Uno de los grandes beneficios de ser propietario son las deducciones fiscales que puedes aprovechar. Sin embargo, estas deducciones pueden ser complicadas, por lo que es importante que mantenga registros detallados de todos los documentos, ingresos y gastos importantes durante todo el año. Ser organizado y conservar los documentos adecuados puede ayudarle a maximizar sus deducciones y reducir el estrés.
Cuatro razones para mantener registros
- Hará mucho más fácil presentar sus impuestos.
- Tener todo registrado le ayudará a evitar perder deducciones, lo que le permitirá ahorrar dinero.
- Le ayudará a asegurarse de presentar reclamaciones precisas. En lugar de adivinar: "Creo que le pagué a ese contratista $1000", al abrir rápidamente una hoja de cálculo, sabrá que le pagó $850 el 17 de julio.
- En caso de que lo auditen o el IRS tenga alguna pregunta sobre los elementos de su declaración de impuestos, tendrá la prueba para respaldar su reclamo. Si no tiene esta documentación, tendrá que gastar tiempo y dinero tratando de encontrar la prueba. Peor aún, si no puede presentar un recibo, su reclamo no será aceptado e incluso es posible que tenga que pagar impuestos y multas adicionales.
¿Qué registros debería seguir?
La respuesta corta es que debes realizar un seguimiento de todo. El IRS es conocido por auditar a las pequeñas empresas, especialmente aquellas que muestran pérdidas en años consecutivos. Además, muchos agentes del IRS no comprenden los matices fiscales que se aplican a los inversores inmobiliarios, lo que los hace más propensos a cuestionar su presentación. Necesitará tener pruebas si el IRS cuestiona alguno de sus artículos o, incluso en el curso diario de los negocios, si alguien intenta cuestionar un pago.
Los dos tipos de registros que deberá conservar son registros permanentes y registros a corto plazo.
Registros permanentes
¿Cuáles son algunos ejemplos de registros permanentes? Estos son documentos que querrá conservar indefinidamente y que serán relevantes y valiosos para usted mucho más allá del año fiscal actual, como por ejemplo:
- Todos los arrendamientos de inquilinos
- Cualquier tipo de documento legal: multas, informes de inspección, comparecencias ante el tribunal.
- Cualquier tipo de permiso que haya obtenido en la propiedad.
- Cualquier cosa que depreciarías, como propiedad o mejoras.
- Si su empresa está constituida como LLC, LP, S Corporation u otra, querrá conservar todos los registros relacionados con esta
- Pólizas de seguro
- Documentos de préstamo como hipotecas.
- Impuestos de años anteriores
- Título/escritura de propiedad
Registros a corto plazo
Querrá conservar todos los documentos que considere lo suficientemente importantes como para reclamarlos en sus impuestos durante un mínimo de cinco años. El tiempo que los mantengas después depende de tu nivel de comodidad. Esto le ayudará en caso de que alguna vez lo auditen o lo demanden.
Algunos ejemplos de registros a corto plazo son cualquier cosa que cuente como ingreso o gasto para el año fiscal determinado, como por ejemplo:
- Costos de publicidad para su negocio o propiedad
- Gastos de entretenimiento como cenas o almuerzos para clientes actuales o potenciales.
- Intereses pagados sobre una hipoteca y cualquier tarjeta de crédito para uso comercial
- Honorarios legales/profesionales para contadores, abogados, agentes de seguros y agentes inmobiliarios
- Gastos de oficina como acceso a Internet, segunda línea telefónica para negocios, suministros de oficina, deducción por oficina en casa si tiene una oficina en casa que se utiliza únicamente para negocios.
- Alquiler recibido
- Reparaciones realizadas
- Depositos de seguridad recibido: Cuando finaliza el contrato de arrendamiento de un inquilino si conserva parte del depósito de seguridad, debe registrarlo como ingreso. Si guarda una parte para pagar las reparaciones, el dinero que gasta en la reparación se considera un gasto que puede deducir de sus impuestos.
- Gastos de viaje para negocios, como millas recorridas para actividades de alquiler.
- Utilidades pagadas
- Salarios pagados a empleados o contratistas independientes
¿Cómo debe realizar un seguimiento de sus registros?
Debe conservar una copia digital (computadora) y una copia impresa (papel) de todos sus registros.
Copia digital
Querrá utilizar una hoja de cálculo o un programa como Quicken Rental Property Manager para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos. Debe hacer esto tan pronto como lleguen los ingresos o se produzca el gasto. Querrá incluir tanta información detallada como sea posible:
- Fecha
- Tiempo
- A quién se le pagó o quién le pagó a usted
- Naturaleza del ingreso o gasto
- Cantidad
- Incluso puede incluir cómo se pagó o se produjo (efectivo, número de cheque, tarjeta de crédito, giro postal, etc.)
El nivel de detalle dependerá del software que utilice o cree. Algunos programas se vincularán directamente a sus cuentas bancarias y registrarán sus ingresos y gastos.
Incluso si elige un programa menos costoso o mantiene sus registros en hojas de cálculo personales, debe establecer registros separados para cada propiedad, para cada tipo de gasto y para tipos separados de ingreso. El punto es registrar tanta información como sea posible en el momento de la transacción para que pueda crear fácilmente informes financieros en el futuro.
Siempre debes hacer una copia de seguridad de ellos en un cd, en un disco duro externo, en una nube e incluso con una copia en papel. Deben imprimirse al final de cada mes y/o al final del año.
Copia impresa
Querrá asegurarse de tener una copia impresa de sus documentos más importantes. Si es posible, querrás guardarlos en algún tipo de sistema de archivo retardante de fuego o caja de seguridad. Si no puede encontrar uno lo suficientemente grande para todos sus archivos, querrá conservar los más importantes, como los títulos de propiedad en este cuadro. Clasifique todo por año y luego ordene los archivos alfabéticamente para que sean fáciles de encontrar.
