Los avances en tecnología han tenido un impacto significativo en la planificación de eventos y en el registro de eventos en particular. Atrás quedaron los días de las invitaciones en papel que llegaban en un sobre con un sello. El registro en línea es cada vez más común para todo tipo de eventos, desde seminarios de negocios y conferencias anuales hasta fiestas de cumpleaños importantes y eventos festivos de empresa. Si bien este proceso en línea puede parecer simple, aún requiere trabajo.
Afortunadamente para los organizadores de eventos, existen numerosas herramientas disponibles para ayudar con registro de evento. Las opciones incluyen plataformas simples que abordan los conceptos básicos del registro de eventos y aquellas que son más avanzadas y ofrecen aplicaciones multifuncionales. Algunos programas de registro de eventos procesan pagos de eventos. Algunos también ofrecen reembolsos automáticos si se cancela el registro. Otros paquetes crean etiquetas de nombre de registrante. Las herramientas de registro de eventos también pueden permitir la integración con el sitio web de una conferencia o empresa, así como conectarse a sus
Desafortunadamente, con tantas opciones, el proceso de selección de la herramienta de registro de eventos para su empresa puede resultar abrumador. Aquí encontrará una guía sencilla de seguir para seleccionar las herramientas de registro de eventos que mejor se adapten a su negocio de planificación de eventos.
Elección del software de registro de eventos: ¿por dónde empezar?
Al seleccionar herramientas de registro de eventos, es mejor comenzar determinando sus necesidades y deseos. Piense en sus prioridades de registro y en su negocio de planificación de eventos. Hágase estas preguntas:
- ¿Sus necesidades son simples y solo requieren procesamiento de registros y pagos?
- ¿Ofreces varias sesiones dentro del evento principal que requieren registros adicionales?
- ¿Necesita gestionar reservas de hotel o arreglos de viaje?
- ¿Está apoyando el sitio web de una conferencia?
- ¿Proporcionará etiquetas con nombres, coordinará los requisitos audiovisuales u organizará sesiones especiales?
- ¿Gestionas más de un evento simultáneamente?
- ¿Su evento es anual o ocurre una sola vez?
Las respuestas a estas preguntas le ayudarán a encontrar el software de registro de eventos que mejor se adapte a sus necesidades.
Herramientas
Con tantas opciones en software de registro de eventos, es fácil quedar atrapado en funciones llamativas y las últimas herramientas independientemente de si funcionan para su evento o si se utilizarán en absoluto. No se deje engañar por lo último y lo mejor. En su lugar, haga una lista de las funciones que emplea actualmente en el proceso de registro de su evento y agregue aquellas que le gustaría incluir para agilizar el proceso. Algunas características que están disponibles incluyen las siguientes:
- Registro en línea del evento
- Registro en el sitio del evento
- Registro de grupo de asistentes
- Registro automático de asistentes
- Procesamiento de pagos de eventos
- Gestión de asistentes e informes
- Creación y gestión de credenciales de asistente
- Inscripción para Sesiones Individuales
- Desarrollo de formularios
- Gestión de habitaciones de hotel
- Gerencia de Mercadeo
- Medios de comunicación social
- Encuestas y comentarios sobre eventos
Precio
Muchas herramientas de registro de eventos ofrecen funciones estándar a un precio razonable, que son muy adecuadas para gestionar eventos sencillos. Estos programas incluyen formularios de registro básicos que pueden vincularse a su sitio web. Pueden recopilar información de registro, incluida información de tarjeta de crédito, para registrar y procesar los pagos con tarjeta de crédito. Además, las listas de registro de asistentes se pueden compilar o exportar. Dependiendo del tipo de eventos que planifique y de la frecuencia de los mismos, estas sencillas herramientas pueden ser una buena opción proporcionando exactamente lo que necesita sin verse atascado con todo tipo de características adicionales que no son de utilidad para tú.
Capacidades adicionales
Si tu evento planeado Si su trabajo le obliga a planificar grandes conferencias, entonces las herramientas de registro de eventos que ofrecen funciones adicionales más allá de las básicas pueden ser justo lo que necesita. Las soluciones incluyen aquellas que procesan el registro de eventos y combinan esa característica con la capacidad de rastrear e informar varios detalles de un evento más grande y complejo. Si los participantes del evento se registran para la conferencia y luego se inscriben en talleres específicos dentro de una sesión determinada, existen herramientas para habilitar esa función.
Algunos software permitirán el procesamiento de múltiples asistentes de una organización con una fuente de pago, así como ofrecer diferentes estructuras de precios basadas en descuentos grupales o registro anticipado honorarios. Si necesita informes personalizados, busque un paquete de registro de eventos que automáticamente generar informes compilando listas de asistencia basadas en talleres individuales u otros parámetros que usted seleccionar. Las conferencias generalmente requieren etiquetas de identificación impresas. así que colóquelo en su lista de "imprescindibles" para que se puedan crear automáticamente como parte del proceso de registro del evento y Busque personalización para reflejar si el asistente está registrado para toda la conferencia, parte de la semana o solo una parte específica. día.
Integración
Para aquellos planificadores de eventos que realizan numerosos eventos, integrar los datos de registro en su base de datos existente puede ser una función crítica para su organización. Considere los métodos actuales para agregar registrantes a su base de datos e identifique áreas de mejora. Es importante pensar en varias formas en que esta información puede integrarse con la información existente, como las personas que se han ofrecido como voluntarias o han donado. La mayoría de las aplicaciones de registro de eventos ofrecen la posibilidad de exportar datos manualmente. Sin embargo, este método lleva mucho tiempo ya que requiere volver a importar manualmente la información a su base de datos. Explore paquetes que puedan satisfacer no solo sus demandas de registro de eventos sino también respaldar las necesidades de gestión de sus electores.
Pruebe su manejo antes de comprar
Una vez que haya reducido su elección de software de registro de eventos, determine si ofrecen un período de prueba gratuito. Eso le dará la oportunidad no solo de probar las funciones, sino también de ver si tiene la funcionalidad que necesita y si es adecuada para su evento. También es una oportunidad para experimentar su nivel de servicio al cliente al responder sus preguntas o trabajar para resolver un problema que tenga.
