de contratos es a la vez un arte y una ciencia. Este tema ha sido el tema de muchos libros y artículos populares. El tema de la negociación de contratos también ha sido durante mucho tiempo objeto de seminarios, presentaciones y conferencias diseñadas para enseñar las pocas tácticas básicas, pero importantes, necesarias para tener un contrato exitoso negociador. Negociar un contrato es el proceso para lograr un beneficio mutuo tanto para su empresa como para el proveedor con el que firma el contrato.
¿Qué es un contrato?
En última instancia, el contrato será un documento que describirá todas las reglas que regirán su relación en el futuro y cuanto más clara y directa, mejor se podrá implementar y adherido a. El objetivo es lograr un equilibrio con el proveedor y verlo como un socio para que ambos cumplan con sus metas y objetivos corporativos al firmar el contrato.
Negociación exitosa del contrato significa que ambas partes buscan aspectos positivos que beneficien a ambas partes en todos los ámbitos y al mismo tiempo logren un acuerdo justo y equitativo. Un contrato firmado que beneficie a ambas partes proporcionará una base firme para construir una
Objetivos de las negociaciones contractuales
Los objetivos de negociación de contrato se pueden utilizar para evaluar el contrato en función de cada uno de estos criterios:
- Explique claramente todos los requisitos previos, términos y condiciones esenciales.
- Se detallan y definen los bienes o servicios a proporcionar.
- La compensación se establece claramente, incluido el costo total, los cronogramas de pago y las condiciones de financiamiento.
- Describiendo todos los hitos principales, como fechas de vigencia, fechas de finalización/terminación y posibles fechas de renovación.
- Identificar y abordar riesgos y responsabilidades potenciales.
- Definir y establecer expectativas razonables para la asociación, incluida una estrategia de comunicación y un cronograma.
Estrategias de negociación
1. Enumere las prioridades de clasificación, así como las alternativas: Tener la lista de elementos que son más importantes versus elementos que, quizás, no sean tan importantes, le brinda la oportunidad de hacer un intercambio si es necesario. Esta lista debe ser una lista dinámica que se mantenga actualizada en función de las necesidades de la empresa con respecto al trabajo con este proveedor. No es práctico suponer que podrá negociar eficazmente todas las áreas del contrato a la vez. Por lo tanto, desea asegurarse de que se discuta y acuerde lo que es más importante para usted antes de pasar a elementos menos importantes.
2. Reconoce la diferencia entre lo que necesitas y lo que quieres: Revise sus prioridades con frecuencia durante todo el proceso de planificación de las negociaciones del contrato y una última vez al final. Asegúrese de hacer las preguntas difíciles: "¿Es esto realmente una prioridad para nuestra empresa o es algo 'bueno tenerlo'?" "¿Esta prioridad fue el resultado de ¿Alguna maniobra política interna, o es real?" "Si tuviéramos que sacrificar este elemento, ¿puede este acuerdo seguir siendo beneficioso para ambos? lados?”
3. Conozca su resultado final para saber cuándo retirarse: ¿Existe algún costo o tarifa por hora que su empresa no pueda exceder? ¿Se ha dado cuenta de que una o dos de las principales prioridades son realmente no negociables y que será mejor abandonar este contrato si el proveedor no está de acuerdo? Enumérelos junto con los fundamentos para que pueda utilizarlos para negociar el trato óptimo.
4. Defina limitaciones de tiempo y puntos de referencia: Establezca estándares de medición del desempeño que esperará de su proveedor. Este será un método clave para monitorear el desempeño del proveedor. Éxito del proveedor será fundamental para obtener un buen valor de este contrato. Por lo tanto, usted querrá negociar una sanción justa y equitativa cuando no se cumplan los indicadores clave de desempeño (KPI).
5. Evaluar posibles responsabilidades y riesgos: Comprender la posibilidad de que algo salga mal o no se implemente según lo previsto cuando se estableció el contrato. ¿Qué pasa si surgen costos imprevistos? ¿Quién será responsable si se violan las regulaciones gubernamentales? ¿De quién será el seguro que cubrirá a los trabajadores subcontratados? Estas son sólo algunas de las preguntas más comunes que deben abordarse en cualquier contrato. Así como fue importante comprender las prioridades, es igualmente importante no sólo conocer la posibilidad de que algo salga mal, sino también ser proactivo sobre qué hacer al respecto en caso de que suceda.
6. Confidencialidad, no competencia, resolución de conflictosy cambios en los requisitos: Para completar la lista, estos elementos representan sólo algunas cosas más a considerar al negociar el contrato con el proveedor. Cuando se aborda de manera proactiva, esta lista podría convertirse en un buen lugar para establecer puntos en común con el proveedor, en lugar de elementos que podrían ser posibles obstáculos en la negociación. Por ejemplo, si el proveedor o un representante del proveedor tiene la posibilidad de estar expuesto a la empresa información confidencial, entonces debería haber una cláusula de confidencialidad que limite la responsabilidad tanto para usted como para el proveedor. Es imperativo tomar todas las precauciones para proteger toda la propiedad intelectual y las patentes, además de los datos financieros confidenciales.
Finalmente, antes de que ambas partes se sienten a revisar, discutir y negociar los términos del contrato, asegúrese de haber considerado también algunos otros criterios clave que pueden facilitar el proceso.
7.Determine si los intereses de su empresa estarían mejor protegidos mediante el uso de asesoría legal: Negociar un contrato contratar un año de servicios de limpieza en una oficina pequeña es muy diferente a negociar un contrato para subcontratar un centro de llamadas bastante grande. Si se siente un poco incómodo revisando la "jerga legal" del contrato, no dude en contratar a un abogado especializado en negociaciones de contratos.
8.Determine si el contrato requerirá supervisión por parte de un contador u otros expertos financieros o a través de él: Tan importante como contratar el asesoramiento jurídico adecuado puede ser contratar también o asignar desde dentro a un experto. que pueda gestionar los términos financieros del contrato al inicio de las negociaciones, así como a lo largo de todo el proceso. proceso. Hacer una pro forma para la transacción en sí, así como también los informes financieros continuos, puede ser una tarea bastante compleja, pero de vital importancia. Tómese el tiempo para comprender cómo un contador puede gestionar este proceso internamente o si es necesario subcontratado a una firma de contabilidad.
Otra ventaja de monitorear de cerca las finanzas de un contrato en particular es que esto podría usarse como un KPI y un medio objetivo para monitorear el desempeño.
