Gestión de eventos: ¿qué es?

Gestión de eventos Implica supervisar toda la logística previa y durante un evento, ya sea una conferencia, una boda o cualquier reunión organizada. Los administradores de eventos ejecutan los planes del evento administrando el personal, las finanzas, las relaciones con los proveedores y más.

En la profesión de planificación de eventos, los títulos de trabajo son tan diversos y numerosos como los servicios ofrecidos y, a menudo, puede resultar difícil diferenciar uno de otro. Puede resultar un desafío preparar un portafolio de planificación de eventos, buscar trabajo o trabajar con un cliente que no comprende correctamente su función y responsabilidades laborales. Obtenga más información sobre lo que implica la gestión de eventos y si es adecuada para usted.

¿Qué es la gestión de eventos?

La gestión de eventos incluye una variedad de funciones para ejecutar eventos a gran escala, que pueden incluir conferencias, convenciones, conciertos, ferias comerciales, festivalesy ceremonias. Implica manejar la logística general del evento, trabajar con el personal y realizar la gestión del proyecto del evento en su conjunto.

Las tareas adicionales pueden incluir la gestión del presupuesto y los equipos de personas responsables de cada función, así como la supervisión de la ejecución del evento. Los administradores de eventos también supervisan los servicios de todos los proveedores y profesionales externos, incluidos los planificadores de eventos.

Cómo funciona la gestión de eventos

Las responsabilidades específicas de un administrador de eventos pueden incluir:

• Seleccionar y reservar lugares
• Coordinando proveedores externos
• Oradores atractivos o entretenimiento
• Organizar el transporte y el estacionamiento.
• Obtención de los permisos necesarios y el seguro adecuado.
• Cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
• Desarrollar planes de contingencia de emergencia.
• Gestión de crisis y situaciones en el evento.
• Diseñar un plan de seguridad
• Seguimiento del evento

Esta lista no es de ninguna manera exhaustiva. Dependiendo del alcance del evento y de los demás profesionales contratados, las responsabilidades laborales pueden variar. Básicamente, el director del evento es responsable de coordinar toda la logística necesaria para un evento.

El papel de los servicios de gestión de eventos

A menudo se contratan empresas de gestión de eventos para planificar y ejecutar reuniones de empresa a gran escala y eventos especiales. Si bien las bodas y los conciertos son eventos comunes para un profesional de gestión de eventos, los eventos deportivos, reuniones y fiestas grandes también son ocasiones que pueden beneficiarse de la gestión de eventos.

Las entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro, asociaciones y corporaciones utilizan empresas de gestión de eventos para coordinar eventos y reuniones importantes. La función de gestión de eventos a menudo se puede encontrar dentro de un departamento corporativo de marketing o relaciones públicas o como parte de su personal para eventos especiales.

Habilidades para triunfar

Como ocurre con la mayoría de las funciones de planificación de eventos, la gestión de eventos requiere excelentes habilidades organizativas para tener éxito. La capacidad de realizar múltiples tareas y hacer malabarismos con muchas partes móviles es esencial y, junto con esa organización de primer nivel, surge la necesidad de habilidades eficientes para administrar el tiempo.

Ser capaz de priorizar y concentrarse en la tarea es lo que conduce al éxito de un evento. La gestión de eventos requiere ver la visión del evento hasta su ejecución, lo que requiere perseverancia, creatividad y flexibilidad.

Dado que la gestión de proyectos es un elemento clave e implica gestionar no sólo funciones sino también equipos de personas, las habilidades interpersonales también son importantes. La interacción con personas en todos los niveles de una organización es parte del trabajo, por lo que sentirse cómodo, afable y un buen comunicador contribuirá en gran medida a desarrollar esas relaciones.

Gestión de eventos vs. Evento planeado

Aunque están muy estrechamente relacionados, gestión de eventos y planificación de eventos cumplen dos funciones diferentes. En términos sencillos, los planificadores de eventos crean la visión y muchos de los planes preliminares para un evento, mientras que los gerentes ejecutan los detalles antes y durante el mismo.

Dicho esto, los administradores de eventos también pueden planificar aspectos de los eventos y los planificadores de eventos pueden administrar ciertos componentes del proceso de planificación del evento. Los dos trabajan codo a codo y sus responsabilidades pueden superponerse. Muchas personas pueden desempeñar ambas funciones, especialmente si dirigen su propio negocio o trabajan en una pequeña empresa de planificación de eventos. Aún así, la formación y las habilidades necesarias para cada puesto son algo distintas.

A continuación se muestran algunos ejemplos de algunas de las diferencias clave: