El precio del software de contabilidad es fácil de determinar; los costos asociados con el software de contabilidad, por otro lado, son mucho más difíciles de determinar. Puede determinar el precio de su software de contabilidad preguntándole al proveedor cuánto cobra por su software. La cotización que recibirá probablemente incluirá la tarifa de licencia para satisfacer sus necesidades, pero existen otros costos del software de contabilidad que se incluyen en esta cotización. Estos son los costos reales del programa de software de contabilidad y deben incluirse en su análisis cuando considere el costo total de poseer una aplicación de software de contabilidad:
- Implementación
- Capacitación
- Desarrollo para personalización
- Rediseño de procesos
- Mantenimiento
- Actualizaciones
- Apoyo
Costo número 1: implementación
Los costos de implementación del software de contabilidad incluyen los costos necesarios para instalar y configurar el programa. Algunos paquetes de software de contabilidad básicos se pueden descargar para ejecutarlos en casi cualquier escritorio, mientras que otros requieren cierto hardware y software para funcionar correctamente. Tendrá que verificar las especificaciones de hardware y software en cualquier programa de software de contabilidad. comprará para ver si necesitará una actualización de hardware o sistema operativo para ejecutar el programa. Para el software de contabilidad de alta gama, deberá contratar consultores externos para configurar el programa para que funcione correctamente. Incluso el programa de software de contabilidad más básico debe adaptarse a su negocio en particular, por lo que tendrá algunos costos de instalación y configuración involucrados.
Costo número 2: capacitación
Si no sabes cómo utilizar tu software de contabilidad, no te servirá de nada. Muchos proveedores brindan capacitación inicial para que pueda aprender a utilizar el programa. Sin embargo, sólo recibirás una formación básica; Es probable que pocos proveedores le ofrezcan una capacitación integral y profunda sin costo adicional. Además, habrá rotación periódica de empleados, por lo que ellos también tendrán que aprender el programa en algún momento. El tiempo dedicado a la capacitación inicial y luego a la capacitación anual de los empleados debe considerarse en el análisis de costos de cualquier aplicación de software de contabilidad. Si a un empleado promedio le toma dos semanas aprender este software antes de poder comenzar a ser productivo, entonces deberías incluir su salario quincenal y sus beneficios y la pérdida de productividad en tu costo. análisis. Al final, se puede esperar que el software de gama alta probablemente requiera más tiempo y costos de capacitación que el software de contabilidad de gama baja.
Costo número 3: desarrollo para personalización
Es posible que pueda utilizar un software de contabilidad listo para usar si tiene un negocio estándar basado en servicios. Pero no todas las pequeñas empresas son iguales, y algunas tienen necesidades únicas de informes de cumplimiento, regulatorios o legales. Por lo tanto, es posible que necesite personalizar su aplicación de software de contabilidad para satisfacer sus necesidades. Debe agregar estos gastos de personalización anticipados al costo de su software de contabilidad.
Costo número 4: rediseño del proceso
Si tiene un negocio en funcionamiento, probablemente ya tenga un programa de software de contabilidad que ha estado utilizando pero que ya no satisface las necesidades de su negocio. Cualquier nuevo software de contabilidad debería facilitar la realización de sus procesos comerciales, pero también requerirá que ajuste algunos de los procesos para alinearlos con los procesos del software de contabilidad. Debe comprender el flujo de información dentro de su empresa para poder anticipar la cantidad de procesos que cambiarán.
Costo número 5: mantenimiento
Deberá mantener su software de contabilidad y cualquier hardware o software que admita la aplicación. Si ejecuta una aplicación de software de contabilidad basada en servidor, entonces debe considerar los costos de mantenimiento de esos servidores. Basado en la nube Las aplicaciones de software de contabilidad pueden eliminar estos costos, pero el proveedor puede cobrar una tarifa de mantenimiento, ya sea anual o mensual, para recuperar estos costos.
Costo número 6: actualizaciones
Tendrá que actualizar su software de contabilidad en algún momento, lo desee o no. Muchos desarrolladores de software están diseñando productos obsoletos para que sólo se ejecuten en sistemas operativos particulares o no brindarán capacitación y soporte para versiones obsoletas de sus programas. Es posible que también necesite actualizar su software de contabilidad si su negocio crece o agregar módulos de contabilidad adicionales para mejorar la funcionalidad del programa principal. Nuevamente, puede agregar estos costos de actualización al costo total del software de contabilidad.
Costo número 7: soporte
El último costo que consideramos en el costo total del software de contabilidad es el costo del soporte. Tendrá problemas al utilizar el software de contabilidad y deberá ponerse en contacto con el proveedor de software o un consultor para ayudarle a resolver su problema o mostrarle lo que está haciendo incorrectamente. Debe agregar los costos anticipados de soporte técnico para obtener una imagen real del costo de su software de contabilidad.
