Habilidades básicas de gestión para principiantes

Nivel 1 de la Pirámide de habilidades directivas muestra las habilidades básicas que cualquier gerente principiante debe dominar. Es la base de la pirámide de habilidades gerenciales, que muestra las habilidades que un gerente debe dominar para tener éxito y muestra cómo estas habilidades gerenciales se complementan entre sí para alcanzar el éxito.

Habilidades básicas de gestión

Hay cuatro habilidades de gestión básicas que cualquiera debe dominar para tener éxito en un trabajo de gestión. Estas cuatro habilidades básicas son planificar, organizar, dirigir y controlar y se analizan en detalle por separado a continuación.

Plan

Planificación es el primer y más importante paso en cualquier tarea de gestión. También es el paso que con mayor frecuencia se pasa por alto o se omite intencionalmente. Mientras que la cantidad de planificación y el detalle requerido variará de una tarea a otra; omitir esta tarea es invitar a un desastre seguro, excepto por pura suerte.

Eso es lo que ofrece el viejo dicho de las 6 P de la planificación: la planificación y preparación previas evitan malos resultados. Desempeño, (o las 7 P: Adecuado, Previo, Planificación, Previene, Orina, Malo, Desempeño) dependiendo de cómo usted contar.

Aunque la mayoría de la gente asocia el término planificación con la planificación empresarial general, en realidad existen tres niveles diferentes de planificación:

• Planificación estratégica
• Planificación táctica
• Planificación operativa

Y se utilizan diferentes tipos de planificación para alcanzar niveles y áreas de preparación:

• Planificación de desastres
• Plan de sucesión
• Planificación de crisis
• Planificación de compensación

Habilidades de gestión básicas necesarias para una planificación eficaz

Estos son algunos ejemplos de habilidades que debe tener para planificar de forma eficaz.

• Imaginar un estado futuro
• Organizar mentalmente la misión esencial y visión que te conmoverá al estado futuro deseado
• Determinar una estrategia general que logrará el estado futuro deseado.
• Seleccionar objetivos y actividades a corto plazo eso te llevará allí

Organizar

Un gerente debe ser capaz de organizar equipos, tareas y proyectos para realizar el trabajo del equipo de la manera más eficiente y efectiva. Como gerente principiante, es posible que esté organizando un pequeño equipo de trabajo o un equipo de proyecto. Estas mismas habilidades las necesitarás más adelante en tu carrera, cuando tengas que organizar un departamento o una nueva división de la empresa.

Es evidente que existe una superposición entre la planificación del trabajo y su organización. Mientras que la planificación se centra en lo que hay que hacer, la organización es más operativa y se centra más en cómo hacer mejor el trabajo.

Habilidades de gestión básicas necesarias para una organización eficaz

Cuando organizas el trabajo, necesitas:

• Determinar los roles necesarios para llevar a cabo el plan.
• Asignar tareas a los roles.
• Determinar el mejor recurso (personas o equipo) para el puesto.
• Obtener los recursos y asignarlos a los roles
• Asigne recursos a los roles y delégueles autoridad y responsabilidad.

Ya sea que le hayan asignado un equipo pequeño o un proyecto que administrar, Los gerentes principiantes también deben ser capaces de organizar oficinas y sistemas de datos.

Más relacionado con la organización

Es posible que no puedas mover físicamente a las personas para reunir a tu equipo, pero debes considerar la posibilidad. Por otro lado, es posible que necesites trasladar a varias personas a un espacio pequeño y tendrás que organizar las cosas para que el equipo pueda trabajar de manera efectiva dentro de ese espacio. Más adelante en su carrera, es posible que necesite organizar una oficina para acomodar equipos de varios departamentos diferentes y sus necesidades específicas.

También deberá poder organizar todos los sistemas informáticos que manejarán los datos que su equipo necesita recopilar o distribuir. Debe decidir si, por ejemplo, necesita configurar páginas web compartidas en la intranet de la empresa o simplemente una carpeta compartida en el servidor de archivos. Decide cómo vas a organizar los sistemas para que todos los que necesiten información tengan acceso a ella (y que no esté disponible para quienes no deberían verla, como tus competidores).

Si su equipo necesita o produce algo más que información, debe organizarse para que su equipo obtiene lo que necesita, cuando lo necesita y puede compartir con otros lo que su equipo produce en el momento adecuado. tiempo.

Finalmente descubrirás que es rara vez es suficiente para organizar proyectos una vez. Con cambios constantes en recursos, objetivos y factores externos, normalmente necesitarás reorganizarte para adaptarte a ellos.

Directo

Dirigir es el paso de acción. Has planificado y organizado el trabajo. Ahora tienes que Dirige a tu equipo para realizar el trabajo.. Empiece por asegurarse El objetivo es claro para todos en el equipo.. ¿Todos saben cuál es el objetivo? ¿Saben todos cuál es su papel para llevar al equipo a la meta? ¿Tienen todo lo que necesitan (recursos, autoridad, tiempo, etc.) para hacer su parte?

Tira, no empujes

Serás más eficaz a la hora de dirigir al equipo hacia tu objetivo. si tiras (guialos) en lugar de empujar (siéntate y dar ordenes). Tú quieres motivar a las personas de su equipo y ayudar e inspirarlos hacia los objetivos del equipo.

Habilidades de gestión básicas necesarias para dirigir

Cuando diriges el trabajo del equipo, necesitas:

• Proporcionar una dirección clara para que el equipo pueda tener éxito.
• Asegúrese de que los miembros del equipo tienen claro el papel que deben desempeñar para que el equipo tenga éxito
• Proporcionar la menor cantidad de dirección al equipo para que esté capacitado para tener éxito.
• Proporcionar inspiración y seguimiento para mantener una presencia en apoyo del equipo.

Control

Algunos escritores intentan "suavizar" esta habilidad básica de gestión llamándola "coordinada" o términos similares. Sin embargo, el término más fuerte, control, es esencial para que el gerente es capaz de controlar las actividades del equipo.

En los pasos anteriores, planificó el trabajo, organizó los recursos para que se realizara de manera más eficiente y dirigió al equipo para que comenzara a trabajar. En el paso de control, usted supervisa el trabajo que se realiza. Compara el progreso real con el plan. Verificas que la organización esté funcionando como la diseñaste.

Si todo va bien, no necesitas hacer nada más que monitorear. Sin embargo, eso rara vez sucede. Un empleado se enferma, la clasificación de la base de datos tarda más de lo previsto en cada iteración, un competidor clave abandona su precios, un incendio destruye el edificio de al lado y hay que evacuar durante varios días, o algún otro factor impacta tu plan.

Habilidades de gestión básicas necesarias para controlar

Cuando controlas el trabajo, necesitas:

• Monitorear el progreso del equipo y los proyectos.
• Asegurarse de que cada función sea desempeñada por un empleado.
• Establecer estándares de rendimiento y calidad
• Ayude al equipo a resolver problemas y eliminar barreras para su éxito.
• Proporcionar retroalimentación sobre las acciones tomadas y el progreso del equipo
• Proporcionar Recompensas y reconocimiento por los éxitos del equipo. y progreso
• Hacer ajustes a las decisiones tomadas en las fases de planificación, organización y dirección según sea necesario.

Los gerentes también controlan las herramientas

En el paso de control, usted establece estándares de rendimiento y calidad y luego los supervisa para asegurarse de que se cumplan. Hay tantas herramientas disponibles como cosas que necesita monitorear.

• Herramientas de programación: varias herramientas de software le permiten ingresar su programación y luego actualizar el progreso periódicamente. El programa resaltará los cambios en el cronograma para que pueda identificar las acciones correctivas a tomar.
• Controles financieros: como gerente, normalmente tendrás un presupuesto. Los informes del Departamento de Finanzas le permitirán saber cómo sus gastos (en personas y otros recursos) coinciden con el plan.
• Control de personas: debes asegurarte de que todas las personas de tu equipo se desempeñen según lo planeado. Si no es así, debe encontrar y solucionar la causa. ¿No entienden el objetivo? ¿No tienen algún recurso o habilidad que necesitan? ¿La tarea es demasiado grande para ellos y debe modificarse o asignarse a un recurso diferente? Su trabajo como gerente significa brindarles a los miembros de su equipo comentarios sobre cómo su desempeño cumple con el plan. Cuando no es así, necesitas tomar medidas correctivas.