No es ningún secreto que los hoteleros siempre buscan formas de encontrar reuniones y planificadores de eventos quienes pueden seleccionar hoteles y otros lugares para reuniones, viajes de incentivos, conferencias y exposiciones.
Muchos hoteles han confiado en sitios de RFP (Solicitud de propuestas) de hoteles en línea, como Conventionplanit.com y sabrehotelrfp.com para promover sus capacidades de servicios de reuniones y conferencias. También han desarrollado sus propios formularios RFP en línea.
Muchos planificadores se muestran reacios a enviar sus RFP de hoteles a través de motores de búsqueda de terceros y prefieren enviar sus solicitudes de ofertas de hoteles directamente al hotel y a los centros de conferencias.
Información en una RFP de Hotel
El Consejo de la Industria de Convenciones creó útiles herramientas de intercambio de prácticas aceptadas en eventos (APEX) para ayudar con la preparación de la RFP.
Los elementos básicos para una RFP de hotel deben incluir lo siguiente:
- Información de contacto básica del solicitante (nombre, cargo, organización, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.)
- Fechas del evento (proporcione al menos dos opciones diferentes)
- Bloques de habitaciones necesarios (fechas y número de habitaciones)
- Solicitudes de salas de reuniones (fechas, tamaños de salas, cantidades)
- Requisitos de alimentos y bebidas.
- Requisitos de accesibilidad
- Requisitos de envío y recepción
- Otra información relevante
Aprovechando las herramientas RFP
además, el Asociación Mundial de Viajes de Negocios (GBTA) proporciona a sus miembros una amplia herramienta de RFP para hoteles que los planificadores de eventos tal vez deseen considerar. Los elementos de la RFP para hoteles de GBTA incluyen los siguientes:
- Información general de las instalaciones del hotel
- Información general del solicitante de RFP
- Detalles del contrato de habitación de huéspedes
- Tamaño del espacio total para reuniones de un hotel
- Número total de salas de reuniones
- Tamaño del salón de baile o sala de reuniones más grande de un hotel
- Altura del techo para el salón de baile o sala de reuniones más grande
- Disponibilidad de una sala de juntas permanente
- Número de personas acomodadas en la sala de juntas
- Disponibilidad de espacio de exhibición dedicado
- Tamaño del espacio de exposición.
- Distancia al centro de convenciones de la zona.
- Nombre del centro de convenciones
- Porcentaje de impuesto sobre alimentos y bebidas
- Porcentaje del cargo por servicio de banquetes
- Política fiscal sobre cargos por servicio de banquetes
- Disponibilidad de servicios audiovisuales (A/V) internos
- Política de descuentos en servicios audiovisuales internos
- Posibilidad de utilizar proveedores externos de A/V
- Número de salas de reuniones con internet inalámbrico de alta velocidad
- Número de salas de reuniones con videoconferencia
- Tarifa por utilizar proveedores propios de A/V
- Métodos de pago aceptables
- Tarifas de paquetes de reuniones
Además, es útil compartir con el personal de ventas del hotel el tipo de evento porque esto proporciona información sobre los objetivos de la reunión.
La buena noticia acerca de trabajar con hoteles es que la mayoría debería tener bastante experiencia en organizar eventos similares. juntos, y un excelente gerente de ventas o catering podrá compartir más detalles sobre formas de ayudar a cumplir con los objetivos.
