Encontrar suficiente tiempo es un desafío para muchos propietarios de pequeñas empresas. Nunca hay suficiente tiempo para hacer todo, especialmente cuando estás desempeñando muchos roles diferentes y asumiendo muchos roles diferentes. No sólo es frustrante, sino que también puede resultar estresante sentir que estás saltando de una tarea a otra y que nunca tachas cosas de tu lista.
Sin embargo, hay esperanza. Puede desarrollar un método para administrar su tiempo estableciendo metas, planificando actividades, priorizando y confiando en otros para completar las tareas. Si puedes hacer esto, podrás aumentar la cantidad de tiempo que tienes durante el día.
Fijar metas
La base de una buena gestión del tiempo es saber hacia dónde se dirige y cómo llegar allí. Establecer objetivos puede ayudarle a crear un plan para guiar su negocio hacia donde desea que esté.
Es difícil lograr algo sin objetivos específicos, mensurables, alcanzables, realistas y con plazos determinados (SMART). Cuando se trata de gestión del tiempo,
Puede comenzar dividiendo sus objetivos a largo plazo en objetivos mensuales y luego dividirlos aún más en objetivos semanales y diarios. Tus objetivos para cada día te ayudarán a establecer un objetivo y medir cuándo lo has alcanzado con éxito.
Planifica tus actividades
Planifique su mes, semana y días en función de las metas que se ha fijado y del trabajo que debe realizarse. Es posible que necesites realizar anotaciones en libros todos los días, así que planifica ese tiempo. Planifique sus sesiones de retroalimentación con los empleados con anticipación. Planifica tiempo para todo lo que necesitas hacer.
La forma más eficaz de planificar sus actividades mensuales es reservar tiempo para su planificación. Utilice este tiempo de planificación para verificar sus indicadores de desempeño mensuales, verificar si los empleados deben asistir a una sesión de comentarios y buscar oportunidades comerciales que pueda considerar.
Si ha establecido objetivos mensuales para su negocio, trabaje hacia atrás desde la fecha en que desea que se cumplan los objetivos. Planifique algunos puntos de control para las tareas que deben completarse para alcanzar los objetivos.
Priorice los puntos de control por subtareas que deben completarse; por ejemplo, si la tarea A necesita que se complete la tarea B, planifique las actividades necesarias para la tarea B al final de la primera semana para que la tarea A pueda terminarse al final de la segunda semana. Haga esto para todos sus objetivos semanales, mensuales y semestrales.
Por creando un plan Para guiar a sus empleados y a usted mismo hacia sus objetivos más pequeños, crea un camino hacia el logro de objetivos más amplios. Comunica tus planes y objetivos a tus empleados. Quieres que comprendan dónde quieres estar. Incluso puede recibir comentarios de ellos que podrían ser beneficiosos para lograr sus objetivos.
Elija un sistema y comprométase
Existen muchos sistemas de productividad y gestión del tiempo, incluidos software específicos, aplicaciones en línea e incluso filosofías generales. Realmente no importa qué sistema o enfoque utilices, sólo que sea algo que aceptes, entiendas completamente y sigas el ritmo.
Si tiene dificultades para encontrar un enfoque de gestión del tiempo con el que pueda comprometerse plenamente, intente combinar las ideas de algunas filosofías diferentes para crear la herramienta perfecta de gestión del tiempo y productividad para tú.
Todas las herramientas y la planificación no le servirán de nada si no sigue su plan. Ésta es la parte más difícil de administrar su tiempo: obligarse a realizar las tareas que planeó realizar. Algunos días es posible que no puedas lograr algo en el momento previsto.
Hay algunas formas de asegurarse de realizar las tareas que se le escapan y todo lo demás que planeó hacer. En su plan, reserve tiempo cada día para ponerse al día con las tareas que se retrasan. O bien, podrías quedarte más tarde de lo habitual y asegurarte de que se terminen.
Un beneficio es planificar un tiempo para ponerse al día: si está todo al día o no se le ha escapado ninguna tarea, puede tomar un descanso o ir a hablar con sus empleados. Un jefe que pasa a charlar es un gran motivador.
Si todas las tareas que tienes que realizar son pelotas, eres el malabarista. Tienes bolas de cristal (alta prioridad, tareas que no puedes soltar) y bolas de goma (menor prioridad, tareas que puedes soltar). Si sueltas los equivocados, se romperán. Los de goma rebotan y sigues haciendo malabarismos. Es posible que desee priorizar sus tareas.
Conozca sus prioridades
Es posible que no pueda hacer todo todos los días. A la mayoría de nosotros siempre nos sobran algunos elementos cada día que no terminamos. Podrías pensar en establecer una lista de tareas prioritarias, o al menos saber cuáles puedes descartar.
Para evitar que se te caiga la bola de cristal, tómate el tiempo para aclarar cuáles son tus prioridades y programa el tiempo para realizar tus tareas más importantes cuando seas más productivo. O, como se mencionó anteriormente, utilice el tiempo planificado previamente para ponerse al día.
Encuentre su zona de productividad
Algunas personas son más productivas a primera hora de la mañana, cuando sus mentes están frescas y antes que los demás estén completamente despiertos. Algunas personas prefieren dedicarse a un trabajo importante al mediodía, cuando su impulso está al máximo, y aún así, otras Noctámbulos que dejan el trabajo más importante para el final del día, cuando las ideas y conceptos han tenido tiempo de desarrollarse. asentarse.
Puede reducir el tiempo que le lleva completar su trabajo identificando cuándo trabaja mejor, es más productivo y planifica su trabajo más importante para ese momento. Puede aumentar aún más su productividad si puede reducir las distracciones e interrupciones durante este tiempo de trabajo concentrado.
Sigue tu tiempo
El seguimiento del tiempo con una herramienta de seguimiento del tiempo dedicada puede ser una excelente manera de administrar el tiempo, incluso cuando no necesita realizar un seguimiento del tiempo dedicado al cliente o al trabajo facturable.
Realizar un seguimiento de su tiempo a lo largo del día puede ayudarlo a aumentar la productividad de dos maneras. En primer lugar, puede mantenerte concentrado en la tarea en la que estás trabajando en ese momento.
En segundo lugar, el seguimiento del tiempo puede brindarle una idea de exactamente dónde invierte su tiempo. Si nunca ha hecho esto antes, le resultará revelador y le proporcionará información valiosa sobre cómo emplea su tiempo.
Si es honesto al documentar su tiempo y sus actividades, podrá identificar algunas fortalezas, debilidades y cuánto tiempo realmente dedica a trabajar en las tareas.
Delegar
No hay nada de malo en pasarle la pelota a otra persona. Cuando tiene más cosas en su plato de las que puede manejar, puede que sea el momento de delegar. Una buena forma de empezar a delegar es determinar qué tareas puedes traspasar que no son esenciales para ti personalmente.
Luego, identifique a un empleado capaz de realizar la tarea y asegúrese de recibir información sobre los resultados.
Un pensamiento final
No siempre es fácil delegar si estás acostumbrado a hacer malabarismos con todo tú mismo. Sin embargo, si planifica sus actividades, se ciñe al plan (dentro de lo razonable) y encuentra a las personas adecuadas a quienes delegar tareas, de repente tendrá más tiempo.
