La ley de atención médica de 2009, la Ley de Atención Médica Asequible (ACA), incluye varias disposiciones relacionadas con la presentación de informes sobre los beneficios de atención médica por parte de los empleadores a los empleados.
Algunos de los requisitos son para todos los empleadores y algunos requisitos adicionales son para empleadores más grandes. El IRS administra los procesos e informes bajo esta ley.
Requisitos de presentación de informes del empleador para los beneficios de salud de los empleados
Todos los empleadores deben informar el costo de los beneficios de salud proporcionados por el empleador a los empleados en el Formulario W-2 y presentar los formularios W-2 para todos los empleados ante la Administración del Seguro Social.
Además, los grandes empleadores (según lo define el IRS) deben presentar un informe anual a los empleados en el formulario 1095-C y presentar ese informe ante el IRS.
Requisitos de presentación de informes para todos los empleadores
El IRS exige que todos los empleadores informen el costo de la cobertura de atención médica a los empleados en el Código DD del empleado. formulario W-2, el informe salarial anual distribuido a los empleados y presentado ante la Administración del Seguro Social cada año.
Ingrese el monto de esta cobertura de atención médica en el formulario W-2 del empleado, específicamente usando el Código DD, que es el costo de la cobertura médica patrocinada por el empleador. Reporte tanto la parte pagada por su empresa como por el empleado.
Al informar, incluya el valor de cualquier cobertura médica, dental y de la vista que pueda pagar. Incluir las partes del costo tanto del empleador como del empleado; es decir, el coste total del plan, sin importar quién lo pague.
No es necesario que emita un W-2 si la información de atención médica en el Código DD es lo único que informa, como a un jubilado, por ejemplo.
Si olvidó incluir el costo de los beneficios de atención médica en los formularios W-2 de los empleados, deberá presentar los formularios W-2c para corregir este error.
El IRS tiene un tabla útil que muestra todos los tipos de coberturas de salud que deben incluirse en el total del Formulario W-2.
Impuestos y beneficios de atención médica
Antes de calcular los beneficios de atención médica de los empleados e ingresarlos en el Código DD del Formulario W-2, necesitará saber qué está sujeto a impuestos para los empleados.
Los costos pagados por los empleadores por el seguro médico no están sujetos a impuestos para los empleados, ni por impuestos federales sobre la renta ni por impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare). Estos beneficios tampoco se consideran salarios a efectos del impuesto por desempleo. (Existen requisitos especiales para los empleados de la corporación S).
Asegúrese de informar a los empleados que el monto del Código DD no afecta sus impuestos. El informe tiene fines informativos únicamente para mostrar a los empleados el valor de sus beneficios de atención médica.
Requisitos de presentación de informes para grandes empleadores
¿Qué es un gran empleador?
El IRS llama a los grandes empleadores Grandes Empleadores Aplicables (ALE), lo que significa que deben cumplir con requisitos de informes ALE específicos para los fines de la Ley de Atención Médica Asequible. Su empresa puede ser un ALE un año y no el siguiente porque el requisito se determina cada año calendario, dependiendo del número promedio de empleados del año anterior.
Si su empresa tiene 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo, se le considera un "Gran Empleador Aplicable" (ALE, por sus siglas en inglés) a efectos de presentación de informes y a efectos de Responsabilidad compartida del empleador.
Se consideran empleados de tiempo completo aquellos que trabajan, en promedio, al menos 30 horas semanales. Si tiene empleados a tiempo parcial, combine las horas de los trabajadores a tiempo parcial para obtener lo que se llama un número equivalente de empleados a tiempo completo.
Responsabilidades de los grandes empleadores según la ACA
Si su empresa es una ALE, debe realizar una de las siguientes acciones.
- Ofrecer cobertura de atención médica "asequible" a los empleados de tiempo completo. Esa cobertura debe proporcionar un "valor mínimo".
- Realice un pago de responsabilidad compartida del empleador (ESR) al IRS. Este pago debe realizarse si al menos un empleado de tiempo completo recibe un crédito fiscal para la prima por comprar cobertura individual en un intercambio de atención médica.
Lo que los grandes empleadores deben informar a los empleados
Aquí están los detalles sobre lo que debe informar a los empleados y cuándo.
- Una declaración a los empleados sobre la cobertura de seguro médico ofrecida a los empleados. Esta declaración, en el IRS Formulario 1095-C, debe (a) entregarse a cada empleado y (b) informarse al IRS.
- Si su empresa autoasegura su plan de atención médica, debe proporcionar una declaración al IRS sobre esta cobertura. Deberá utilizar la Sección III del formulario 1095-C para este fin.
Presentación electrónica de formularios 1095-C
Si presenta menos de 250 de los formularios 1095-C ante el IRS, no es necesario que los presente electrónicamente. Si presenta más de 250 formularios, debe presentarlos electrónicamente.
El IRS tiene un sistema de interfaz de usuario especial para el Declaraciones de información de la Ley de Atención Médica Asequible que puedes usar.
Plazos de presentación de informes para 1095-C
Los informes en el Formulario 1095-C deben presentarse para el año calendario anterior. Por ejemplo, el formulario debía presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero de 2019 para 2018. Asegúrese de utilizar el formulario correcto para el año que informa, no el año en el que completa el formulario.
Reportando a los empleados: Debe entregar a cada empleado una copia del Formulario 1095-C del año calendario anterior antes del 31 de enero.
Informes al IRS: El formulario 1095-C del IRS debe presentarse ante el IRS antes del 28 de febrero (31 de marzo si se presenta electrónicamente).
Detalles del formulario 1095-C
El formulario 1095-C requiere la siguiente información.
- Nombre, dirección y número de identificación fiscal del empleado
- Nombre del empleador, dirección, información de contacto y EIN
- Ofertas de cobertura de los empleados, total año y mes a mes
- Contribución requerida por empleado, total año y mes a mes
- Para planes autoasegurados: empleados cubiertos, identificación y meses de cobertura
El instrucciones para el Formulario 1095-C brinde más detalles sobre los requisitos para este formulario.
Si eres un pequeño empleador o un gran negocio, tómese el tiempo para conocer la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio y cómo afecta su negocio.
La información sobre los requisitos de los empleadores de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio es complicada y sigue cambiando, y cada situación empresarial es única. Consulte con sus asesores legales, de seguros y de impuestos antes de implementar cualquiera de estos requisitos de presentación de informes.
